Как сделать заказ в 1С 8: пошаговая инструкция

Документ «Заказ» в 1С 8 — это основа торгового учёта: он фиксирует договорённость с контрагентом, резервирует товар на складе и служит основанием для отгрузки, оплаты и поступления. Чаще всего с заказами работают в конфигурациях «Управление торговлей 11», «Комплексная автоматизация 2» и «ERP Управление предприятием 2» — логика и интерфейс у них практически одинаковые.

Существует два зеркальных документа: «Заказ покупателя» (клиент хочет купить у вас) и «Заказ поставщику» (вы закупаете товар). Оба создаются по одному принципу: выбирается контрагент, заполняется табличная часть товарами, устанавливается статус и проводится документ. Ниже разобраны оба сценария с конкретными действиями и проверками результата.

Где находится документ заказа и что проверить перед созданием

В типовых конфигурациях «Заказ покупателя» находится в разделе Продажи → Заказы покупателей, а «Заказ поставщику» — в разделе Закупки → Заказы поставщикам. Если раздела «Продажи» нет в интерфейсе, проверьте, включена ли функциональность: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи → Заказы покупателей. Без включённой опции журнал заказов будет скрыт.

Перед созданием заказа убедитесь, что в справочниках уже заведены: контрагент (клиент или поставщик), соглашение или договор с условиями продажи, номенклатура с ценами, склад и организация. Если соглашение настроено, большинство полей заказа — валюта, цены, условия оплаты, склад — подставятся автоматически, и ручной ввод сведётся к выбору товаров и количества.

Как создать заказ покупателя пошагово

Откройте Продажи → Заказы покупателей и нажмите кнопку «Создать». Если ведётся учёт по нескольким соглашениям, программа предложит выбрать тип заказа — выберите нужное соглашение или вариант «Без соглашения».

Заполните шапку документа: укажите Клиента (контрагента), Организацию от имени которой продаёте, Склад отгрузки и при необходимости Менеджера. Поля «Соглашение», «Валюта», «Налогообложение» обычно подставляются из соглашения — проверьте их, но не правьте без необходимости.

Перейдите на вкладку «Товары» и добавьте позиции: кнопка «Добавить» для ручного ввода или «Подобрать товары» для выбора из справочника с остатками и ценами. Для каждой строки укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Сумма, скидки и НДС по документу рассчитаются автоматически.

1. 1
   Откройте Продажи → Заказы покупателей и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните клиента, организацию, склад и соглашение
3. 3
   Добавьте товары через «Подобрать товары», укажите количество и цены
4. 4
   Установите статус «К отгрузке» и при необходимости дату отгрузки
5. 5
   Нажмите «Провести и закрыть»
6. 6
   Проверьте резерв товара через отчёт «Остатки и доступность товаров»

Статусы заказа и резервирование товара

Статус определяет, как заказ влияет на остатки. В статусе «К согласованию» документ проводится, но товар не резервируется — это черновик для внутреннего согласования. Статус «К отгрузке» переводит заказ в работу: товар встаёт в резерв на складе, и менеджеры видят его в списке отгрузок. Статус «Ожидается оплата» используется при работе по предоплате — отгрузка блокируется до поступления денег.

Резервирование работает только если в настройках склада и номенклатуры разрешён резерв под заказы. Проверить, встал ли товар в резерв, можно из формы заказа: кнопка «Отчеты → Остатки и доступность товаров» покажет колонки «В наличии», «В резерве» и «Доступно». Если резерв не появился, проверьте, что статус заказа «К отгрузке», а в карточке склада не отключено резервирование.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ проведён

Норма

Номер и дата присвоены, иконка заказа без пометки «не проведён»

Тревожный признак

Документ в списке отображается серым или с восклицательным знаком

Резерв товара

Норма

В отчёте «Остатки и доступность» колонка «В резерве» показывает количество из заказа

Тревожный признак

Резерв равен нулю при статусе «К отгрузке»

Связь с отгрузкой

Норма

По кнопке «Создать на основании» доступна «Реализация товаров и услуг»

Тревожный признак

Пункт создания реализации отсутствует или неактивен

Как оформить заказ поставщику

Заказ поставщику создаётся зеркально: Закупки → Заказы поставщикам → Создать. В шапке укажите поставщика, организацию-покупателя, склад поступления и соглашение с поставщиком, если оно ведётся. На вкладке «Товары» добавьте закупаемую номенклатуру с количеством и ценами закупки — их можно ввести вручную или подтянуть из последних цен поставщика.

Особенность заказа поставщику — этапы оплаты и дата поступления. На вкладке «Этапы оплаты» укажите график: предоплата, постоплата или аванс с процентами и датами. Поле «Дата поступления» в таблице товаров используется планированием закупок: программа рассчитывает, когда товар должен прийти, чтобы обеспечить потребность. После заполнения установите статус «К поступлению» и проведите документ.

Быстрый способ — создать заказ поставщику на основании заказа покупателя или внутреннего заказа: откройте документ-основание, нажмите «Создать на основании → Заказ поставщику». Табличная часть заполнится автоматически потребностью, что исключает ошибки ручного переноса позиций.

