Как оформить возврат товара в 1С:Управление торговлей

Возврат товара в 1С:Управление торговлей (УТ 11) оформляется отдельными документами: «Возврат товаров от клиента» — когда покупатель возвращает товар вам, и «Возврат товаров поставщику» — когда вы возвращаете товар своему контрагенту. Оба документа создают складские и финансовые движения: возвращают товар на склад (или списывают его), корректируют задолженность и формируют основание для возврата денег.

Правильное оформление важно не только для складского учёта. От документа возврата зависят остатки, взаиморасчёты, НДС и корректность отчётов по продажам. Если оформить возврат «вручную» через списание или реализацию с минусом, учёт разъедется: остатки не совпадут с фактом, а задолженность клиента будет висеть в базе.

Ниже разобраны оба сценария — возврат от покупателя и возврат поставщику — с указанием точных действий в интерфейсе УТ 11, проверки результата и типичных ошибок. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию без сильных доработок; названия разделов в вашей версии могут незначительно отличаться.

Подготовка: что проверить перед оформлением возврата

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе есть исходная операция. Для возврата от клиента должна существовать «Реализация товаров и услуг», по которой товар был продан. Для возврата поставщику — «Поступление товаров и услуг». Создание возврата на основании исходного документа избавляет от ручного заполнения и гарантирует совпадение цен, партий и договоров.

Проверьте, закрыт ли период исходного документа. Если реализация прошла в закрытом периоде (после закрытия месяца или сдачи отчётности), возврат оформляется текущей датой, а корректировка прошлого периода делается отдельно — в зависимости от требований бухгалтерии. Не изменяйте документы закрытого периода без согласования с главным бухгалтером.

Также уточните состояние товара: возвращается ли он как качественный (идёт обратно в продажу) или как брак (требует списания или претензии поставщику). От этого зависит выбор склада и дальнейшие движения: качественный товар возвращают на основной склад, некачественный — на склад брака или карантина.

Возврат товара от покупателя: пошаговое оформление

Откройте раздел «Продажи» → «Реализации товаров и услуг» и найдите документ продажи, по которому клиент возвращает товар. Выделите его и нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров от клиента». Программа создаст новый документ с заполненными позициями, ценами и количеством из реализации.

Скорректируйте состав: если клиент вернул не всё, удалите лишние строки или измените количество в нужных позициях. Проверьте поле «Склад» — укажите склад, на который фактически принимается возвращённый товар. Если товар бракованный, заведите отдельный склад для брака и укажите его.

Проверьте вкладку с расчётами: сумма возврата уменьшит задолженность клиента. Если деньги уже оплачены, на основании возврата позже оформляется «Возврат денежных средств покупателю» (кассовый ордер или платёжное поручение в зависимости от формы расчётов). Проведите документ.

1. 1
   Найдите исходную реализацию в разделе «Продажи»
2. 2
   Создайте на её основании «Возврат товаров от клиента»
3. 3
   Откорректируйте количество и удалите лишние позиции
4. 4
   Укажите склад приёмки (основной или склад брака)
5. 5
   Проведите документ и проверьте остатки и задолженность
6. 6
   При необходимости оформите возврат денежных средств

Частичный возврат и возврат без исходного документа

Если клиент возвращает часть партии, просто измените количество в строках — программа корректно скорректирует суммы. Если исходная реализация не найдена (например, продажа была в другой базе или давно), документ можно создать вручную: «Продажи» → «Возвраты товаров от клиентов» → «Создать». В этом случае цены и партии придётся указать самостоятельно, а себестоимость возврата определится по остаткам или указанной партии.

Возврат товара поставщику

Откройте раздел «Закупки» → «Поступления товаров и услуг», найдите документ поступления и нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику». Программа подставит номенклатуру, цены закупки и количество. Откорректируйте состав под фактически возвращаемые позиции.

Обратите внимание на цены: возврат поставщику должен идти по ценам поступления, иначе возникнет разница в расчётах и в учёте НДС. При создании на основании цены подставляются из поступления автоматически — не меняйте их без оснований.

После проведения задолженность перед поставщиком уменьшится, а товар спишется с остатков. Если товар уже оплачен, на основании возврата оформляется ожидание возврата денег от поставщика — фактическое поступление денег регистрируется входящим платежом.

Сравнение вариантов оформления

Возврат на основании документа

Подходит в большинстве случаев: цены, партии и контрагент подставляются автоматически, минимальный риск ошибки. Требует наличия исходного документа в базе.

