Торговля и Склад · 10 мин
Как сделать возврат в 1С день в день
Как оформить возврат товара в 1С день в день: закрытие смены, чек возврата, документы в УТ и Рознице, типичные ошибки и проверка результата.
Возврат «день в день» — это ситуация, когда покупатель возвращает товар в тот же день, когда была совершена продажа, и кассовая смена ещё не закрыта. В этом случае закон разрешает вернуть деньги прямо из денежного ящика кассы, без заявления покупателя и без документа «Расходный кассовый ордер». В программах 1С для этого предусмотрен отдельный механизм, который отличается от стандартного возврата «не в день покупки».
Главная сложность для кассиров и операторов — правильно определить, закрыта смена или нет, и выбрать корректный сценарий. Ошибка приводит к расхождениям в кассе, лишним документам и вопросам при налоговой проверке. Ниже разобран порядок действий для типовых конфигураций: 1С:Розница, 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексная автоматизация.
Как определить, что возврат можно провести день в день
Ключевое условие — состояние кассовой смены. Пока смена открыта и Z-отчёт не сформирован, продажа считается «текущей», и деньги можно вернуть непосредственно из кассы. После закрытия смены выручка зафиксирована фискальным накопителем, и возврат оформляется по общим правилам: с заявлением покупателя и РКО.
Проверить состояние смены можно в рабочем месте кассира (РМК): статус отображается в шапке окна или в меню управления сменой. В 1С:Рознице также доступен отчёт «Кассовая смена», где видно дату и время открытия. Если смена открыта вчера или ранее — формально это уже не «день в день», даже если Z-отчёт не снимали: смену требуется закрывать в течение 24 часов с момента открытия.
Дополнительное условие — у покупателя должен быть чек или иной документ, подтверждающий покупку. На практике при возврате день в день кассир легко находит исходный чек в системе по номеру, времени или штрихкоду, поэтому споров обычно не возникает.
Как проверить, что сценарий «день в день» применим
Смена открыта, открыта сегодня
Смена закрыта или висит открытой со вчерашнего дня
Чек найден в системе или есть у покупателя
Продажу найти не удаётся, чека нет
Суммы в кассе хватает на возврат
Денег в ящике меньше суммы возврата
Возврат день в день в 1С:Розница через РМК
В конфигурации «1С:Розница» возврат в течение открытой смены выполняется прямо из рабочего места кассира. Кассиру не нужно создавать отдельные документы вручную — программа делает это автоматически на основании чека продажи.
- 1Откройте РМК и убедитесь, что смена открыта.
- 2Нажмите кнопку «Возврат» (или выберите операцию возврата в меню).
- 3Найдите исходный чек продажи: по номеру, штрихкоду с чека или из списка чеков текущей смены.
- 4Программа подставит товары из чека — при частичном возврате удалите лишние позиции или измените количество.
- 5Выберите форму возврата оплаты: наличными или на карту — она должна совпадать с формой оплаты при продаже.
- 6Пробейте чек возврата и выдайте деньги покупателю.
- 7Проверьте, что чек возврата появился в списке чеков смены со статусом «Возврат».
Если оплата при продаже была банковской картой, возврат также проводится на карту через эквайринговый терминал — операция «возврат» или «отмена». Отмена (cancel) возможна только до сверки итогов по терминалу и фактически аннулирует транзакцию, после сверки доступен только возврат (refund). Смешивать формы нельзя: за наличную покупку нельзя вернуть деньги на карту и наоборот — это требование правил эквайринга и кассовой дисциплины.
После пробития чека возврата программа автоматически формирует документ «Чек ККМ» с видом операции «Возврат», а при закрытии смены сумма возврата попадёт в отчёт о розничных продажах и уменьшит выручку дня.
Возврат день в день в 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации
В УТ и КА логика похожая, но интерфейс отличается. Если продажа оформлялась через РМК (розничная продажа), возврат делается из того же РМК по кнопке «Возврат» с поиском чека продажи. Программа создаст чек ККМ на возврат и привяжет его к текущей кассовой смене.
Если же продажа была оптовой — документом «Реализация товаров и услуг», — понятие «день в день» работает иначе. Возврат оформляется документом «Возврат товаров от покупателя» на основании реализации независимо от даты. Деньги возвращаются документом «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат денежных средств покупателю» либо безналичным платёжным поручением. Здесь уже не имеет значения, открыта смена или нет, поскольку касса ККМ в оптовой продаже может вообще не участвовать.
Частичный возврат и возврат без чека
Частичный возврат
Покупатель может вернуть не всю покупку, а часть позиций. В РМК после выбора чека продажи отредактируйте состав: удалите лишние строки или уменьшите количество. Сумма чека возврата пересчитается автоматически. Остаток товара, который покупатель оставил себе, никак дополнительно оформлять не нужно.
