Как сделать заказ в 1С: пошаговое руководство

Заказ в 1С — это документ, который фиксирует договорённость с контрагентом: какие товары или услуги, в каком количестве и на каких условиях будут поставлены. В зависимости от роли компании используют два основных документа: «Заказ покупателя» (клиент заказывает у вас) и «Заказ поставщику» (вы заказываете у поставщика). Логика работы с ними во многом совпадает, поэтому, освоив один, вы легко разберётесь со вторым.

Инструкция ниже написана на примере типовых конфигураций — «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP». В «1С:Бухгалтерии» заказы как отдельные документы обычно не используются — там продажа оформляется сразу реализацией. Названия разделов могут немного отличаться в зависимости от версии и настроек интерфейса, но общая последовательность действий сохраняется.

Какой документ выбрать: заказ покупателя или заказ поставщику

Первый шаг — определить направление сделки. Если клиент оформляет заказ на вашу продукцию, нужен документ «Заказ покупателя» из раздела «Продажи». Если ваша компания закупает товар, создаётся «Заказ поставщику» в разделе «Закупки». Перепутать документы — частая ошибка новичков: в этом случае заказ не зарезервирует нужные остатки и не попадёт в корректные отчёты.

Учтите, что заказ — это плановый документ. Он фиксирует намерение сторон, может резервировать товар на складе, но сам по себе не формирует задолженность и не списывает товар. Финансовые и складские движения появляются только при оформлении реализации, поступления и оплаты на основании заказа.

Сравнение вариантов

Заказ покупателя

Используется, когда клиент заказывает у вас. Резервирует товар на складе, служит основанием для реализации и счёта на оплату.

Заказ поставщику

Используется для закупки. Планирует поступление товара, на его основании оформляются приходная накладная и оплата поставщику.

Сразу реализация без заказа

Подходит для разовых продаж «с полки», когда резервирование и контроль исполнения не нужны.

Где найти документ и как его создать

Откройте нужный раздел: «Продажи» → «Заказы покупателей» или «Закупки» → «Заказы поставщикам». Нажмите кнопку «Создать». Если кнопки не видно, проверьте права пользователя и настройки функциональности: в некоторых конфигурациях использование заказов включается в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» (или «Закупки»).

Новый документ откроется с автоматически присвоенным номером и текущей датой. Дату можно изменить, но помните: документы задним числом проводятся только при наличии соответствующих прав, а изменение закрытых периодов может быть заблокировано датой запрета редактирования.

Как заполнить шапку заказа

В шапке укажите контрагента — покупателя или поставщика. После выбора контрагента программа обычно подставляет договор, валюту, условия оплаты и тип цен автоматически. Проверьте эти поля: неверный договор приведёт к тому, что оплата и отгрузка будут учтены по другому договору, и взаиморасчёты «разъедутся».

Дополнительно заполните при необходимости: организацию (если их несколько), склад отгрузки или поступления, соглашение с клиентом, менеджера, желаемую дату отгрузки или поставки. В «Управлении торговлей» также выбирается статус заказа и приоритет — от них зависит, как заказ отображается в рабочих местах и отчётах по исполнению.

Как добавить товары и проверить цены

Перейдите на вкладку «Товары» и добавьте позиции кнопкой «Добавить» или «Подбор». Удобнее всего пользоваться подбором: он показывает остатки, цены и позволяет добавлять сразу несколько позиций. Для каждой строки укажите количество; цена подставится из выбранного типа цен или соглашения, но её можно скорректировать вручную, если это разрешено правами.

Проверьте ставку НДС по каждой позиции, итоговую сумму документа и скидки. Если цены подставились нулевыми или устаревшими, проверьте, установлены ли цены номенклатуры на дату документа и совпадает ли тип цен в заказе с типом, по которому цены назначались.

Резервирование и проверка остатков

Одно из главных преимуществ заказа — резервирование товара. В «Управлении торговлей» для этого в строках документа устанавливается вариант обеспечения: «Резервировать к дате» или «Отгрузить». Если товара не хватает, программа покажет дефицит, и часть потребности можно оставить к обеспечению — тогда менеджер по закупкам увидит потребность в рабочем месте обеспечения.

