Торговля и Склад · 9 мин
Как сделать заказ поставщику в 1С
Как создать заказ поставщику в 1С: заполнение документа, расчёт потребности, контроль статусов, оприходование и типичные ошибки. Пошаговая инструкция.
Заказ поставщику в 1С — это документ, который фиксирует потребность компании в товарах или материалах и служит основой для последующих поступлений и оплат. Он позволяет контролировать сроки поставки, согласовывать цены и не расплачиваться за то, что ещё не приехало на склад. Без этого документа учёт закупок превращается в набор разрозненных накладных, по которым сложно понять, что заказывали, что получили и что ещё в пути.
Механика создания заказа похожа в большинстве конфигураций — 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP, 1С:Бухгалтерия. Различаются в основном названия разделов и глубина аналитики. Ниже разобран универсальный порядок действий, который подойдёт для типовых решений, а также варианты автоматического расчёта потребности и контроля исполнения заказа.
Подготовка: что проверить до создания заказа
До того как создавать документ, убедитесь, что в базе корректно заведены справочники. Контрагент-поставщик должен существовать с заполненными реквизитами, а для него желательно завести договор с указанием валюты, условий оплаты и порядка расчётов. Если договоров нет, программа в ряде конфигураций создаст его автоматически, но с параметрами по умолчанию — это потом придётся исправлять.
Проверьте карточки номенклатуры: у товаров должны быть указаны единицы измерения, ставки НДС и, при необходимости, поставщик по умолчанию. Если планируете использовать соглашения с поставщиками (в УТ и ERP), заранее настройте типовое или индивидуальное соглашение с ценами — тогда цены в заказ подставятся автоматически и не придётся вбивать их вручную.
Отдельно проверьте склад, на который ожидается поставка, и организацию, от имени которой оформляется закупка. Ошибка в организации — одна из самых частых причин некорректного отражения закупок в учёте.
Создание заказа поставщику вручную
В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP откройте раздел «Закупки» → «Заказы поставщикам» и нажмите «Создать». В 1С:Бухгалтерии документ находится в разделе «Покупки» → «Заказы поставщикам» (если функциональность включена в настройках). Откроется форма нового документа.
Заполните шапку документа: поставщика, договор, организацию, склад и желаемую дату поступления. В УТ и ERP дополнительно укажите соглашение и условия оплаты — от них зависит график платежей. Поле «Поступление одной датой» удобно, когда вся поставка ожидается разом; если товар приедет частями, даты лучше задавать по строкам.
Затем заполните табличную часть «Товары». Добавляйте позиции кнопкой «Добавить», подбором или вставкой из буфера обмена — в современных версиях можно скопировать список из Excel и вставить прямо в таблицу. Для каждой строки укажите количество, цену и ставку НДС. Сумма и итог по документу рассчитаются автоматически.
- 1Откройте «Закупки» → «Заказы поставщикам», нажмите «Создать»
- 2Заполните поставщика, договор, организацию и склад
- 3Добавьте товары в табличную часть, укажите количество и цены
- 4Проверьте итоговую сумму и ставки НДС
- 5Нажмите «Провести и закрыть» и при необходимости распечатайте заказ
Автоматическое формирование заказа по потребностям
Когда ассортимент большой, ручной ввод неудобен. В УТ и ERP есть обработка «Формирование заказов по потребностям» (раздел «Закупки»), которая рассчитывает, сколько товара нужно заказать, исходя из остатков, минимальных запасов, заказов клиентов и заданных параметров пополнения.
Логика простая: для каждой позиции задаётся способ обеспечения — например, поддержание минимального и максимального запаса на складе. Обработка сравнивает свободный остаток с нормой и предлагает к заказу недостающее количество. Результат можно отредактировать вручную, а затем одной кнопкой сформировать заказы, сгруппированные по поставщикам.
Ещё один сценарий — создание заказа поставщику на основании заказа клиента. Это удобно при работе «под заказ»: из формы заказа клиента по кнопке «Создать на основании» формируется заказ поставщику с уже заполненной номенклатурой, и программа сохраняет связь между документами для контроля обеспечения.
Сравнение вариантов
Подходит для небольших закупок и разовых позиций; требует внимательности при вводе цен и количества
Для регулярного пополнения склада; требует настроенных способов обеспечения и корректных остатков
Для работы под конкретную продажу; сохраняет связь документов, но не учитывает складские запасы
Статусы, согласование и отправка поставщику
В УТ и ERP заказ может проходить через статусную модель: «Не согласован», «Согласован», «К поступлению», «Закрыт». Пока заказ в статусе «Не согласован», оформить по нему поступление нельзя — это защищает от закупок, которые руководитель ещё не утвердил. Смена статуса обычно доступна пользователям с соответствующими правами.
