Как сделать заказ клиента в 1С

Документ «Заказ клиента» в 1С — это фиксация обязательства отгрузить покупателю товары или оказать услуги на согласованных условиях. Он есть в конфигурациях «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», ERP и «Управление нашей фирмой», и во всех них логика работы схожа: заказ резервирует товар, служит основанием для реализации и оплаты, а по нему строятся отчёты по продажам и задолженности.

Ошибки при оформлении заказа приводят к конкретным последствиям: неверно указанное соглашение «тянет» не те цены, неправильный статус блокирует отгрузку, а отсутствие резерва позволяет продать один и тот же остаток дважды. Ниже разобран полный цикл работы с документом — от включения функциональности до контроля исполнения.

Инструкция ориентирована на интерфейс «Такси» актуальных редакций 1С:Управление торговлей 11 и 1С:УНФ. Названия команд в других конфигурациях могут отличаться, но последовательность действий сохраняется.

Где находится документ и что проверить перед созданием

В 1С:Управление торговлей заказы клиентов расположены в разделе «Продажи» → «Заказы клиентов». В 1С:УНФ — в разделе «Продажи» → «Заказы покупателей». Если команда не отображается, значит, функциональность отключена или у пользователя нет прав.

Перед первым использованием проверьте настройки. В УТ 11 перейдите в «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи» и убедитесь, что включён флаг «Заказы клиентов». Там же выбирается режим использования: заказ как счёт, как документ на отгрузку или оба варианта. От этого зависит, какие статусы будут доступны в документе.

Также заранее должны быть заполнены справочники: контрагент (клиент), номенклатура с ценами, склад и при использовании типовых условий — соглашение с клиентом. Если соглашений нет, программа позволит указать условия продажи вручную прямо в документе, но тогда цены придётся вводить самостоятельно.

Как создать документ и заполнить шапку

Откройте список заказов и нажмите «Создать». В форме документа последовательно заполните поля шапки — от них зависит автоматическое заполнение остального:

• Клиент — контрагент-покупатель. После выбора программа подставит договор и соглашение по умолчанию.
• Соглашение — типовые условия продажи: вид цен, валюта, порядок оплаты, налогообложение. Именно соглашение определяет, какие цены подставятся в табличную часть.
• Организация — от чьего имени оформляется продажа, если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам.
• Склад — склад отгрузки. От него зависит, с каких остатков будет резервироваться товар.
• Дата отгрузки — плановая дата, используется при планировании и контроле сроков.

Порядок заполнения важен: сначала клиент и соглашение, потом товары. Если сначала внести номенклатуру, а затем сменить соглашение, программа переспросит о перезаполнении цен, и ручные правки цен могут быть потеряны.

Как добавить товары и услуги в табличную часть

Номенклатуру добавляют на вкладке «Товары» кнопкой «Добавить» — построчно, либо через «Подбор», который удобен при большом ассортименте: откроется форма с остатками и ценами, где товары переносятся в заказ двойным щелчком или кнопкой «Перенести в документ».

В каждой строке проверьте количество, цену, ставку НДС и итоговую сумму. При необходимости укажите скидку вручную или через команду «Цены и скидки» → «Рассчитать скидки», если настроены автоматические скидки. Для услуг используется та же табличная часть — у номенклатуры с типом «Услуга» не требуется складской учёт и резервирование.

Быстрый способ заполнить заказ — скопировать существующий. В списке документов выделите похожий заказ и нажмите «Скопировать» (F9): программа создаст новый документ с тем же клиентом и составом, останется скорректировать количество и дату.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Заказы клиентов» → «Создать»
2. 2
   Выберите клиента и проверьте соглашение и договор
3. 3
   Укажите организацию, склад и дату отгрузки
4. 4
   Добавьте товары через «Добавить» или «Подбор»
5. 5
   Проверьте цены, НДС и итоговую сумму
6. 6
   Установите статус «К отгрузке» и при необходимости резерв
7. 7
   Нажмите «Провести и закрыть»

Статусы заказа и резервирование товара

Статус управляет допустимыми действиями с заказом. Типовой набор в УТ 11: «К согласованию» — черновик, по нему нельзя отгружать; «К отгрузке» — рабочий статус, разрешающий создание реализации; «Ожидается оплата» — при контроле предоплаты. Переход между статусами выполняется вручную или автоматически по факту оплаты, если включён соответствующий контроль.

Резервирование фиксирует товар за конкретным заказом, чтобы его не продали другому покупателю. В табличной части в колонке «Действие» установите «Резервировать на складе» для нужных строк, либо используйте кнопку «Заполнить обеспечение» — программа сама распределит доступные остатки. Признак успешного резерва: в отчёте «Остатки и доступность товаров» количество по заказу уменьшает свободный остаток, но не фактический.

