Торговля и Склад · 10 мин
Как сделать заявку в 1С:Управление торговлей
Подробная инструкция, как оформить заявку (заказ покупателя) в 1С:Управление торговлей 11: создание, заполнение, статусы, резервирование и типичные ошибки.
В «1С:Управление торговлей 11» заявка от клиента оформляется документом «Заказ покупателя». Именно он фиксирует, какие товары, в каком количестве и на каких условиях хочет получить клиент, и служит основой для резервирования, оплаты и отгрузки. Важно не путать этот документ с «Заявкой на расходование денежных средств» — это внутренний финансовый документ, и работает он по другим правилам.
Правильно оформленная заявка позволяет менеджеру контролировать сделку на каждом этапе: от согласования до закрытия. Программа автоматически проверяет остатки, рассчитывает суммы, ставит товар в резерв и показывает состояние заказа — оплачен он, отгружен или ещё только согласуется.
Ниже разобран полный цикл работы с заявкой: от включения нужных настроек до проверки результата и исправления типичных ошибок. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию УТ 11, но логика аналогична в КА 2 и ERP, где используется тот же документ.
Что считается заявкой в 1С и какие виды документов бывают
Под словом «заявка» в торговом учёте обычно понимают один из трёх документов. «Заказ покупателя» — заявка от клиента на поставку товара. «Заказ поставщику» — ваша заявка на закупку. «Заявка на расходование денежных средств» — внутренняя заявка на оплату, которая проходит согласование у финансиста или руководителя.
В этой статье основное внимание уделено заказу покупателя, так как именно его менеджеры по продажам создают чаще всего. Если вам нужна заявка на оплату, она находится в разделе «Казначейство» → «Заявки на расходование денежных средств», и принцип заполнения у неё похожий: шапка с реквизитами, табличная часть, статус согласования.
Подготовка: какие настройки включить перед работой
Прежде чем создавать первую заявку, убедитесь, что в программе включено использование заказов. Откройте «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» → «Оптовые продажи» и проверьте флажок «Заказы покупателей». Там же выбирается вариант использования: заказ как счёт, заказ со склада и под заказ, или только со склада.
Второй обязательный элемент — соглашение с клиентом. Без него не подтянутся цены, условия оплаты и склад. Соглашения создаются в карточке партнёра или в разделе «CRM и маркетинг» → «Соглашения с клиентами». Если торгуете по типовым условиям, достаточно одного типового соглашения на сегмент клиентов.
Также проверьте, что заведены справочники: номенклатура с ценами, склады, организация и валюта расчётов. Если планируете резервировать товар под заказы, включите в настройках продаж соответствующую опцию обособленного обеспечения.
Создание заявки: пошаговый порядок действий
Откройте раздел «Продажи» → «Заказы покупателей» и нажмите «Создать». Заполните поля шапки: клиент (партнёр и контрагент), соглашение, организация, склад, дата отгрузки и валюта. Многие поля подставятся автоматически после выбора соглашения — это нормально и экономит время.
В табличной части «Товары» добавьте позиции через кнопку «Добавить» или подбор. Укажите количество; цена и сумма рассчитаются по виду цен из соглашения, но их можно скорректировать вручную, если это разрешено настройками. Колонка «Вариант обеспечения» определяет, откуда будет взят товар: «Со склада», «Из заказа» или «Отгрузить».
На вкладке «Дополнительно» укажите подразделение, менеджера, условия доставки и адрес. На вкладке оплаты можно зафиксировать этапы: предоплата, аванс, кредит. После заполнения установите статус (например, «К отгрузке» или «Ожидается оплата») и нажмите «Провести и закрыть».
- 1Откройте «Продажи» → «Заказы покупателей» → «Создать»
- 2Выберите клиента и соглашение — остальные поля подставятся автоматически
- 3Добавьте товары, проверьте цены и количество
- 4Укажите вариант обеспечения для каждой строки
- 5Заполните дату отгрузки, склад и условия оплаты
- 6Установите статус и проведите документ
- 7Проверьте состояние заказа в списке или отчёте
Статусы заявки и резервирование товара
Статус определяет, что происходит с заявкой дальше. «К согласованию» — черновик, товар не резервируется. «В резерве» — программа удерживает остатки под этот заказ. «К отгрузке» — заказ готов к оформлению реализации. «Ожидается оплата» используется при предоплатной схеме. Набор статусов зависит от настроек соглашения и порядка расчётов.
Резервирование работает через колонку «Вариант обеспечения». Действие «Резервировать» ставит свободный остаток на складе под конкретный заказ, и другие менеджеры не смогут продать этот товар. Если остатка не хватает, программа предложит «К обеспечению» — позиция попадёт в обработку формирования заказов поставщикам.
