Как оформить возврат товара от покупателя в 1С:Управление торговлей 11

Возврат товара от покупателя — типовая операция в торговом учёте, и в 1С:Управление торговлей 11 для неё предусмотрен отдельный документ. Правильное оформление важно сразу с нескольких сторон: товар должен вернуться на склад, деньги — уйти покупателю, а в учёте НДС и себестоимости — отразиться корректные корректировки. Если оформить возврат «вручную» через списание или корректировку реализации без понимания логики программы, легко получить расхождения в остатках и отчётах.

В конфигурации УТ 11 основной документ — «Возврат товаров от клиента». Он создаётся на основании реализации или самостоятельно, поддерживает разные сценарии: возврат от розничного покупателя, от оптового клиента, возврат комиссионного товара и возврат через несколько месяцев после продажи. Ниже разобраны все основные варианты, порядок возврата денег и проверка результата.

Где находится документ возврата и какие виды операций бывают

Документ «Возврат товаров от клиента» находится в разделе Продажи → Возвраты товаров от клиентов. Если раздела «Продажи» нет в интерфейсе, проверьте, что в настройках включена функциональность торговых операций, а у пользователя есть соответствующие права.

При создании документа программа предложит выбрать хозяйственную операцию. От этого выбора зависят проводки и доступные поля:

• Возврат от клиента — стандартный возврат от оптового или розничного покупателя, ранее купившего товар по реализации;
• Возврат от розничного покупателя — используется при работе с розничными продажами и кассой ККМ, обычно на основании отчёта о розничных продажах;
• Возврат от комиссионера — возврат товара, переданного на комиссию, но не проданного комиссионером;
• Возврат переработчика — для схем давальческой переработки.

Для большинства торговых организаций актуальны первые два варианта. Ошибка в выборе операции приведёт к тому, что документ не сможет корректно сослаться на основание или неправильно закроет взаиморасчёты.

Возврат на основании документа реализации — рекомендуемый способ

Самый надёжный способ — создать возврат на основании конкретной реализации. Тогда программа автоматически подтянет клиента, договор, склад, цены и состав товаров, а также свяжет документы между собой. Это важно для корректного расчёта себестоимости: возврат пройдёт по той же стоимости, по которой товар был продан.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи → Реализации товаров и услуг» и найдите нужный документ реализации.
2. 2
   Нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Возврат товаров от клиента».
3. 3
   Проверьте заполненные поля: клиент, склад, организация, соглашение.
4. 4
   В табличной части оставьте только возвращаемые позиции и укажите фактическое количество возвращаемого товара.
5. 5
   Укажите причину возврата, если она требуется для аналитики.
6. 6
   Проверьте цены и суммы — они должны совпадать с реализацией.
7. 7
   Проведите документ и проверьте движения по кнопке «Дт/Кт» или через отчёт по проводкам.

Если покупатель возвращает только часть товара, просто измените количество в строках или удалите лишние позиции. Программа рассчитает сумму возврата пропорционально. Скидки, применённые в реализации, также учитываются автоматически.

Обратите внимание на поле «Способ возврата» или аналогичные настройки в соглашении с клиентом: в некоторых конфигурациях обмена и доработках от них зависит, как будет оформляться возврат денег — через кассу, банк или зачёт в счёт будущих поставок.

Возврат без документа основания

Иногда документа реализации в базе нет: продажа прошла в другой программе, база была свёрнута или покупатель не может назвать номер чека. В этом случае возврат создаётся вручную через Продажи → Возвраты товаров от клиентов → Создать.

При ручном создании заполните клиента, склад и добавьте товары в табличную часть. Ключевой момент — цены и себестоимость. Программа подставит цены из соглашения или последней продажи, но себестоимость возврата может быть рассчитана по текущей средней, а не по исторической стоимости продажи. Это создаёт искажения в валовой прибыли.

Если реализация была в прошлом периоде, а возврат оформляется сейчас, проверьте, не закрыт ли период для редактирования. Возврат должен быть датирован текущей датой — это нормальная практика, корректировка НДС при этом оформляется по правилам текущего периода.

