Как сделать заявку на товар в 1С

Заявка на товар в 1С — это внутренний документ, с которого начинается процесс закупки: сотрудник или подразделение фиксирует потребность в материалах, товарах или услугах, а отдел закупок на её основе формирует заказы поставщикам. В конфигурациях «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» для этого используется документ «Заказ внутренний» (внутренний заказ) или «Заявка на обеспечение», в зависимости от настроек и версии конфигурации.

Главная ошибка новичков — путать заявку с заказом поставщику. Заявка не создаёт обязательств перед контрагентом и не формирует проводок по взаиморасчётам: это внутренняя «записка» о потребности. Заказ поставщику, напротив, адресован внешнему контрагенту и влияет на планирование закупок. Понимание этой разницы определяет, какой документ создавать и как строить цепочку документов.

Ниже разобран полный цикл работы с заявкой: от проверки настроек до контроля исполнения. Инструкции ориентированы на УТ 11 и ERP 2, но логика применима и к «1С:Комплексная автоматизация», где механизм внутренних заказов устроен аналогично.

Проверьте, включён ли механизм заявок в вашей конфигурации

Прежде чем искать документ в меню, убедитесь, что функциональность внутренних заказов включена. В УТ 11 и ERP перейдите в «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» (или «Закупки») и проверьте флажки «Внутренние заказы» и «Заказы на перемещение». Без этих настроек документ просто не появится в интерфейсе.

Если флажок недоступен для редактирования, значит, у вашей учётной записи нет прав администратора или настройщика. В этом случае обратитесь к специалисту, отвечающему за сопровождение 1С: самостоятельное изменение функциональных опций без понимания последствий может повлиять на другие разделы учёта.

Также уточните, какая схема обеспечения потребностей принята в компании. В некоторых организациях заявки создают только менеджеры по закупкам, а потребности от подразделений собираются вне 1С (почтой или через регламент). Создание документа в обход принятого регламента приведёт к дублированию закупок.

Создайте документ заявки

Откройте раздел «Закупки» (или «Склад и доставка») и найдите журнал «Внутренние заказы» либо «Заявки на обеспечение» — название зависит от настроек интерфейса. Нажмите «Создать». Если в журнале предлагается выбор типа операции, укажите подходящий: например, «Заказ на перемещение» для передачи товара между складами или «Заказ на закупку» для потребности, которую закроет отдел закупок.

Заполните шапку документа. Ключевые поля: организация, подразделение-заказчик (кто запрашивает товар), склад-получатель (куда товар должен поступить) и желаемая дата исполнения. Организация обычно подставляется автоматически из настроек пользователя, но при работе с несколькими юрлицами проверьте её вручную.

Поле «Приоритет» и комментарий не являются обязательными, но на практике сильно упрощают работу закупщика: срочные заявки помечайте высоким приоритетом, а в комментарии указывайте назначение закупки, например «для объекта по договору №…» или «пополнение расходных материалов офиса».

1. 1
   Включите функциональную опцию «Внутренние заказы» в настройках раздела «Склад и доставка»
2. 2
   Откройте журнал «Внутренние заказы» и нажмите «Создать»
3. 3
   Заполните организацию, подразделение-заказчика, склад-получатель и дату потребности
4. 4
   Добавьте номенклатуру в табличную часть с количеством
5. 5
   Проверьте итоговые данные и проведите документ
6. 6
   Передайте заявку в работу отделу закупок по принятому в компании регламенту

Заполните табличную часть с товарами

Нажмите «Добавить» в табличной части и выберите номенклатуру из справочника. Если позиции много, удобнее использовать кнопку «Подобрать» — она открывает форму подбора с остатками и ценами, где можно переносить несколько позиций за один раз. Укажите количество и при необходимости характеристику (если для номенклатуры ведётся учёт по характеристикам).

Обратите внимание на единицы измерения: если в карточке номенклатуры основная единица — штуки, а вы заказываете упаковками, проверьте пересчёт. Ошибка в коэффициенте упаковки — одна из самых частых причин избыточных закупок.

Если потребность типовая и повторяется регулярно, не создавайте заявку с нуля: скопируйте предыдущий документ через «Ещё» → «Скопировать» и скорректируйте количество и дату. Это быстрее и снижает риск ошибиться в реквизитах.

Что делать, если нужного товара нет в справочнике

Заявку нельзя провести с пустой или незаполненной позицией номенклатуры. Если товар ещё не заведён в системе, у вас два пути: создать новую карточку номенклатуры самостоятельно (если есть права) или направить запрос сотруднику, ответственному за ведение справочника.

При самостоятельном создании карточки заполните минимум: наименование, вид номенклатуры, единицу измерения и ставку НДС. Не дублируйте позиции: перед созданием воспользуйтесь поиском по наименованию и артикулу — возможно, товар уже есть в базе под другим названием. Дубли номенклатуры ломают аналитику остатков и отчёты по закупкам.

Согласование и передача заявки в работу

В простом варианте заявка считается переданной в работу сразу после проведения — отдел закупок видит её в журнале и в отчётах по обеспечению. В компаниях с настроенным согласованием документ проходит статусную цепочку: «Черновик» → «На согласовании» → «Согласован» → «К исполнению». Состав статусов определяется настройками конфигурации.