Возврат, созданный вручную

Нужен, когда исходной реализации/поступления нет в базе. Требует ручного указания цен и партий — выше риск расхождений в себестоимости и НДС.

Корректировка реализации

Применяется, когда меняются условия первичной продажи (цена, количество) по соглашению сторон, а не физический возврат товара на склад.

Проверка результата: остатки, расчёты и отчёты

После проведения возврата откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (раздел «Склад и доставка» или «Запасы и закупки») и убедитесь, что количество по возвращённой позиции изменилось на склад, указанный в документе. При ордерной схеме проверьте также, что ордер создан и проведён — иначе остаток в отчёте не изменится.

Проверьте взаиморасчёты: отчёт «Задолженность клиентов» или «Задолженность поставщикам» должен показать уменьшение долга на сумму возврата. Если деньги уже возвращены, сверьте, что платёжный документ привязан к тому же соглашению и договору, что и возврат.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по номенклатуре в отчёте по складам

Норма

Количество изменилось на величину возврата на нужном складе

Тревожный признак

Остаток не изменился — возможно, не оформлен ордер или документ не проведён

Задолженность контрагента

Норма

Долг уменьшился на сумму возврата

Тревожный признак

Долг не изменился — проверьте соглашение и договор в документе

Цены в возврате поставщику

Норма

Цены совпадают с ценами поступления

Тревожный признак

Цены отличаются — возникнут разницы в расчётах и НДС

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — оформление возврата через «Списание товаров» или «Оприходование» вместо штатного документа возврата. Такой подход ломает взаиморасчёты: задолженность клиента не уменьшится, а себестоимость спишется некорректно. Всегда используйте профильные документы возврата.

Вторая типичная проблема — возврат на «неправильный» склад. Если товар принят на основной склад, хотя физически лежит в зоне брака, отчёты покажут доступный к продаже остаток, которого нет. Заведите отдельный склад для возвратов и брака и контролируйте его заполнение.

Третья ошибка — возврат без привязки к исходному документу при его наличии. Ручное заполнение приводит к расхождению цен, а себестоимость возвращённого товара может определиться по текущей средней, а не по фактической партии продажи.

Ограничения и когда нужна помощь специалиста

Описанные действия безопасны для самостоятельного выполнения в рабочей базе, если речь идёт о текущем периоде и стандартных операциях. Однако есть ситуации, где лучше привлечь бухгалтера или специалиста по 1С: возврат по операциям прошлого года, корректировка НДС в закрытых периодах, возвраты комиссионного товара, операции по ЕГАИС или маркированной продукции.

При возврате маркированного товара (обувь, одежда, табак и др.) требуется корректная передача кодов маркировки через «Маркировка товаров» и документы Честного ЗНАКа — ошибка приведёт к расхождениям с ГИС МТ. Перед массовыми возвратами сделайте резервную копию базы или отработайте сценарий на копии.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить возврат, если исходная реализация удалена?

Да. Создайте «Возврат товаров от клиента» вручную через раздел «Продажи» → «Возвраты товаров от клиентов». Укажите клиента, номенклатуру, количество и цены самостоятельно. Учтите, что себестоимость определится по доступным партиям, а не по фактической партии продажи.

Как вернуть деньги покупателю после оформления возврата?

На основании документа возврата создайте «Возврат денежных средств покупателю»: для наличных — расходный кассовый ордер, для безналичных — платёжное поручение. Проверьте, что документ оплаты ссылается на тот же договор и соглашение, что и возврат.

Почему после возврата остаток на складе не изменился?

Чаще всего причина в ордерной схеме склада: документ возврата создаёт распоряжение, а фактическое движение оформляется приходным ордером. Проверьте журнал «Приходные ордера на товары» и проведите ордер по возврату.

Чем возврат отличается от корректировки реализации?

Возврат — это физическое поступление товара обратно на склад с восстановлением остатков. Корректировка реализации меняет условия первичной продажи (цену, количество) по соглашению сторон и не всегда связана с движением товара. Для фактического возврата товара используйте именно документ возврата.

Как оформить возврат бракованного товара, чтобы он не попал в продажу?

Заведите отдельный склад, например «Склад брака», и указывайте его в документе возврата. Товар будет числиться в остатках, но не попадёт в доступные для продажи запасы на основном складе. Дальнейшая судьба брака оформляется списанием или возвратом поставщику.