Отслеживать обеспечение удобно через обработку «Состояние обеспечения заказов» в разделе «Склад и доставка». Там видно, какие позиции зарезервированы, какие ожидают поставки, а какие можно отгружать прямо сейчас.
Документы на основании заявки: счёт, оплата, отгрузка
Главное удобство заказа — цепочка связанных документов. На основании заявки кнопкой «Создать на основании» оформляются: счёт на оплату, реализация товаров и услуг, акт выполненных работ, приходный кассовый ордер или эквайринговая операция. Все суммы и позиции подтягиваются автоматически.
При частичной отгрузке программа корректно распределяет количество: в заказе видно, сколько отгружено и сколько осталось. Контролировать расчёты помогает отчёт «Состояние выполнения заказов» или карточка расчётов с клиентом — там отражаются долг, оплаты и отгрузки по конкретному заказу.
Если сделка отменяется, не удаляйте проведённый заказ. Используйте команду «Закрыть заказ» с указанием причины отмены — тогда документ уйдёт из списка активных, резервы снимутся, а история сохранится для аналитики.
Как проверить результат
Проведён, статус соответствует этапу сделки
Документ помечен красным или не проведён
В отчёте «Остатки и доступность» есть резерв под заказ
Товар числится свободным при статусе «В резерве»
Счёт и реализация открываются из заказа, суммы совпадают
Документы созданы вручную без связи, суммы расходятся
Отчёт показывает корректный долг и оплату по заказу
Задвоенные суммы или незакрытый долг после полной оплаты
Типичные ошибки при оформлении заявки
Чаще всего проблемы возникают не из-за программы, а из-за нарушения последовательности действий или неверных настроек соглашения. Разберите типовую ситуацию по тексту ошибки — программа обычно прямо указывает, чего не хватает: склада, цены или варианта обеспечения.
Когда заявку лучше оформить иначе
Не каждая продажа требует заказа. Если клиент покупает со склада и сразу забирает товар, быстрее оформить «Реализацию товаров и услуг» напрямую — лишний документ только замедлит работу. Заказ оправдан, когда между согласованием и отгрузкой есть разрыв по времени или нужен контроль этапов.
Для регулярных отгрузок по договору удобнее схема «заказ как счёт»: один документ служит и предложением клиенту, и основанием для оплаты. Для продаж под заказ с закупкой у поставщика включайте обособленное обеспечение потребностей — тогда цепочка «заказ покупателя → заказ поставщику → поступление → отгрузка» будет связана автоматически.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Почему кнопка «Заказы покупателей» не отображается в разделе «Продажи»?
Функциональность заказов отключена. Откройте «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» и включите опцию «Заказы покупателей». Также проверьте права пользователя: роль должна включать доступ к оптовым продажам.
Можно ли изменить заявку после проведения?
Да, документ можно открыть, изменить и перепровести, если по нему ещё не оформлена отгрузка. Если реализация уже создана, сначала придётся скорректировать или распровести её. Изменения количества и резервов лучше согласовывать с клиентом и фиксировать в комментарии.
Чем заказ покупателя отличается от счёта на оплату?
Заказ — это управленческий документ: он резервирует товар и управляет обеспечением. Счёт — документ для клиента с реквизитами на оплату. В режиме «Заказ как счёт» один документ совмещает обе функции, и печатная форма счёта формируется прямо из заказа.
Как посмотреть, какие заявки не закрыты?
Используйте отчёт «Состояние выполнения заказов» в разделе «Продажи» → «Отчёты по продажам». Он показывает по каждому заказу сумму, оплату, процент отгрузки и просрочки. Дополнительно удобна обработка «Состояние обеспечения заказов» для складских позиций.
Что делать, если товар не резервируется под заказ?
Проверьте три вещи: статус заказа (резерв работает не во всех статусах), вариант обеспечения в строках (должно быть «Резервировать» или «Со склада») и наличие свободного остатка на выбранном складе. Если товар уже зарезервирован под другие заказы, свободный остаток будет нулевым.
Нужно ли распроводить заказ при отказе клиента?
Нет. Используйте команду «Закрыть заказ» с указанием причины отмены — документ останется в базе для аналитики, резервы снимутся, а заказ перестанет отображаться как активный. Удаление и пометка на удаление применяются только к ошибочно созданным документам без движений.
Что важно запомнить
Заявка в УТ 11 — это заказ покупателя: включите функциональность в настройках продаж, заполните клиента, соглашение и товары, установите статус и проведите документ. Контролируйте резервы через вариант обеспечения, документы оплаты и отгрузки создавайте на основании заказа, а отменённые заявки закрывайте, а не удаляйте.