Как сделать возвратную накладную поставщику в 1С

Возврат товара поставщику в 1С оформляется документом «Возврат товаров поставщику», который списывает товар со склада, формирует задолженность поставщика перед вашей организацией и корректирует налоговый учёт по НДС. Документ доступен в типовых конфигурациях «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP» и «1С:Бухгалтерия» — различается только расположение в меню и набор проводок.

Правильнее всего создавать возвратную накладную на основании документа поступления: тогда программа автоматически подставит контрагента, договор, склад, номенклатуру, цены и партии товара. Ручное создание без основания допустимо, но требует вручную указывать цены и следить, чтобы возвращаемое количество не превышало фактический остаток по партии.

Ниже — порядок действий для наиболее распространённых конфигураций, проводки, которые формирует документ, нюансы с НДС и типичные ошибки, из-за которых возврат «зависает» в учёте.

Когда оформляется возврат поставщику и какие есть основания

Возврат поставщику оформляют при обнаружении брака, пересортицы, недопоставки по качеству, возврате нереализованного товара по условиям договора, а также при возврате тары. Основание возврата влияет на налоговый учёт: возврат бракованного или ненадлежащего товара — это расторжение сделки в части товара, а возврат качественного товара по соглашению сторон налоговые органы нередко трактуют как обратную реализацию.

Практическое различие важно для НДС. При возврате некачественного товара покупатель восстанавливает принятый к вычету НДС через корректировку, а поставщик выставляет корректировочный счёт-фактуру. При возврате качественного товара покупатель фактически продаёт его обратно и сам выставляет обычный счёт-фактуру на отгрузку. В 1С это отражается разными способами регистрации счетов-фактур, поэтому вид возврата нужно согласовать с бухгалтером до проведения документа.

Создание возврата на основании поступления

Самый надёжный способ — ввод на основании. Откройте документ «Поступление товаров и услуг» (в УТ и КА — «Приобретение товаров и услуг»), по которому товар был принят, и нажмите кнопку «Создать на основании», затем выберите «Возврат товаров поставщику». Программа перенесёт шапку и табличную часть полностью.

После этого откорректируйте количество: удалите строки с товарами, которые не возвращаются, и в оставшихся строках укажите фактически возвращаемое количество. Если возвращаете часть товара по конкретной позиции, просто уменьшите число в колонке «Количество» — цена подставится из поступления автоматически.

Проверьте поле «Склад» — товар спишется именно с него, поэтому склад в возврате должен совпадать с тем, где товар физически хранится. Также проверьте договор и валюту документа: при вводе на основании они подтягиваются корректно, но при ручном создании их легко указать неверно.

1. 1
   Найдите документ поступления, по которому товар принят на склад
2. 2
   Нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику»
3. 3
   Удалите лишние строки и скорректируйте количество возвращаемого товара
4. 4
   Проверьте склад, договор, цены и ставку НДС
5. 5
   Проведите документ и распечатайте ТОРГ-12 или УПД для передачи с товаром
6. 6
   Зарегистрируйте корректировочный или исходящий счёт-фактуру в зависимости от типа возврата

Ручное создание возвратной накладной без основания

Если документ поступления найти нельзя (например, товар принят давно или учёт вёлся в другой базе), создайте возврат вручную. В «1С:Управление торговлей» путь: раздел «Закупки» → «Возвраты товаров поставщикам» → «Создать». В «1С:Бухгалтерии 8»: раздел «Покупки» → «Возвраты поставщику» или создание из списка документов поступления.

В шапке укажите контрагента, договор, склад и организацию. В табличной части добавьте номенклатуру, количество, цену и ставку НДС вручную. Цену указывайте ту, по которой товар был оприходован, — иначе возникнет разница между стоимостью списания партии и суммой возврата, которую придётся объяснять в учёте.

Главный риск ручного ввода — отсутствие свободного остатка по партии. Если товар уже продан или списан, программа при проведении сообщит о нехватке остатков на складе. В этом случае нужно либо уменьшить количество, либо сначала разобраться с движениями по складу через отчёт «Остатки товаров на складах».

Проводки и что меняется в учёте после проведения

При проведении возвратной накладной в «1С:Бухгалтерии» формируются стандартные проводки: Дт 60.01 Кт 41.01 — списание товара со склада на сумму задолженности поставщика, и сторнирование или корректировка НДС (Дт 60.01 Кт 19.03 либо восстановление через 76.ВА в зависимости от сценария и настроек). В управленческих конфигурациях дополнительно двигаются регистры товаров на складах и расчётов с поставщиками.

