Торговля и Склад · 8 мин
Как сделать заказ в 1С Управление торговлей
Как оформить заказ покупателя в 1С Управление торговлей: создание, заполнение товаров, статусы, проведение, резервирование и типичные ошибки.
Заказ покупателя в 1С:Управление торговлей — это базовый документ, с которого начинается цепочка продажи: он фиксирует договорённость с клиентом, резервирует товар на складе и служит основанием для реализации и счёта на оплату. Ошибки на этом этапе приводят к сбоям в резервах, неверным взаиморасчётам и проблемам при отгрузке.
Порядок работы зависит от настроек программы: в УТ 11 заказы могут быть обязательными или отключёнными, а схема резервирования задаётся в настройках склада и соглашения с клиентом. Ниже разобран полный цикл — от проверки предварительных условий до контроля исполнения заказа.
Проверьте настройки перед созданием заказа
Прежде чем оформлять первый заказ, убедитесь, что функциональность включена. Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» и проверьте флаг «Заказы клиентов». Вариант «Заказ со склада и под заказ» позволяет оформлять заказы даже на отсутствующий товар, «Заказ только со склада» — ограничивает продажу доступными остатками.
Дополнительно проверьте заполненность справочников: у клиента должны быть указаны соглашение или типовые условия продажи, у номенклатуры — цены в нужном виде цен, у склада — корректные настройки ордерной схемы, если она используется. Незаполненные справочники — самая частая причина того, что заказ не проводится или проводится с нулевыми ценами.
Создайте документ «Заказ клиента»
Перейдите в раздел «Продажи» → «Заказы клиентов» и нажмите «Создать». В шапке документа последовательно заполните поля: клиент (подбор из справочника контрагентов или партнёров), соглашение или договор, организация от своего лица, склад отгрузки и валюта. Многие поля подставятся автоматически из соглашения — менеджер, форма оплаты, валюта, условия доставки.
Обратите внимание на поле «Операция»: для обычной продажи выбирается «Реализация», для передачи на комиссию — «Передача на комиссию». Неверно выбранная операция изменит всю последующую цепочку документов и порядок отражения в учёте, поэтому проверяйте её до заполнения табличной части.
- 1Откройте «Продажи» → «Заказы клиентов» → «Создать»
- 2Заполните клиента, соглашение, организацию и склад
- 3Проверьте операцию «Реализация» и дату отгрузки
- 4Добавьте товары в табличную часть и проверьте цены
- 5Установите статус и проведите документ
Заполните товары, цены и количество
Табличную часть удобнее заполнять через кнопку «Подбор»: откроется форма с остатками и ценами, где можно фильтровать по группам номенклатуры. Альтернатива — добавление по штрихкоду, артикулу или загрузка из внешнего файла через «Заполнить» → «Загрузить из внешнего файла», если клиент прислал спецификацию в Excel.
Цены подставляются из вида цен соглашения на дату документа. Если цена не подставилась, проверьте, что цена установлена документом «Установка цен номенклатуры» и действует на дату заказа. Ручное изменение цены возможно, если у пользователя есть соответствующие права, — иначе поле будет недоступно, а скидки применятся автоматически по настроенным правилам.
Для каждой строки проверьте количество, ставку НДС и при необходимости укажите дату отгрузки по строке — это важно, когда часть товара отгружается позже. Кнопка «Заполнить» → «Обеспечение» позволяет сразу разбить строки по доступности: что есть на складе, а что под заказ.
Выберите статус и обеспечьте резервирование
Статус определяет, как заказ участвует в обеспечении. «К согласованию» — черновик, товар не резервируется. «К обеспечению» — заказ принят в работу, начинается резервирование и планирование. «К отгрузке» — разрешено создавать реализацию. Смена статуса доступна из списка заказов или внутри документа.
В строках табличной части в колонке «Действие» указывается вариант обеспечения: «Отгрузить» — резервирование со склада, «Резервировать по мере поступления» — для товара под заказ, «Не обеспечивать» — строка не попадает в расчёт потребностей. Если колонка не видна, включите её через «Ещё» → «Изменить форму» или проверьте, что в настройках включено управление обеспечением.
