Торговля и Склад · 11 мин
Как сделать возвратные документы в 1С
Как оформить возврат товара от покупателя и поставщику в 1С: создание документов на основании реализации, проводки, корректировка НДС, типичные ошибки и проверка результата.
Возвратные документы в 1С оформляются в двух зеркальных ситуациях: покупатель возвращает товар вам (возврат от покупателя) либо вы возвращаете товар поставщику. В обоих случаях правильный путь — создавать документ возврата на основании исходного документа реализации или поступления: тогда программа автоматически подтянет номенклатуру, цены, ставки НДС и договор, а в учёте сформируются корректные сторнирующие проводки.
Ошибки в возвратах опасны не только складскими расхождениями. Некорректно оформленный возврат искажает НДС (вычет или начисление), выручку в книге продаж и взаиморасчёты с контрагентом. Поэтому перед проведением документа важно понимать, какой тип возврата у вас происходит, в каком периоде была исходная отгрузка и не закрыт ли уже этот период.
Ниже разобраны оба сценария на примере типовых конфигураций «1С:Управление торговлей 11» и «1С:Бухгалтерия 8». Названия документов и пункты меню могут немного отличаться в зависимости от конфигурации и её версии, но логика действий одинакова.
Какой документ выбрать: определяем тип возврата
Прежде чем создавать документ, ответьте на два вопроса: кто кому возвращает товар и на каком основании. От этого зависит вид документа, счета учёта и отражение в налоговом учёте.
Если ваш покупатель вернул ранее отгруженный ему товар — нужен документ «Возврат товаров от покупателя». Он уменьшает вашу выручку и дебиторскую задолженность покупателя, а товар приходуется обратно на склад. Если возвращаете вы своему поставщику — используется «Возврат товаров поставщику»: списывается товар со склада и уменьшается ваша кредиторская задолженность.
Отдельный случай — розничная продажа по чеку ККТ. Возврат по чеку в тот же день оформляется «Возвратом товаров от розничного покупателя» в разделе кассовых операций, а не документом оптового возврата.
Как выбрать действие
Возврат товаров от покупателя: пошаговое оформление
Самый надёжный способ — создать возврат на основании документа реализации. Откройте нужную «Реализацию товаров и услуг», нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Возврат товаров от покупателя». Программа перенесёт контрагента, договор, склад, табличную часть с товарами, ценами и ставками НДС.
Если покупатель вернул только часть товара, отредактируйте количество в табличной части: удалите строки, которые не возвращаются, и исправьте количество в оставшихся. Цены и скидки менять не нужно — возврат должен идти по тем же ценам, по которым была продажа, иначе возникнет разница во взаиморасчётах.
Проверьте ключевые поля перед проведением: склад (товар должен оприходоваться туда, откуда отгружался, или на склад возвратов), договор, счёт учёта расчётов и ставку НДС. После проверки нажмите «Провести и закрыть».
- 1Найдите исходную реализацию в журнале документов продажи
- 2Нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров от покупателя»
- 3Скорректируйте количество и состав возвращаемых товаров
- 4Проверьте склад, договор, цены и ставки НДС
- 5Проведите документ и сверьте проводки через кнопку «Дт/Кт»
- 6Оформите возврат денег или зачтите сумму в счёт других отгрузок
После проведения откройте движения документа (кнопка «Дт/Кт» или «Показать проводки»). Типовая картина: сторно выручки (Дт 62 Кт 90.01 со знаком минус или красным сторно), сторно себестоимости (Дт 90.02 Кт 41) и сторно НДС. Точный вид зависит от конфигурации и настроек учётной политики.
Возврат товаров поставщику: оформление и нюансы
Документ «Возврат товаров поставщику» так же создаётся на основании «Поступления товаров и услуг». Откройте поступление, выберите «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику», скорректируйте состав и количество возвращаемых позиций и проведите документ.
Важный налоговый нюанс: при возврате поставщику вы фактически реализуете товар обратно. Если поставщик — плательщик НДС, на возврат нужно выставить счёт-фактуру (как при обычной реализации), а не регистрировать счёт-фактуру поставщика повторно. В 1С счёт-фактура на возврат создаётся по ссылке в документе возврата либо через «Создать на основании».
Если товар возвращается из-за брака или недопоставки, зафиксируйте это в бумажных документах (акт, претензия) и укажите основание в комментарии документа. Это упростит разбор расхождений при сверке с поставщиком.
Денежная часть: возврат оплаты и взаимозачёт
Сам по себе документ возврата не двигает деньги — он только корректирует задолженность. Если покупатель уже оплатил товар, после возврата образуется аванс (кредиторская задолженность перед ним). Её нужно закрыть одним из двух способов.
Первый — вернуть деньги: оформите «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Возврат покупателю» или «Расходный кассовый ордер», если расчёт наличными. В поле документа расчётов укажите документ возврата, чтобы зачёт прошёл корректно. Второй — зачесть сумму в счёт следующих отгрузок этому покупателю: тогда достаточно, чтобы при следующей реализации аванс зачёлся автоматически.
При возврате поставщику зеркально: если вы уже оплатили поступление, у поставщика образуется долг перед вами, который закрывается его возвратом денег (оформляется «Поступление на расчётный счёт» с видом «Возврат от поставщика») или зачётом в счёт будущих поставок.
