Как сделать заявку на закупку в 1С

Заявка на закупку (заказ поставщику или внутренняя заявка на потребность) — это документ, с которого начинается процесс обеспечения предприятия товарами и материалами. В типовых конфигурациях 1С — «Управление торговлей», «ERP Управление предприятием», «Комплексная автоматизация» — для этого используются документы «Заказ поставщику», «Заявка на расходование денежных средств» и внутренние заказы. Правильно оформленная заявка связывает потребность, поставщика, цены и сроки в единую цепочку документов.

Точный набор действий зависит от конфигурации и настроенного процесса согласования, но базовая логика везде одинакова: определить потребность, создать документ, заполнить табличную часть, указать условия и провести документ. Ниже разобраны все шаги с указанием типичных ошибок и способов проверки результата.

Где в 1С находится заявка на закупку

В конфигурации «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» документы закупок расположены в разделе «Закупки» → «Заказы поставщикам». Если на предприятии используется схема с внутренними потребностями, сначала оформляется документ «Заказ на внутреннее потребление» или «Заказ на перемещение», а менеджер по закупкам на его основании формирует заказ поставщику.

В «1С:Комплексная автоматизация» структура аналогична. В более простых конфигурациях, например «1С:Управление нашей фирмой», заказ поставщику находится в разделе «Закупки» или «Покупки». Если нужного документа нет в интерфейсе, проверьте права пользователя и включённость функциональной опции «Заказы поставщикам» в настройках раздела «НСИ и администрирование».

Подготовка: что проверить перед созданием заявки

До создания документа убедитесь, что в справочниках есть все необходимые данные. Карточка поставщика должна быть заполнена: наименование, ИНН, договор с актуальными условиями оплаты. Номенклатура, которую планируете закупать, должна существовать в справочнике с корректными единицами измерения — иначе при проведении поступления возникнут расхождения.

Также проверьте наличие склада поступления и, при необходимости, соглашение с поставщиком, в котором зафиксированы цены. Если в компании действует регламент согласования заявок, уточните лимиты: например, заявки свыше определённой суммы могут требовать утверждения руководителем до передачи поставщику.

Контрольные точки

Что проверить перед созданием заявки

Карточка поставщика

Норма

Заполнены реквизиты, есть действующий договор

Тревожный признак

Договор отсутствует или просрочен — документ не проведётся или попадёт в исключения

Номенклатура

Норма

Позиции есть в справочнике, единицы измерения корректны

Тревожный признак

Позиции вводятся «на лету» без проверки — риск дублей в справочнике

Функциональные опции

Норма

Включены заказы поставщикам и нужные схемы обеспечения

Тревожный признак

Документ не виден в интерфейсе, пользователь не может его создать

Пошаговое создание заявки (заказа поставщику)

Откройте раздел «Закупки» → «Заказы поставщикам» и нажмите «Создать». Заполнение документа удобно вести в следующем порядке.

1. 1
   Откройте «Закупки» → «Заказы поставщикам» → «Создать»
2. 2
   Выберите поставщика и договор — подтянутся условия оплаты и валюта
3. 3
   Укажите организацию, склад поступления и желаемую дату поставки
4. 4
   В табличной части добавьте номенклатуру: количество, цену, ставку НДС
5. 5
   Проверьте итоговую сумму и условия оплаты (предоплата/постоплата)
6. 6
   Установите статус документа согласно регламенту (например, «Согласован»)
7. 7
   Проведите документ и при необходимости отправьте поставщику печатную форму

При выборе соглашения или договора программа автоматически подставляет цены поставщика, если они зарегистрированы. Это снижает риск ошибок в суммах. Если цен нет — введите их вручную по счёту или коммерческому предложению поставщика.

Поле «Дата поступления» (или «Желаемая дата») влияет на планирование: по нему строятся отчёты по обеспечению потребностей и графики поставок. Не оставляйте его пустым, даже если срок пока ориентировочный.

Статусы и согласование заявки

В типовых конфигурациях заказ поставщику проходит через статусы, например: «Не согласован» → «Согласован» → «Подтверждён» → «Закрыт». Статусная модель позволяет контролировать, какие заявки ещё на рассмотрении, а какие уже переданы в работу. Оплата и поступление обычно блокируются, пока заказ находится в статусе «Не согласован».

Если в компании настроен процесс согласования (в 1С:ERP — через механизм согласования документов или внешние системы), после создания заявки отправьте её по маршруту. Согласующий получит задачу, а вы сможете отследить результат в карточке документа.

Оформление заявки на оплату

Если поставщик работает по предоплате, следующий документ — «Заявка на расходование денежных средств» (раздел «Казначейство» или «Банк и касса»). Создайте её на основании заказа поставщика кнопкой «Создать на основании» — тогда сумма, получатель и договор подставятся автоматически, а оплата будет жёстко связана с конкретной заявкой.

Заявка на расходование также проходит согласование и попадает в реестр платежей. После фактической оплаты в программе отражается списание с расчётного счёта, и в заказе поставщику видно состояние расчётов: сколько оплачено и сколько осталось.

Проверка результата и контроль исполнения

После проведения заявки убедитесь, что она корректно отражена в учёте. Основной инструмент — отчёт «Состояние исполнения заказа» (открывается из карточки документа) и отчёты раздела закупок: «Заказы поставщикам», «Контроль оформления документов товародвижения».

При поступлении товара оформляйте документ «Приобретение товаров и услуг» на основании заказа. Тогда программа автоматически зачтёт поставку в счёт заявки и закроет её по количеству. Если поставка частичная, заказ останется открытым на непоставленный остаток — это нормально.

Частые вопросы

Чем заявка на закупку отличается от заказа поставщику?

В типовых конфигурациях 1С отдельного документа «Заявка на закупку» обычно нет: роль заявки выполняет «Заказ поставщику» в статусе «Не согласован» или внутренний заказ на потребность. Если в компании используется собственный документ «Заявка», его добавляют доработкой конфигурации или через механизм дополнительных документов.

Можно ли создать заказ поставщику на основании потребностей автоматически?

Да. В 1С:ERP и Управлении торговлей есть обработка «Формирование заказов по потребностям» (раздел «Закупки»). Она анализирует остатки, минимальные запасы и незакрытые заказы и предлагает список позиций к закупке, из которого заказы создаются в несколько кликов.

Почему заказ не проводится?

Частые причины: не заполнено обязательное поле (склад, договор, организация), у пользователя нет прав на проведение, документ находится в статусе, запрещающем проведение, или дата документа попадает в закрытый период. Текст ошибки при проведении указывает конкретную причину — начните с него.

Как отменить ошибочно созданную заявку?

Если по заказу не было поступлений и оплат, установите статус «Отменён» или пометьте документ на удаление. Если по заказу уже есть связанные документы, сначала разберитесь с ними, иначе удаление будет заблокировано. В ERP для частично исполненных заказов используется закрытие с отменой непоставленных строк.

Как посмотреть, какие заявки ещё не исполнены?

Используйте отчёт «Заказы поставщикам» с отбором по состоянию «Ожидается поступление» или отчёт «Состояние исполнения заказов». Они показывают по каждой заявке заказанное, поступившее и оставшееся к поставке количество, а также состояние оплаты.

Нужно ли распечатывать заказ поставщику?

Заказ поставщику — внутренний документ планирования, а не первичный учётный документ, поэтому обязательной печатной формы у него нет. На практике его отправляют поставщику как подтверждение заказа — в печатном виде, по электронной почте или через ЭДО, в зависимости от принятого порядка.