Проведите документ и создайте следующие документы
Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». При ошибках проведения программа укажет причину: чаще всего это незаполненное соглашение, отсутствие цен, недоступный склад или нехватка остатков при жёстком контроле. Устраните причину и проведите повторно — не отключайте контроль остатков ради одного документа.
На основании заказа создаются: счёт на оплату (кнопка «Создать на основании»), реализация товаров и услуг, при необходимости — расходный ордер при ордерной схеме склада. Реализация автоматически подтянет товары, количества и цены из заказа, а в заказе обновится состояние исполнения.
Как выбрать действие
Проверьте результат и состояние исполнения
Откройте отчёт «Состояние исполнения заказов» (доступен из формы заказа по кнопке «Отчёты» или из раздела продаж): он показывает, сколько оплачено, отгружено и что осталось исполнить. Это основной инструмент контроля, особенно при частичных отгрузках и оплатах.
Дополнительно сверьте остатки: отчёт «Остатки и доступность товаров» покажет зарезервированное количество. Если резерв появился, а отгрузка не планируется, снимите его через изменение действия в строке или отмену проведения заказа — иначе остатки будут искажены.
Как проверить результат
Значок проведения активен, движения видны в отчётах
Документ в списке без зелёной отметки, ошибки при проведении
В отчёте по остаткам виден резерв под заказ
Резерва нет при статусе «К отгрузке» или резерв «завис» после отмены
Сумма отгружено и оплачено совпадает с реализациями и оплатами
Заказ числится неисполненным после полной отгрузки
Типичные ошибки при оформлении заказов
Большинство проблем с заказами связано не с самим документом, а с настройками и дисциплиной ввода. Разберите типовые случаи с пользователями заранее — это дешевле, чем исправлять взаиморасчёты задним числом.
Если заказ нужно изменить после частичной отгрузки, используйте корректировку заказа или изменяйте только неотгруженные строки. Не удаляйте отгруженные строки — это приведёт к расхождению между заказом и реализацией.
Часто задаваемые вопросы
Что делать, если заказ не проводится с ошибкой о нехватке товара?
Проверьте вариант обеспечения в строках: действие «Отгрузить» требует свободного остатка. Либо измените действие на «Резервировать по мере поступления», либо проверьте, не зарезервирован ли товар под другие заказы, в отчёте «Остатки и доступность».
Можно ли создать заказ на основании счёта на оплату?
Да, связь работает в обе стороны: счёт можно создать на основании заказа, а заказ — на основании счёта, в зависимости от настроек. Стандартная рекомендуемая цепочка — сначала заказ, затем счёт, чтобы резервирование началось сразу.
Как оформить частичную отгрузку по заказу?
Создайте реализацию на основании заказа и отредактируйте количество в ней до фактически отгружаемого. Заказ останется частично исполненным, остаток будет виден в отчёте «Состояние исполнения заказов», и по нему можно будет создать следующую реализацию.
Почему в заказе не подставляются цены?
Цена берётся из вида цен, указанного в соглашении, на дату документа. Проверьте, что документ «Установка цен номенклатуры» проведён и его дата не позже даты заказа, а товар включён в этот вид цен.
Как отменить заказ без последствий?
Если по заказу нет реализаций и оплат, установите статус отмены или пометьте документ на удаление — резервы снимутся автоматически. Если отгрузки уже были, сначала разберитесь с реализациями, иначе нарушится связность учёта.
Чем заказ клиента отличается от заявки на возврат?
Заявка на возврат товаров от клиента — отдельный документ для обратного движения товара, он создаётся на основании реализации. Заказ клиента предназначен только для продажи и не заменяет документы возврата.
Что важно запомнить
Заказ в 1С УТ создаётся из раздела «Продажи», требует заполненных справочников и корректного статуса. Ключевые точки контроля — цены, действие обеспечения в строках и состояние исполнения после отгрузки. Не меняйте статусы и резервы без понимания схемы склада.