Как оформить возврат товара поставщику в 1С: Управление торговлей

Возврат товара поставщику — штатная операция в 1С: Управление торговлей, но на практике она вызывает больше всего вопросов у кладовщиков и менеджеров по закупкам. Ошибка в документе приводит к «зависшим» остаткам на складе, некорректным взаиморасчётам с контрагентом и расхождениям с бухгалтерией. Ниже разобран полный цикл: от создания документа до контроля результата.

Инструкция ориентирована на конфигурацию «1С: Управление торговлей 11», но логика действий аналогична в «Комплексной автоматизации» и «ERP Управление предприятием» — отличаются только названия отдельных разделов меню.

Когда оформляется возврат и что нужно подготовить

Возврат поставщику оформляется при браке, пересортице, поставке сверх заказа, истечении срока годности или по условиям договора (например, возврат нереализованного товара). Перед тем как делать документ в 1С, убедитесь, что у вас есть основание: претензия поставщику, акт о браке или согласование возврата по договору. Это важно и для учёта, и для последующего закрытия взаиморасчётов.

Проверьте в программе три вещи: документ поступления, по которому товар пришёл; наличие товара на складе в нужном количестве (возврат нельзя провести «в минус», если не разрешён отрицательный остаток); корректность карточки контрагента и договора. Если товар уже частично продан, вернуть можно только остаток.

Создание документа «Возврат товаров поставщику»

Документ находится в разделе Закупки → Возвраты товаров поставщикам. Есть два способа создания: вручную кнопкой «Создать» или на основании поступления. Второй способ предпочтительнее: откройте документ «Приобретение товаров и услуг», нажмите «Создать на основании» и выберите «Возврат товаров поставщику». Программа автоматически заполнит контрагента, договор, склад, табличную часть с ценами и ставками НДС.

В табличной части оставьте только возвращаемые позиции и скорректируйте количество. Обратите внимание на поле «Порядок расчётов» и ссылку на документ поступления в строке — от этого зависит, как закроется задолженность. Если возврат делается без привязки к конкретному поступлению (например, поступление было в прошлом периоде и уже закрыто), создавайте документ вручную и указывайте цены из последнего поступления или по согласованию с поставщиком.

Заполнение ключевых полей

• Организация и контрагент — должны совпадать с поступлением, иначе взаиморасчёты не закроются.
• Склад — тот, с которого физически отгружается товар; именно с него спишутся остатки.
• Хозяйственная операция — «Возврат поставщику» (не путайте с возвратом комитенту).
• Цены и НДС — обычно по ценам поступления; при возврате брака цена может отличаться по согласованию.
• Способ компенсации — «Вернуть денежные средства» или «Оставить в качестве аванса» / зачесть в счёт других поставок.

1. 1
   Откройте документ поступления и нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику»
2. 2
   Проверьте организацию, контрагента, склад и договор
3. 3
   Откорректируйте табличную часть: оставьте возвращаемые позиции и количество
4. 4
   Укажите способ компенсации: возврат денег или зачёт аванса
5. 5
   Проведите документ и распечатайте ТОРГ-12/УПД для отгрузки
6. 6
   Проверьте остатки по складу и взаиморасчёты с поставщиком

Статусы, согласование и печатные формы

В УТ 11 документ возврата может проходить через статусы, если в настройках включено согласование. Типовая цепочка: «Создан» → «Согласован» → «К отгрузке» / «Возвращён». Пока документ не переведён в финальный статус, склад не должен отгружать товар на основании одной лишь устной договорённости — иначе фактический и учётный остатки разойдутся.

Для отгрузки поставщику распечатайте товарную накладную ТОРГ-12 или универсальный передаточный документ (УПД) — кнопка «Печать» в документе. Если у поставщика свои требования к комплекту документов (претензия, акт о недостаче, фотофиксация брака), приложите их к отправке, а номер претензии укажите в комментарии документа — это сильно упростит разбор расхождений позже.

Как возврат влияет на взаиморасчёты и деньги

После проведения возврата задолженность перед поставщиком уменьшается на сумму документа. Дальше возможны два сценария: поставщик возвращает деньги или зачитывает сумму в счёт будущих поставок. В первом случае дождитесь поступления на расчётный счёт и оформите «Поступление безналичных денежных средств» с видом операции «Возврат от поставщика». Во втором — сумма повиснет как аванс поставщику и закроется при следующем поступлении.

