Как сделать заказ в 1С:Предприятие

Заказ в 1С — это первичный документ, который фиксирует договорённость о поставке товаров или услуг и запускает цепочку последующих операций: резервирование, отгрузку, оплату и закрытие сделки. В типовых конфигурациях (1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP) чаще всего работают с двумя видами заказов — «Заказ покупателя» и «Заказ поставщику», а логика их создания во многом совпадает.

Ниже разобран полный цикл работы с заказом: от подготовки справочников до контроля исполнения. Инструкция ориентирована на типовые конфигурации линейки 1С:Предприятие 8.3, но общие принципы применимы и в отраслевых решениях. Если ваша конфигурация доработана, названия кнопок и разделов могут отличаться, однако последовательность действий сохраняется.

Что нужно подготовить перед созданием заказа

Документ «Заказ» ссылается на данные справочников, поэтому если они не заполнены, провести документ не получится. Проверьте наличие контрагента в справочнике «Контрагенты»: карточка должна содержать ИНН, наименование и при необходимости адреса доставки. Если контрагента нет, создайте его через раздел «Справочники» или «Продажи → Контрагенты» — поиск по ИНН часто подтягивает реквизиты автоматически.

Второй обязательный элемент — номенклатура. Каждый товар в заказе должен существовать в справочнике «Номенклатура» с указанным видом номенклатуры, единицей измерения и ставкой НДС. Если товар новый, создайте карточку заранее или прямо из документа кнопкой «Создать» в поле выбора.

Третий элемент — договор с контрагентом. В большинстве конфигураций заказ оформляется в рамках договора, от которого зависят условия оплаты, валюта и порядок расчётов. Также проверьте, что у пользователя есть права на создание и проведение документов продажи или закупки — иначе кнопка «Провести» будет недоступна.

Как создать заказ покупателя

Откройте раздел «Продажи» и выберите журнал «Заказы покупателей». Нажмите кнопку «Создать» — откроется форма нового документа. Номер и дата проставляются автоматически, менять их обычно не требуется: программа ведёт сквозную нумерацию в пределах периода.

В шапке документа укажите организацию от своего лица, контрагента-покупателя и договор. Если ведётся учёт по нескольким складам, выберите склад отгрузки — от него зависит, с какого склада будет резервироваться и списываться товар. Поле «Соглашение» или «Тип цен» определяет, какие цены подставятся в табличную часть.

Затем перейдите на вкладку «Товары» и добавьте позиции: кнопкой «Добавить» по одной строке или «Подбор» для выбора нескольких товаров из списка. Для каждой строки укажите количество, при необходимости скорректируйте цену и скидку. Сумма, сумма НДС и итог по документу пересчитываются автоматически.

1. 1
   Откройте «Продажи → Заказы покупателей» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, контрагента, договор и склад
3. 3
   Добавьте товары через «Добавить» или «Подбор», укажите количество и цены
4. 4
   Проверьте итоговую сумму, НДС и условия оплаты
5. 5
   Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть»
6. 6
   Убедитесь, что документ появился в журнале без пометки непроведённого

Как оформить заказ поставщику

Заказ поставщику создаётся зеркально: раздел «Закупки» → «Заказы поставщикам» → «Создать». В шапке укажите организацию, поставщика, договор и склад поступления. Если закупка плановая, удобно создать заказ на основании внутреннего документа — например, «Заказа на внутреннее потребление» или по результатам расчёта потребностей, если такой механизм включён в вашей конфигурации.

Табличная часть заполняется аналогично, но обратите внимание на цены: в закупке они могут подставляться из последних поступлений или из соглашения с поставщиком. Сверьте цены с условиями договора — программа не знает о ваших устных договорённостях и подставит то, что записано в базе.

Полезная возможность — указать дату поступления (плановую дату поставки). По ней строятся отчёты о сроках поставки и контролируются просроченные заказы. После заполнения проведите документ: он станет основанием для «Поступления товаров и услуг» и «Счёта на оплату поставщику».

Статусы, резервирование и согласование

В конфигурациях с расширенным управлением продажами заказ может проходить через статусы: «К согласованию», «В работе», «К отгрузке», «Закрыт». Статус определяет, какие действия доступны: например, отгрузить товар по заказу в статусе «К согласованию» программа не даст. Переключение статусов выполняется в форме документа или специальной обработкой «Управление заказами».