Как проверить результат
Задолженность уменьшилась на сумму возврата, нет «зависших» остатков
Сумма возврата висит отдельным авансом или дублирует долг
Возвращённый товар появился на складе (или списался при возврате поставщику)
Количество не изменилось или появился отрицательный остаток
Возврат отразился в НДС-регистрах корректной стороной
Записи по возврату нет или она попала не в тот раздел
Корректировка или возврат: что выбрать при ошибке в документах
Частая ситуация: товар физически не возвращается, но в реализации ошиблись в цене или количестве. Оформлять возврат здесь нельзя — это исказит складской учёт. Для таких случаев предназначен документ «Корректировка реализации» (или «Корректировка поступления»), который создаётся на основании исходного документа и выпускает корректировочный счёт-фактуру.
Правило простое: если движется товар — нужен возврат; если меняются только суммы и количество на бумаге — корректировка. Смешение этих документов — одна из самых частых причин расхождений между бухгалтерским и складским учётом.
Возврат или корректировка
Товар физически перемещается обратно. Изменяет складские остатки и расчёты
Товар не двигается, исправляются цены, количество или реквизиты. Выпускается корректировочный счёт-фактура
Только для исправления ошибок текущего периода, когда исходный документ проведён ошибочно целиком
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространённая ошибка — создание возврата «с нуля», без связи с исходной реализацией. Такой документ не видит цены продажи, не сторнирует себестоимость корректно и ломает зачёт авансов. Всегда создавайте возврат на основании исходного документа.
Вторая группа проблем связана с закрытым периодом. Если реализация была в прошлом квартале, а период закрыт и дата запрета редактирования установлена, возврат оформляется текущей датой — это нормально и правомерно, но проводки попадут в текущий период. Не пытайтесь проводить возврат задним числом в закрытом периоде.
Третья ошибка — возврат товара, которого нет в исходной реализации, или в большем количестве. Программа либо не даст провести документ, либо создаст отрицательные остатки. Перед проведением сверьте возврат с реализацией построчно.
Проверка результата и контроль учёта
После оформления возврата выполните три контрольные проверки. Первая — складская: отчёт «Остатки и доступность товаров» (в УТ) или «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41» (в Бухгалтерии) должен показать приход возвращённого товара. Вторая — расчёты: сформируйте «Акт сверки» с контрагентом и убедитесь, что возврат отражён и задолженность уменьшилась.
Третья проверка — налоговая. Откройте книгу продаж и книгу покупок за период возврата и убедитесь, что корректировка НДС отразилась. Если возврат не попал в налоговые регистры, чаще всего причина в непроведённом счёте-фактуре или в том, что документ создан без основания.
Удобно вести возвраты по одному контрагенту последовательно: сначала товарный документ, потом денежный, потом акт сверки. Если оформлять их «вразнобой» разными датами, при сверке в конце месяца появляются временные разницы, которые легко принять за ошибку.
Частые вопросы
Можно ли оформить возврат, если исходную реализацию уже удалили?
Да, но это нежелательно. Создайте «Возврат товаров от покупателя» вручную, заполните контрагента, договор и табличную часть с правильными ценами из первичных документов. Учтите, что удаление проведённой реализации само по себе искажает учёт — правильнее восстановить документ из архивной копии или ввести его заново.
Как оформить частичный возврат, если вернули только часть позиций?
Создайте возврат на основании реализации и в табличной части удалите лишние строки, а в оставшихся исправьте количество на фактически возвращённое. Цены и ставки НДС не меняйте — программа сама пересчитает суммы.
Покупатель вернул товар в следующем квартале — какой датой проводить возврат?
Текущей датой, когда товар фактически принят на склад. Проводить возврат задним числом в закрытом периоде нельзя: это потребует перепроведения и может «съехать» сданная отчётность. Налоговые корректировки при этом отражаются в периоде возврата по правилам НК РФ.
Чем возврат отличается от документа «Корректировка реализации»?
Возврат оформляет физическое движение товара обратно на склад и сторнирует себестоимость. Корректировка исправляет только суммы, количество или реквизиты без движения товара и сопровождается корректировочным счётом-фактурой. Использовать один документ вместо другого нельзя.
Нужно ли пробивать чек при возврате оплаты покупателю?
Если расчёт был с применением ККТ (розница или оплата картой/наличными с чеком), то при возврате денег пробивается чек с признаком «возврат расхода». В безналичных расчётах между организациями чек не требуется.
Что делать, если после возврата в ОСВ по счёту 62 висит аванс покупателя?
Это нормально, если оплата уже была получена: аванс означает вашу задолженность перед покупателем. Закройте её возвратом денег через «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Возврат покупателю» либо зачтите при следующей отгрузке этому же контрагенту по тому же договору.
Что важно запомнить
Возврат всегда создаётся на основании исходного документа: «Возврат от покупателя» — на основании реализации, «Возврат поставщику» — на основании поступления. Товарный документ корректирует остатки и расчёты, деньги возвращаются отдельным платёжным документом. После проведения сверьте склад, взаиморасчёты и регистры НДС.