Контролируйте результат отчётом «Ведомость расчётов с партнёрами» или «Задолженность поставщикам». Если после возврата и оплаты в отчёте осталось сальдо — ищите незакрытый документ: либо возврат не привязан к поступлению, либо оплата разнесена на другой договор или заказ.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток товара на складе

Норма

Количество уменьшилось ровно на возвращённое, остаток неотрицательный

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушёл в минус — документ не проведён или склад указан неверно

Ведомость расчётов с поставщиком

Норма

Задолженность уменьшилась на сумму возврата

Тревожный признак

Появился «двойной» долг или аванс на другом договоре

Поступление денег

Норма

Оплата разнесена на документ возврата, сальдо закрыто

Тревожный признак

Оплата висит нераспределённой — не указан документ-основание

Возврат частичный, прошлого периода и корректировка поступления

Частичный возврат ничем не отличается от полного — просто указывается меньшее количество. Сложнее ситуация, когда товар принят и оприходован в прошлом отчётном периоде, а НДС по нему уже принят к вычету. В этом случае бухгалтерии может понадобиться корректировка поступления или корректировочный счёт-фактура от поставщика, а не простой возврат. Согласуйте сценарий с бухгалтером до проведения документа, особенно на стыке кварталов.

Документ «Корректировка приобретения» используется, когда меняется цена или количество по согласованию с поставщиком без физической отгрузки товара (например, ретро-скидка или пересортица, урегулированная документально). Если товар физически уезжает поставщику — это всегда «Возврат товаров поставщику», а не корректировка.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Товар физически отгружается поставщику в текущем периодеОформляйте «Возврат товаров поставщику» на основании поступления

Меняется только цена или документальное количество, товар остаётся у васИспользуйте «Корректировку приобретения» с видом «Корректировка по согласованию сторон»

Поступление было в закрытом периоде и НДС принят к вычетуСогласуйте с бухгалтерией корректировочный счёт-фактуру до проведения возврата

Товар принят на комиссию или ответхранениеОформляйте списание с комиссии/ответхранения, а не возврат поставщику

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — возврат без привязки к поступлению. Документ проводится, остатки списываются, но взаиморасчёты «разваливаются»: поступление висит неоплаченным, а возврат образует отдельный аванс. Всегда создавайте возврат на основании поступления или вручную указывайте документ расчётов.

Вторая группа ошибок связана со складом: если включён ордерный складской учёт, после проведения возврата нужно оформить расходный ордер на товары, иначе отгрузка не будет отражена в складском контуре и отчёты по остаткам покажут расхождение. Также проверьте, что у пользователя есть права на проведение возвратов и что дата документа не попадает в закрытый период — при установленной дате запрета редактирования документ просто не проведётся.

Контроль результата после проведения

После отгрузки и проведения всех документов выполните три проверки. Первая — отчёт «Остатки товаров на складах»: возвращённого количества не должно быть на складе. Вторая — «Ведомость расчётов с партнёрами» по поставщику: сальдо по возврату должно быть закрыто либо числиться авансом с понятным основанием. Третья — акт сверки с поставщиком за период: сумма возврата должна совпадать с данными контрагента.

Если по итогам сверки есть расхождение, ищите его в порядке: дата и номер документа → количество и цены → договор и документ расчётов → непроведённые ордера. Такая последовательность закрывает подавляющее большинство расхождений без привлечения разработчиков.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить возврат, если документ поступления удалён или не найден?

Да. Создайте «Возврат товаров поставщику» вручную, заполните контрагента, склад и табличную часть, укажите цены по согласованию с поставщиком. Учтите, что взаиморасчёты придётся контролировать вручную, так как автоматической привязки к поступлению не будет.

Чем возврат поставщику отличается от корректировки поступления?

Возврат — это физическая отгрузка товара обратно поставщику с оформлением накладной. Корректировка приобретения меняет только учётные данные (цену, количество) по согласованию сторон, товар при этом не перемещается. Если коробки уехали на склад поставщика — нужен именно возврат.

Почему документ возврата не проводится с ошибкой «не хватает товара»?

Программа не находит свободный остаток на указанном складе. Проверьте отчёт «Остатки товаров на складах»: возможно, товар на другом складе, зарезервирован под заказ клиента или уже списан другим документом. Снимите лишний резерв или исправьте склад — не включайте контроль отрицательных остатков как обходной путь.

Как оформить возврат денег от поставщика после возврата товара?

Когда деньги поступят на расчётный счёт, создайте документ «Поступление безналичных денежных средств» с операцией «Возврат от поставщика» и укажите документ возврата как основание расчётов. Тогда сальдо по операции закроется полностью.

Нужен ли расходный ордер при возврате поставщику?

Если для склада включён ордерный режим — да. После перевода возврата в статус отгрузки оформите «Расходный ордер на товары» по распоряжению-возврату. Без ордера товар останется «к отгрузке», и складские отчёты покажут расхождение с бухгалтерскими остатками.

Что делать, если поставщик вернул деньги не полностью?

Разнесите фактически полученную сумму на документ возврата — остаток останется в ведомости расчётов как долг поставщика. Добивайтесь закрытия претензионным порядком; списывать разницу в учёте следует только по решению руководства и с оформлением соответствующего документа списания задолженности.