После проведения заказ можно распечатать или выгрузить. Через кнопку «Печать» доступна печатная форма заказа, которую отправляют поставщику по почте. Если в компании настроен обмен электронными документами (ЭДО), заказ можно отправить контрагенту прямо из 1С, а статус доставки отследить в журнале документов.
Если поставщик работает по предоплате, на основании заказа оформляется счёт на оплату поставщику, а затем платёжное поручение. Цепочка «заказ → счёт → оплата → поступление» сохраняет связность: по заказу видно, сколько оплачено и сколько поставлено.
Контроль исполнения заказа и поступление товара
Когда товар приехал, поступление оформляется на основании заказа: откройте заказ и по кнопке «Создать на основании» выберите «Поступление товаров и услуг» (в УТ — «Приобретение товаров и услуг»). Табличная часть заполнится из заказа, останется сверить фактическое количество с документами поставщика и скорректировать расхождения.
Если поставка идёт частями, создавайте несколько поступлений на один заказ — программа будет отслеживать незакрытый остаток по каждой позиции. Когда всё получено, заказ переводится в статус «Закрыт» вручную или закрывается автоматически при полном поступлении и оплате, в зависимости от настроек.
Для контроля используйте отчёты: «Исполнение заказов поставщикам», «Анализ выполнения заказов» или универсальный отчёт по документу. Они показывают, сколько заказано, сколько поступило, сколько оплачено и какие позиции зависли. Регулярная сверка по этим отчётам предотвращает ситуацию, когда деньги ушли, а товар так и не приехал.
Как проверить результат
Совпадает со счётом или прайсом поставщика
Расхождения по ценам или НДС — проверьте соглашение и ставки
Заказано = поступило, заказ закрыт
Есть непоставленный остаток при завершённой сделке
Поступление и оплата созданы на основании заказа
Документы оформлены отдельно, аналитика не сходится
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — оформление поступления без заказа, когда заказ всё-таки создавался. В результате заказ остаётся незакрытым, отчёты по исполнению «зависают», а менеджер получает лишние напоминания. Если заказ был, поступление всегда создавайте на его основании.
Вторая группа ошибок связана с ценами: ручной ввод цены при настроенном соглашении приводит к расхождениям с прайсом поставщика, а неверная ставка НДС искажает сумму оплаты и книгу покупок. Перед проведением сверяйте итоговую сумму заказа со счётом поставщика.
Учтите ограничение: в 1С:Бухгалтерии заказ поставщику носит информационный характер и не формирует резервов и сложной аналитики обеспечения. Если нужен полноценный контроль потребностей, статусов и обеспечения заказов клиентов, потребуется УТ, КА или ERP.
Что важно запомнить
Заказ поставщику создаётся в разделе «Закупки», заполняется по поставщику, складу и товарам, а поступление и оплата оформляются на его основании. Контролируйте исполнение через статусы и отчёты, а цены и НДС сверяйте со счётом поставщика до проведения.
Частые вопросы о заказах поставщикам в 1С
Можно ли изменить заказ после того, как по нему уже было поступление?
Да, но с ограничениями. Уменьшить количество ниже уже поступившего программа не даст. Если условия изменились, корректируйте открытый остаток заказа или закрывайте его и создавайте новый документ на дополнительную поставку.
Как закрыть заказ, если поставщик не довёз часть товара?
В УТ и ERP используйте команду «Закрыть заказ» или обработку «Закрытие заказов» — непоставленный остаток будет отменён. В бухгалтерской конфигурации достаточно пометить заказ как исполненный вручную, поскольку он не влияет на проводки.
Можно ли загрузить заказ из файла Excel?
Да. В табличную часть товаров можно вставить скопированные из Excel строки, а в УТ и ERP есть штатная загрузка из внешних файлов через «Загрузить данные из файла». Колонки файла сопоставляются с полями документа при загрузке.
Формирует ли заказ поставщику проводки в бухгалтерском учёте?
Нет, в типовых конфигурациях заказ — плановый документ: он не создаёт проводок и не меняет остатки. Движения по учёту появляются только при поступлении товаров и оплате. Исключение — управленческие регистры обеспечения в УТ и ERP.
Что делать, если цена поставщика изменилась после согласования заказа?
Исправьте цены в самом заказе до оформления поступления и при необходимости повторно переведите его на согласование. Если поступление уже оформлено по новой цене, оформляется корректировка поступления, а заказ корректируется отдельно для чистоты аналитики.