Проверить доступность можно кнопкой «Заполнить обеспечение» или через отчёт «Остатки и доступность товаров». Если резерв не устанавливается, проверьте, указан ли склад в заказе и есть ли свободный остаток: товар может быть уже зарезервирован под другие заказы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус проведения документа

Норма

Заказ проведён, номер присвоен, документ виден в списке

Тревожный признак

Документ только записан (помечен как непроведённый) — резервы и планирование не работают

Обеспечение по строкам

Норма

По позициям стоит «В резерве» или «К обеспечению» с понятным действием

Тревожный признак

Строки без варианта обеспечения или с дефицитом, который никто не обрабатывает

Итоговая сумма и НДС

Норма

Сумма совпадает с коммерческим предложением или счётом

Тревожный признак

Расхождения в ценах, скидках или ставках НДС

Проведение, печать и дальнейшие документы

После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Проведённый заказ можно распечатать: доступны печатные формы заказа, счёта на оплату (для заказа покупателя) и другие формы, настроенные в конфигурации. Печатную форму можно отправить контрагенту прямо из программы, если настроена отправка по электронной почте.

Дальше заказ становится основой для цепочки документов: на его основании кнопкой «Создать на основании» оформляются «Реализация товаров и услуг» (или «Поступление товаров и услуг» для закупки), счёт на оплату, приходный или расходный кассовый ордер. Создание на основании переносит все данные автоматически и связывает документы, что упрощает контроль исполнения.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Заказы покупателей» (или «Закупки» → «Заказы поставщикам») и нажмите «Создать».
2. 2
   Заполните контрагента, договор, организацию и склад.
3. 3
   Добавьте товары через «Подбор», проверьте количество, цены и НДС.
4. 4
   Укажите вариант обеспечения и проверьте наличие на складе.
5. 5
   Нажмите «Провести», при необходимости распечатайте заказ или счёт.
6. 6
   На основании заказа оформите отгрузку (поступление) и оплату.

Когда заказ не нужен и какие есть ограничения

Заказ не обязателен для простых операций: если клиент покупает товар здесь и сейчас, проще сразу оформить реализацию. Заказ оправдан, когда нужна отсрочка отгрузки, резервирование, частичные отгрузки и оплаты, контроль исполнения или согласование условий.

Учитывайте ограничения: изменить проведённый заказ может только пользователь с соответствующими правами; по заказу с частичной отгрузкой нельзя свободно менять уже отгруженные позиции; удалить заказ, по которому есть связанные документы, не получится — сначала нужно разорвать связи. Также помните, что заказ не заменяет договор и счёт: юридически значимые документы оформляются отдельно.

Частые вопросы

Чем заказ отличается от счёта на оплату?

Счёт — это предложение оплатить, он не резервирует товар и не планирует отгрузку. Заказ фиксирует состав сделки, может резервировать остатки и управлять обеспечением. В типовых конфигурациях счёт чаще всего создаётся на основании заказа.

Почему в списке нет документа «Заказ покупателя»?

Скорее всего, отключена функциональная опция использования заказов. Проверьте «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» и включите соответствующий флажок. Если раздела нет совсем — возможно, вы работаете в конфигурации, где заказы не предусмотрены, например в базовой «1С:Бухгалтерии».

Можно ли изменить заказ после проведения?

Да, если у пользователя есть права и период не закрыт датой запрета редактирования. Откройте документ, внесите изменения и снова проведите. Но если по заказу уже оформлены отгрузки или оплаты, изменение отгруженных позиций будет ограничено, а расхождения придётся устранять корректировками.

Как оформить частичную отгрузку по заказу?

Создайте реализацию на основании заказа и оставьте в ней только отгружаемые позиции и количество. Заказ останется в статусе частичного исполнения, а остаток потребности будет виден в отчётах по состоянию исполнения заказов до полной отгрузки.

Что делать, если товара нет в наличии?

Оставьте позицию со вариантом обеспечения «К обеспечению» — потребность попадёт в рабочее место обеспечения потребностей, и закупщик сможет сформировать заказ поставщику. После поступления товара резерв под заказ установится автоматически или вручную.

Можно ли удалить ошибочно созданный заказ?

Да, если по нему нет связанных документов: пометьте заказ на удаление, а затем выполните удаление помеченных объектов. Если связанные документы есть, сначала удалите или перепроведите их, либо просто оставьте заказ помеченным — помеченные документы не влияют на учёт.