Резервирование включается отдельно: в строке товара или командой «Обеспечение» укажите вариант «Резервировать со склада». Тогда свободный остаток будет закреплён за заказом, и другие менеджеры не смогут продать этот товар. Если товара нет в наличии, доступен вариант «К обеспечению» — потребность попадёт в механизм планирования закупок.

Проведение документа и создание связанных документов

Проведение — ключевое действие: до него заказ является лишь черновиком и не влияет на учёт. Нажмите «Провести» — программа сформирует движения по регистрам: резервы, плановые продажи, расчёты с контрагентами. Если при проведении появляется ошибка, читайте текст сообщения: чаще всего причиной служат незаполненное обязательное поле, отсутствие договора или закрытый период (запрет изменения данных).

После проведения заказ становится основанием для остальной цепочки. Кнопка «Создать на основании» в форме заказа позволяет быстро оформить «Счёт на оплату покупателю», «Реализацию товаров и услуг» или «Приходный кассовый ордер». Документы, созданные на основании, наследуют контрагента, товары и суммы — это исключает расхождения между заказом и отгрузкой.

Проверить связь документов можно через кнопку «Связанные документы» (иконка цепочки): откроется дерево, где видно, какие отгрузки и оплаты относятся к заказу и что ещё не закрыто.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ в журнале

Норма

Заказ отображается без серой пометки, статус соответствует этапу работы

Тревожный признак

Документ не проведён (перечёркнут или помечен) либо отсутствует в журнале

Связанные документы

Норма

Через «Связанные документы» видны отгрузка и оплата, суммы совпадают с заказом

Тревожный признак

Отгрузка создана не на основании заказа, суммы расходятся

Резервы по складу

Норма

В отчёте по остаткам товар числится зарезервированным под заказ

Тревожный признак

Товар числится свободным, хотя в заказе указано резервирование

Контроль исполнения и закрытие заказа

Заказ считается исполненным, когда по нему полностью отгружены товары и получена оплата (если ведётся контроль расчётов по заказам). Удобные инструменты контроля — отчёты «Состояние исполнения заказов», «Анализ причин отмены заказов», «Задолженность по заказам». Они показывают, какие заказы отгружены частично, какие просрочены и по каким не поступила оплата.

Если покупатель отказался от части позиций, откорректируйте заказ документом «Корректировка заказа» или вручную уменьшите количество до отгрузки. Если сделка сорвалась полностью, установите статус «Отменён» или пометьте документ на удаление — но только если по нему ещё не было отгрузок и оплат. Иначе сначала придётся отменить связанные документы.

Частые вопросы о заказах в 1С

Почему кнопка «Провести» недоступна или документ не проводится?

Чаще всего не заполнено обязательное поле (договор, склад, организация), у пользователя нет прав на проведение, либо дата документа попадает в закрытый период. Текст ошибки внизу формы указывает конкретную причину — начните проверку с него.

Можно ли создать заказ без договора с контрагентом?

Зависит от настроек конфигурации: если для вида операции договор обязателен, программа не даст провести документ. Проще всего создать договор прямо из поля выбора в заказе — достаточно указать наименование и валюту расчётов.

Как изменить заказ, по которому уже была частичная отгрузка?

Используйте документ «Корректировка заказа», созданный на его основании: он изменит только неотгруженный остаток. Прямое редактирование исходного заказа после отгрузки приведёт к расхождению данных в отчётах.

Чем заказ отличается от счёта на оплату?

Заказ фиксирует состав и условия поставки, участвует в резервировании и планировании. Счёт на оплату — это только требование об оплате, он не резервирует товар и не управляет отгрузкой. На практике счёт обычно создают на основании заказа.

Как найти все незакрытые заказы?

Откройте отчёт «Состояние исполнения заказов» в разделе «Продажи» или «Закупки» и установите отбор по состоянию «Не закрыт». Отчёт покажет остатки к отгрузке и к оплате по каждому заказу.

Можно ли скопировать заказ для повторной продажи?

Да, в журнале заказов выделите документ и нажмите «Скопировать» (или F9). Создастся новый заказ с тем же составом товаров — останется проверить актуальность цен и дату.