Если товар был оплачен авансом, задолженность по возврату закроется зачётом аванса; если оплаты не было — взаиморасчёты уменьшатся, и платить за возвращённый товар не потребуется. Если товар уже оплачен, поставщик должен вернуть деньги, и в учёте повиснет дебиторская задолженность до поступления оплаты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки на складе после проведения

Норма

Количество по возвращённым позициям уменьшилось на сумму возврата, отрицательных остатков нет

Тревожный признак

Появились минусовые остатки или количество не изменилось

Акт сверки с поставщиком

Норма

Появилась задолженность поставщика или уменьшилась ваша кредиторка на сумму возврата

Тревожный признак

Взаиморасчёты не изменились или сумма удвоилась

Книга покупок / продаж

Норма

НДС по возврату отражён корректировочной записью или исходящим счётом-фактурой

Тревожный признак

НДС не отражён или задвоен в обеих книгах

НДС при возврате: два сценария

Возврат некачественного товара

При возврате брака право собственности на товар как бы не переходило, поэтому покупатель восстанавливает ранее принятый к вычету НДС. В 1С это отражается через регистрацию корректировочного счёта-фактуры от поставщика или через документ «Восстановление НДС» — зависит от конфигурации и настроек учётной политики. Запись попадает в книгу продаж.

Возврат качественного товара по соглашению

Если товар надлежащего качества возвращается по договорённости, это считается обратной реализацией: вы выступаете продавцом и обязаны выставить поставщику обычный счёт-фактуру. В 1С на основании возврата создаётся исходящий счёт-фактура, запись попадает в книгу продаж. Если вы применяете УСН или освобождены от НДС, счёт-фактура не выставляется, и у поставщика могут возникнуть вопросы по вычету — это нормальная ситуация, регулируемая договором.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Товар бракованный или не соответствует заказуОформляйте возврат как расторжение сделки, ждите корректировочный счёт-фактуру от поставщика

Товар качественный, возврат по договорённостиОформляйте как обратную реализацию и выставляйте исходящий счёт-фактуру

Вы плательщик УСН без НДСВозврат оформляется без счёта-фактуры, НДС в документе не выделяется

Печать возвратной накладной и сопроводительных документов

Из проведённого документа доступны печатные формы: ТОРГ-12, товарная накладная, УПД (если применяется) и акт о возврате товаров. Кнопка «Печать» находится в командной панели документа. Накладная распечатывается в двух экземплярах: один передаётся с товаром поставщику, второй с подписью принявшего остаётся у вас.

Кроме накладной, к возврату обычно прикладывают претензионное письмо или акт выявленных недостатков (по форме ТОРГ-2, если расхождения выявлены при приёмке). Эти документы в 1С не всегда формируются автоматически — акт ТОРГ-2 есть в торговых конфигурациях в документе поступления при расхождениях по количеству или качеству.

Перед отгрузкой возврата согласуйте с поставщиком номер и дату документа, который он будет отражать у себя. Расхождение в номенклатуре документов — частая причина расхождений в актах сверки в конце квартала.

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельная частая ситуация — возврат товара, по которому уже сделана реализация в розницу и остаток частично выбыл. В этом случае возвращайте только фактически доступное количество, а по остальному объёму согласовывайте с поставщиком другие способы компенсации: скидку, допоставку или зачёт в счёт будущих закупок.

Если документ проведён с ошибкой, не удаляйте его задним числом в закрытом периоде. Используйте сторнирование или корректировку возврата, а исправления в закрытых периодах согласовывайте с главным бухгалтером — это влияет на сданную отчётность.

FAQ

Можно ли оформить возврат, если документ поступления в базе отсутствует?

Да, создайте «Возврат товаров поставщику» вручную и заполните все поля самостоятельно. Укажите цены из первичных документов поставщика, чтобы сумма возврата совпала с ожиданиями контрагента, и проверьте наличие свободного остатка на складе перед проведением.

Чем возврат поставщику отличается от корректировки поступления?

Корректировка поступления применяется, когда товар физически не двигается, а меняется цена или количество по согласованию (например, ретро-скидка). Если товар физически отгружается обратно поставщику, нужен именно документ возврата — он списывает товар со склада и формирует требование к поставщику.

Как вернуть поставщику тару?

Возвратная тара учитывается отдельно от товара (в бухгалтерском учёте — на счёте 41.03 или за балансом, если тара залоговая). В торговых конфигурациях возврат тары оформляется тем же документом возврата с указанием позиций тары, залоговые суммы при этом не являются доходом или расходом.

Документ не проводится: «Недостаточно товара на складе». Что делать?

Сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» по нужной позиции и складу из возврата. Причины: товар уже продан, списан, перемещён на другой склад или оприходован под другой номенклатурой (пересортица). Исправьте склад или количество в возврате либо сначала отразите фактические движения товара.

Нужно ли выставлять счёт-фактуру при возврате, если мы на УСН?

Нет. Организации на УСН не являются плательщиками НДС и счета-фактуры не выставляют. В документе возврата НДС не выделяется, поставщик принимает товар обратно без вычета по вашей накладной.

Как отследить, что поставщик вернул деньги за возвращённый товар?

После проведения возврата сформируйте акт сверки с контрагентом или отчёт «Задолженность поставщиков» / «Расчёты с контрагентами». Поступление денег оформляется документом «Поступление безналичных денежных средств» с видом операции «Возврат от поставщика», который закроет образовавшуюся дебиторскую задолженность.