Возврат без чека, но в день покупки
Если чек у покупателя не сохранился, но продажа точно была сегодня, кассир может найти её в журнале чеков текущей смены по времени, сумме или товару и оформить возврат на основании найденного чека. Это допустимо, поскольку факт покупки подтверждается данными самой кассы. Если найти продажу невозможно, безопаснее оформлять возврат по общим правилам — с заявлением покупателя, как при возврате не в день покупки.
Что происходит с учётом после возврата
При закрытии смены и формировании Z-отчёта программа собирает все чеки, включая чеки возврата. В отчёте о розничных продажах возвращённый товар сторнируется: сумма выручки уменьшается, товар возвращается на остаток склада магазина. Себестоимость и НДС корректируются автоматически при проведении закрывающих документов.
Проверить результат можно двумя способами. Во-первых, сформировать отчёт «Товары на складах» — возвращённая позиция должна вернуться на остаток розничного склада. Во-вторых, сверить сумму в Z-отчёте и в отчёте о розничных продажах: они должны совпадать с учётом возвратов. Если в кассе проводилась инкассация в течение дня, учитывайте и её при сверке наличных.
Контрольные точки после возврата
Есть чек с операцией «Возврат», сумма совпадает с выданной
Чека нет или сумма отличается
Товар вернулся на остаток в полном количестве
Остаток не изменился — документ не проведён
Сумма возвратов учтена, наличные сходятся с фактом
Расхождение наличных в ящике и по отчёту
Типичные ошибки и как их избежать
Отдельно стоит сказать про технические сбои. Если чек возврата не пробился из-за обрыва связи или ошибки ККТ, не выдавайте деньги повторно «в обход» — сначала устраните причину и пробейте чек. Неотправленные чеки накапливаются в фискальном накопителе, и при длительном отсутствии связи с ОФД касса может заблокироваться.
Если кассир по ошибке пробил возврат не на ту сумму или не на тот товар, сам чек возврата «отменить» нельзя. Корректировка делается обратной операцией: пробивается чек продажи на ошибочно возвращённую позицию, а затем при необходимости оформляется правильный возврат. Такие ситуации фиксируйте в журнале кассира-операциониста с пояснением.
Возврат после закрытия смены: кратко о запасном сценарии
Если выяснилось, что смена уже закрыта, действуйте по стандартной схеме. Покупатель пишет заявление на возврат, оператор создаёт документ «Возврат товаров от розничного покупателя» на основании чека продажи (чек можно найти в архиве по номеру или дате). На выдачу денег оформляется расходный кассовый ордер с операцией «Возврат денежных средств покупателю». Чек возврата при этом также пробивается — он привязывается уже к новой открытой смене.
Как выбрать действие
Разница принципиальна: при возврате день в день заявление не требуется и деньги идут из операционной кассы (денежного ящика), а после закрытия смены выдача оформляется РКО из основной кассы предприятия. Смешение этих сценариев — самая частая причина расхождений при ревизии.
Что важно запомнить
Возврат день в день возможен только при открытой кассовой смене и оформляется чеком возврата из РМК на основании чека продажи. Форма возврата должна совпадать с формой оплаты. После закрытия смены применяется другой сценарий — документ возврата и РКО. Результат всегда проверяйте по журналу чеков, остаткам склада и Z-отчёту.
Частые вопросы
Можно ли вернуть деньги на карту, если покупатель платил наличными?
Нет. Форма возврата должна совпадать с формой оплаты при продаже: наличная покупка — возврат наличными, безналичная — возврат на ту же карту через эквайринговый терминал. Исключения возможны только по согласованию с банком-эквайером и оформляются отдельно.
Что делать, если смена открыта, но денег в ящике не хватает на возврат?
Чек возврата пробить можно, но выдать наличные не получится. Варианты: дождаться поступления выручки, оформить возврат на карту (если продажа была безналичной) или предложить покупателю возврат после закрытия смены через РКО из основной кассы.
Нужно ли заявление от покупателя при возврате день в день?
Нет, при возврате в день покупки до закрытия смены заявление не требуется — достаточно чека или подтверждения продажи в системе. Заявление обязательно при возврате в последующие дни.
Как оформить возврат, если чек продажи пробит на другой кассе того же магазина?
Если кассы работают в одной информационной базе, чек можно найти из РМК любой кассы и оформить возврат на ней. Ограничения могут задаваться настройками прав кассиров и привязкой к кассовой смене конкретного рабочего места — тогда возврат делает старший смены.
Можно ли просто удалить чек продажи вместо возврата?
Нет. Пробитый чек уже зафиксирован фискальным накопителем и передан в ОФД, удалить его из фискальной памяти невозможно. Единственный корректный способ аннулировать продажу — пробить чек с признаком расчёта «возврат прихода».
Что делать, если кассир ошибочно пробил возврат не на тот товар?
Чек возврата отменить нельзя. Пробейте чек продажи на ошибочно возвращённую позицию, затем оформите корректный возврат на нужный товар. Все действия зафиксируйте письменным пояснением кассира для последующей сверки.