Сравнение вариантов

Заказ покупателя

Фиксирует продажу клиенту, резервирует товар, основание для реализации и счёта на оплату

Заказ поставщику

Фиксирует закупку, планирует поступление и оплату, основание для приходной накладной

Работа без заказа

Реализация или поступление создаются напрямую — быстрее, но нет резерва, контроля потребностей и анализа незакрытых заказов

Как заказ связан с отгрузкой, оплатой и печатью документов

Заказ — это не финальный документ, а связующее звено. На его основании создаются: «Реализация товаров и услуг» (отгрузка клиенту), «Счёт на оплату покупателю», «Приходный кассовый ордер» или оплата, а для закупок — «Поступление товаров и услуг» и «Списание безналичных денежных средств». Цепочка «заказ → реализация → оплата» позволяет видеть состояние расчётов по каждому заказу.

Печатная форма заказа вызывается кнопкой «Печать» в форме документа: доступны «Заказ покупателя», «Счёт на оплату» и другие формы, зависящие от настроек. Если нужен факсимиле или подпись, они настраиваются в карточке организации и ответственных лиц.

Контроль исполнения ведите через отчёт «Состояние выполнения заказов» (кнопка «Отчеты» в журнале заказов): он показывает, что отгружено, что оплачено и сколько осталось по каждому заказу. Закрывайте полностью исполненные заказы командой «Закрыть заказ» — иначе они будут «висеть» в отчётах как незавершённые и искажать картину потребностей.

Если отгрузка часто идёт частями, не меняйте количество в самом заказе под каждую реализацию — создавайте реализации на основании заказа с частичным количеством. Программа сама отследит остаток к отгрузке, а история заказа останется чистой.

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — заказ проводится, но товар не резервируется. Причины: статус «К согласованию» вместо «К отгрузке», отключённое резервирование в настройках или отсутствие свободного остатка на складе. Вторая типичная ошибка — создание заказа без соглашения, из-за чего цены и условия оплаты приходится вводить вручную и легко ошибиться в валюте или НДС.

Отдельный риск — редактирование заказа после частичной отгрузки. Изменение количества в строке, по которой уже есть реализация, приведёт либо к ошибке проведения, либо к расхождению «заказано/отгружено». Перед правкой проверьте состояние исполнения заказа. Также не удаляйте проведённый заказ, по которому есть связанные документы: сначала распроведите или удалите документы-«потомки», иначе нарушится целостность учёта.

Проверка результата и завершение работы с заказом

После проведения заказа выполните три проверки. Первая: заказ виден в журнале с присвоенным номером и не помечен как непроведённый. Вторая: в отчёте «Остатки и доступность товаров» по складу отгрузки появился резерв. Третья: по кнопке «Создать на основании» доступны реализация и счёт на оплату.

Когда заказ полностью отгружен и оплачен, установите ему состояние «Закрыт» через команду в журнале или форме документа. Если клиент отказался от части товара, используйте «Закрытие заказа» с указанием причины отмены — строки закроются корректно, резерв снимется, и товар вернётся в свободный остаток.

Частые вопросы

Чем заказ отличается от реализации в 1С 8?

Заказ фиксирует намерение и резервирует товар, но не списывает его со склада и не формирует задолженность. Реализация — это факт отгрузки: она списывает остатки, начисляет выручку и долг покупателя. Заказ можно удалить или отменить без последствий для учёта, реализацию — нет.

Почему в списке нет кнопки «Заказ покупателя»?

Скорее всего, отключена функциональная опция. Откройте «НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи» и включите «Заказы покупателей». Также проверьте права пользователя: роль должна включать доступ к документам продаж.

Можно ли изменить заказ после того, как по нему уже отгрузили часть товара?

Технически можно, но с ограничениями: нельзя уменьшить количество ниже уже отгруженного и удалить строку, по которой есть реализация. Безопаснее добавлять новые строки или закрывать заказ с отменой неотгруженного остатка через команду «Закрыть заказ».

Как сделать заказ в 1С:Розница или Управление нашей фирмой?

Принцип тот же, но расположение отличается. В «Управлении нашей фирмой» — раздел «Продажи → Заказы покупателей», в «Рознице» заказ покупателя создаётся из раздела «Продажи» или из РМК при оформлении предоплаты. Шапка, таблица товаров и проведение работают аналогично.

Почему товар не встаёт в резерв, хотя статус «К отгрузке»?

Проверьте три вещи: есть ли свободный остаток на складе отгрузки, включено ли резервирование в настройках учёта (раздел «НСИ и администрирование → Казначейство и взаиморасчеты / Склад» в зависимости от конфигурации) и не указан ли в строке заказа вариант обеспечения «Со склада» без остатка. Отчёт «Остатки и доступность товаров» покажет, что именно блокирует резерв.

Как распечатать заказ или счёт на оплату для клиента?

Откройте проведённый заказ и нажмите кнопку «Печать» — в списке будут доступны «Заказ покупателя» и «Счёт на оплату». Если счёта нет, создайте его через «Создать на основании → Счёт на оплату покупателю», заполните этапы оплаты и распечатайте из формы счёта.