Как сделать заказ в 1С:Розница

Документ «Заказ покупателя» в 1С:Розница фиксирует намерение клиента приобрести товар: с составом, количеством, ценами и условиями оплаты. На его основании программа может зарезервировать товар на складе, принять предоплату и оформить продажу, когда покупатель придёт за покупкой. Это удобно, когда товара нет в наличии, клиент просит отложить позицию или оплачивает покупку частями.

Прежде чем оформлять заказ, убедитесь, что в программе включена соответствующая функциональность, заполнены справочники номенклатуры и контрагентов, а у пользователя есть права на создание документов продажи. Ниже разобран весь цикл работы с заказом — от включения опции до закрытия документа и проверки результата.

Как включить работу с заказами покупателей

По умолчанию функциональность заказов может быть отключена, и тогда нужного пункта в меню не будет. Проверьте настройку: откройте раздел «Администрирование» → «Настройка номенклатуры» (в ряде релизов — «Продажи») и найдите флаг «Заказы покупателей». Установите его и сохраните настройки.

Рядом обычно располагаются связанные опции: использование статусов заказов, резервирование товара под заказ, учёт оплат по заказам. Включайте только то, чем реально пользуетесь: лишние статусы усложняют работу кассиров, а резервирование при хаотичном учёте остатков может привести к «зависшим» резервам.

Где найти журнал заказов и как создать документ

После включения опции журнал заказов появляется в разделе «Продажи» → «Заказы покупателей». Откройте его и нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового документа с обязательными полями.

Минимальный набор для проведения заказа:

• Магазин — торговая точка, со склада которой будет отгружаться товар;
• Покупатель — контрагент или физическое лицо из справочника; для розничного клиента можно использовать обобщённого покупателя;
• Товары — табличная часть с номенклатурой, количеством и ценами;
• Организация и склад — подставляются из магазина, но при необходимости уточняются вручную.

Заполните шапку документа сверху вниз: программа автоматически подтянет договор, тип цен и склад из настроек магазина. Если тип цен не подставился, выберите его вручную — иначе цены в табличной части придётся вводить по каждой позиции.

Как заполнить товары, цены и скидки

Товары добавляются кнопкой «Добавить», подбором через форму «Подбор» или сканером штрихкода. Подбор удобнее при большом ассортименте: в нём видны остатки и цены, а позиции переносятся в документ списком.

Для каждой строки проверьте количество, цену и ставку НДС. Скидки рассчитываются автоматически, если в магазине настроены скидки (наценки), либо назначаются вручную по кнопке «Скидки (наценки)». Ручная скидка требует соответствующего права — у кассира его может не быть.

1. 1
   Включите опцию «Заказы покупателей» в настройках продаж
2. 2
   Откройте «Продажи» → «Заказы покупателей» и нажмите «Создать»
3. 3
   Укажите магазин, покупателя и проверьте склад и тип цен
4. 4
   Добавьте товары подбором или сканером, проверьте количество и цены
5. 5
   Назначьте скидки, укажите желаемую дату отгрузки
6. 6
   Установите статус и при необходимости включите резерв
7. 7
   Проведите документ и распечатайте заказ для покупателя

Поле «Дата отгрузки» (или «Дата продажи») фиксирует, когда покупатель планирует забрать товар. По этой дате удобно строить списки заказов к выдаче и контролировать просроченные заказы.

Резервирование товара под заказ

Резервирование исключает товар из свободного остатка, чтобы его не продал другой кассир. Включить резерв можно в самом документе — командой установки статуса «К резервированию» или отдельным полем, в зависимости от релиза конфигурации.

Учтите ограничение: резерв возможен только при наличии свободного остатка на складе магазина. Если товара нет, заказ проведётся, но резерв не установится — такие позиции нужно заказать у поставщика и зарезервировать после оприходования.

Периодически проверяйте список резервов: отчёт по товарам в резерве показывает, какие позиции «зависли» по незакрытым заказам. Просроченные заказы отменяйте — резерв снимется автоматически.

Оплата заказа и оформление продажи

Типовой сценарий: покупатель вносит предоплату, а при получении товара доплачивает остаток. Предоплата оформляется документом «Приходный кассовый ордер» или оплатой платёжной картой, созданными на основании заказа — кнопка «Создать на основании» в форме документа.

Когда клиент приходит за товаром, на основании заказа создают «Реализацию товаров» или чек ККМ (в зависимости от настроек магазина). Программа переносит состав заказа в документ продажи, зачитывает предоплату и снимает резерв. После проведения продажи заказ переходит в состояние «Закрыт».

Контрольные точки

Как проверить результат

Состояние заказа в журнале

Норма

После полной отгрузки и оплаты — «Закрыт»

Тревожный признак

Заказ оплачен и отгружен, но висит в работе

Остатки на складе

Норма

Товар списан, резерв снят

Тревожный признак

Резерв остался после продажи, свободный остаток занижен

Взаиморасчёты с покупателем

Норма

Долг равен нулю

Тревожный признак

Предоплата не зачтена, висит аванс или долг

Частые ошибки и статусы заказов

Наиболее частая проблема — заказ не проводится из-за незаполненного склада или отсутствия цен. Программа выводит сообщение об ошибке с указанием поля: заполните его и повторите проведение. Вторая типичная ситуация — продажа оформлена не на основании заказа, а отдельным чеком: тогда заказ остаётся открытым, а резерв продолжает висеть.

Статусы помогают контролировать этапы: «Новый» → «К резервированию» → «К отгрузке» → «Закрыт». Если статусная схема мешает (например, в небольшом магазине, где заказ оформляется и закрывается в один день), её можно упростить в настройках.

Частые вопросы

Можно ли оформить заказ на товар, которого нет в наличии?

Да, заказ проводится и без остатка — резерв просто не установится. Такие позиции обычно заказывают у поставщика, а после оприходования товара возвращаются к заказу и резервируют нужное количество.

Как отменить заказ покупателя?

Установите состояние «Отменён» или пометьте документ на удаление, если по нему ещё не было оплат и отгрузок. Если предоплата уже принята, сначала оформите возврат денежных средств покупателю, затем закрывайте заказ.

Почему в журнале не видно кнопки «Создать»?

Чаще всего не включена функциональная опция «Заказы покупателей» в настройках продаж либо у пользователя нет прав на добавление документов. Проверьте оба условия под учётной записью администратора.

Чем заказ покупателя отличается от чека ККМ?

Чек ККМ — это факт продажи с фискализацией и списанием товара. Заказ — только намерение: он не пробивает кассу и не списывает остатки (кроме резерва). Фискальный документ оформляется позже на основании заказа.

Как посмотреть все незакрытые заказы?

В журнале «Заказы покупателей» установите отбор по состоянию «В работе» или по статусу. Дополнительно удобно отфильтровать по дате отгрузки, чтобы увидеть просроченные заказы и вовремя снять с них резервы.