Если товара не хватает, обеспечение можно разделить: часть зарезервировать со склада, часть перевести в состояние «К обеспечению» — такие позиции попадут в обработку формирования заказов поставщикам.

Как оформить на основании заказа оплату и отгрузку

Основная ценность заказа — он служит основанием для последующих документов. Кнопка «Создать на основании» в форме заказа предлагает нужные варианты: «Счёт на оплату», «Реализация товаров и услуг», «Приходный кассовый ордер» или «Операция по платёжной карте».

При создании реализации программа переносит из заказа клиента, товары, цены и склад, а сам заказ закрывается автоматически при полной отгрузке. Если отгрузка частичная, заказ остаётся открытым на невыполненный остаток. Связь документов видна в отчёте «Структура подчинённости» — по нему удобно проверять, что заказ, оплата и реализация ссылаются друг на друга.

Печатные формы доступны по кнопке «Печать»: счёт на оплату, заказ клиента в свободной форме, а при оформленной реализации — ТОРГ-12 или УПД. Если нужна нестандартная форма, её добавляют через механизм внешних печатных форм в разделе «Администрирование».

Как проверить, что заказ оформлен правильно

После проведения выполните короткий контроль. Откройте отчёт «Ведомость расчётов с клиентами» или «Задолженность клиентов» — заказ с предоплатными условиями должен появиться там как ожидаемая оплата. Проверьте «Остатки и доступность товаров»: зарезервированное количество не должно быть доступно для других продаж.

Контроль исполнения удобно вести через отчёт «Состояние исполнения заказов»: он показывает по каждому заказу сумму, процент оплаты и отгрузки. Заказ считается корректно закрытым, когда по нему отгружено 100% товара и получена полная оплата — тогда он исчезает из списка просроченных и не выполненных.

Контрольные точки

Как проверить результат

Свободный остаток в отчёте «Остатки и доступность»

Норма

Уменьшился на зарезервированное количество

Тревожный признак

Не изменился — резерв не установлен

Структура подчинённости заказа

Норма

Видны реализация и оплата, связанные с заказом

Тревожный признак

Документы созданы без заказа — задолженность не свяжется

Отчёт «Состояние исполнения заказов»

Норма

Закрыт по оплате и отгрузке после завершения

Тревожный признак

Висит как просроченный при фактически выполненной поставке

Типичные ошибки и как их исправить

Чаще всего проблемы возникают из-за неверного соглашения: документ подтягивает не те цены или валюту. Исправление — изменить соглашение в шапке и согласиться на перезаполнение цен, предварительно зафиксировав ручные скидки. Вторая распространённая ошибка — создание реализации не на основании заказа, а отдельным документом: тогда заказ остаётся незакрытым и искажает отчёты по исполнению.

Третья группа ошибок связана с резервами: резерв ставится на заказ, который потом отменяют, но сам резерв не снимают. Товар «зависает» и недоступен для продажи. Решение — отменить заказ штатной командой «Отмена» / установкой состояния «Отменён», при этом обеспечение снимается автоматически, либо снять резерв вручную через обработку «Снятие резервов».

Частые вопросы

Чем заказ клиента отличается от счёта на оплату?

Счёт — это только предложение оплатить, он не резервирует товар и не управляет отгрузкой. Заказ фиксирует обязательство поставки, резервирует остатки и служит основанием для реализации. В УТ счёт можно создать на основании заказа одной кнопкой.

Можно ли изменить проведённый заказ?

Да, если по нему ещё нет реализации: откройте документ, измените данные и перепроведите. Если реализация уже создана, сначала отредактируйте её или пометьте на удаление, иначе получите расхождение между заказом и отгрузкой.

Почему не подставляются цены в табличную часть?

Проверьте три вещи: указан ли вид цен в соглашении, установлена ли цена для номенклатуры документом «Установка цен номенклатуры» на дату заказа, не стоит ли в строке ручной ввод нулевой цены. Чаще всего причина — отсутствие установленной цены на нужную дату.

Как отменить заказ, по которому клиент отказался?

Откройте заказ и используйте команду отмены (в УТ — установка состояния «Отменён» кнопкой в форме или через обработку «Помощник продаж»). Резервы при этом снимаются автоматически. Просто помечать документ на удаление не рекомендуется, если по нему есть связанные документы.

Можно ли выставить заказ с частичной предоплатой?

Да. В соглашении или в заказе настройте этапы оплаты: например, 30% аванс и 70% перед отгрузкой. Программа будет контролировать поступление каждого этапа и при включённом контроле не даст отгрузить сверх оплаченной суммы.

Где посмотреть все невыполненные заказы?

Используйте отчёт «Состояние исполнения заказов» в разделе «Продажи» → «Отчёты по продажам». Он показывает по каждому заказу сумму, процент оплаты и отгрузки и позволяет отфильтровать просроченные.