Если в вашей базе используется механизм согласования (через задачи или бизнес-процессы), после проведения документа проверьте, кому ушла задача на утверждение. Заявка, «зависшая» без согласования, не попадёт в план закупок — это частая причина срыва сроков поставки.

Отслеживать статус можно прямо в форме документа или в журнале по колонке «Состояние». Если заявку отклонили, в комментарии согласующего обычно указана причина: уточните данные и отправьте документ на повторное согласование.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Товар нужно переместить с другого склада компанииСоздавайте заказ на перемещение, а не заявку на закупку

Товара нет ни на одном складе и его нужно купитьСоздавайте внутренний заказ на закупку — его обработает отдел закупок

Потребность регулярная и предсказуемаяНастройте с ответственным специалистом формирование заказов по методу поддержания запаса

Заявка срочная, а согласование занимает дниСвяжитесь с согласующим напрямую и попросите ускорить утверждение, не обходите процедуру

Как контролировать исполнение заявки

После передачи в работу заявка превращается в источник потребности для закупок. На её основе менеджер по закупкам формирует заказы поставщикам — вручную кнопкой «Создать на основании» или через рабочее место «Формирование заказов по потребностям», где программа сама группирует заявки по поставщикам.

Контролировать исполнение удобно через отчёт «Обеспечение потребностей» или «Состояние исполнения внутренних заказов» (точное название зависит от конфигурации). В отчёте видно, какое количество по заявке уже заказано поставщикам, что поступило на склад и какой остаток потребности ещё не закрыт.

Если товар поступил, а потребность по отчёту не закрылась, проверьте, был ли заказ поставщику создан именно на основании вашей заявки. Закупка «мимо» заявки формально закрывает потребность фактом, но связь документов теряется, и аналитика по срокам исполнения заявок искажается.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ в журнале внутренних заказов

Норма

Проведён, статус соответствует этапу (согласован / к исполнению)

Тревожный признак

Документ сохранён, но не проведён, или завис на согласовании

Отчёт по обеспечению потребностей

Норма

По позициям заявки видны созданные заказы поставщикам

Тревожный признак

Потребность висит без заказов дольше принятого в компании срока

Поступление товара

Норма

Поступление оформлено на склад-получатель из заявки, количество совпадает

Тревожный признак

Товар пришёл на другой склад или количество расходится без документированной причины

Типичные ошибки и ограничения

Самая распространённая ошибка — создание заявки вместо заказа поставщику и наоборот. Если вы сами закупаете товар у контрагента, заявка не нужна: создавайте сразу заказ поставщику. Внутренний заказ оправдан только тогда, когда потребность и закупку выполняют разные люди или подразделения.

Вторая группа ошибок связана с реквизитами: неверный склад-получатель приводит к тому, что товар приходит не туда, а неправильное подразделение искажает управленческую отчётность по затратам. Проверяйте эти поля до проведения, а не после поступления.

Учтите ограничение: заявка не резервирует деньги и не блокирует бюджет автоматически, если в конфигурации не настроено бюджетирование и лимиты. Если в компании действуют лимиты на закупки, согласование с финансовой службой происходит отдельно.

Перед массовым заведением заявок (например, при старте нового проекта) протестируйте цепочку на одной-двух позициях: создайте заявку, доведите её до заказа поставщику и поступления. Так вы проверите права, настройки статусов и отчёты без риска «завалить» систему ошибочными документами.

Частые вопросы

Чем заявка на товар отличается от заказа поставщику?

Заявка (внутренний заказ) фиксирует потребность внутри компании и не создаёт обязательств перед контрагентом. Заказ поставщику адресован внешнему продавцу и является основанием для поступления и расчётов. Обычно цепочка выглядит так: заявка → заказ поставщику → поступление.

Можно ли изменить заявку после проведения?

Да, если у вас есть права и документ не закрыт исполнением: откройте его, скорректируйте данные и проведите повторно. Если по заявке уже созданы заказы поставщикам, изменения не перенесутся туда автоматически — уведомите закупщика и при необходимости скорректируйте заказы вручную.

Почему в журнале нет документа «Внутренний заказ»?

Чаще всего не включена функциональная опция «Внутренние заказы» в настройках раздела «Склад и доставка», либо у вашей роли нет прав на этот документ. Проверьте настройки под учётной записью администратора или обратитесь к специалисту по сопровождению.

Как отменить ошибочную заявку?

Если исполнения по заявке не было, пометьте документ на удаление или отмените проведение и установите статус «Отменён» (при наличии статусной схемы). Если заказы поставщикам уже созданы, сначала согласуйте отмену с отделом закупок, чтобы не оставить «висящие» обязательства перед поставщиками.

Можно ли создать заявку на услуги, а не на товар?

Да, если в карточке номенклатуры тип установлен «Услуга». Логика документа та же, но услуги не попадают в складские отчёты — их исполнение отражается документами поступления услуг. Уточните в регламенте компании, оформляются ли заявки на услуги через тот же механизм.

Как узнать, кто согласует мою заявку?

Маршрут согласования задаётся настройками конфигурации или бизнес-процессами. Откройте форму документа: в панели состояния или на закладке согласования обычно виден текущий согласующий. Если информации нет, уточните маршрут у администратора 1С или в локальном регламенте закупок.