Возврат от розничного покупателя через кассу ККМ

Для розницы с подключённой кассой сценарий отличается. Возврат оформляется либо на основании отчёта о розничных продажах, либо непосредственно через рабочее место кассира (РМК), если настроена интеграция с кассовым оборудованием.

Типовой порядок такой: откройте документ «Отчет о розничных продажах» за нужную смену, найдите чек с проданным товаром и создайте на его основании возврат. При работе через РМК кассир выбирает операцию возврата, сканирует чек покупателя или находит чек по номеру, и программа формирует возвратный чек с корректными реквизитами для фискального регистратора.

Деньги розничному покупателю возвращаются тем же способом, каким была оплата: наличные — из кассы, безналичная оплата — возвратом на карту через эквайринговый терминал. В программе это отражается документом «Приходный кассовый ордер» с видом операции возврата или автоматически при работе через РМК.

Как оформить возврат денег покупателю

После проведения документа возврата у организации возникает задолженность перед покупателем. Её нужно закрыть документом оплаты — иначе в взаиморасчётах будет висеть «наш долг», а отчёты по задолженности покажут некорректную картину.

Для наличного возврата создайте Расходный кассовый ордер (раздел «Казначейство») с операцией «Возврат оплаты клиенту» на основании документа возврата. Для безналичного возврата используйте «Списание безналичных денежных средств» с аналогичной операцией. Создание на основании гарантирует, что сумма и получатель подставятся автоматически, а взаиморасчёты закроются корректно.

Альтернатива возврату денег — зачёт суммы в счёт будущих поставок. В этом случае платёжный документ не создаётся, а задолженность закрывается при следующей реализации этому клиенту. Такой вариант нужно зафиксировать договорённостью с клиентом, чтобы не было споров.

Способы закрытия задолженности по возврату

Возврат наличными (РКО)

Подходит для розницы и мелких сумм. Ограничение — нужен кассовый документ и, при ККТ, возвратный чек.

Возврат на расчётный счёт или карту

Стандарт для оптовых клиентов. Оформляется списанием безналичных средств; сроки зависят от банка.

Зачёт в счёт будущих поставок

Удобно при постоянных отношениях с клиентом. Требует согласования и контроля взаиморасчётов, чтобы задолженность не «зависла».

Проверка результата: остатки, взаиморасчёты и НДС

После оформления возврата и оплаты убедитесь, что все три контура учёта отразили операцию корректно. Это занимает несколько минут, но избавляет от сюрпризов при закрытии месяца.

Контрольные точки

Как проверить результат возврата

Остатки на складе (отчёт «Остатки товаров на складах»)

Норма

Возвращённый товар появился на складе в нужном количестве

Тревожный признак

Количество не изменилось или товар «завис» на другом складе

Взаиморасчёты с клиентом (отчёт «Расчёты с клиентами»)

Норма

Задолженность по возврату закрыта документом оплаты или зачтена

Тревожный признак

Висит долг организации перед клиентом после возврата денег

Проводки документа возврата

Норма

Сторнирована выручка, товар оприходован на счёт 41, НДС скорректирован

Тревожный признак

Проводки отсутствуют или счета не соответствуют ожидаемым

По НДС: при возврате товара продавец принимает к вычету НДС, начисленный при реализации. Для этого в программе формируется запись книги покупок на основании документа возврата. Проверьте, что документ «Формирование записей книги покупок» за период подхватил ваш возврат — это делается при регламентных операциях по НДС.

Если возврат оформляет покупатель-неплательщик НДС или розничный клиент, схема отражения проще, но запись в книге покупок всё равно формируется по общим правилам с учётом специфики таких операций.

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельно стоит упомянуть ситуацию с возвратом некачественного товара, который нельзя снова продавать. Если товар возвращён бракованным, его следует оприходовать с изменением качества (статус «некондиция» или аналогичный, в зависимости от настроек ордерного склада и качества товаров), чтобы он не попал в свободный остаток для продажи. В УТ 11 для этого используется механизм качества товаров либо последующее перемещение на карантинный склад.

Заведите внутреннее правило: кладовщик подтверждает фактический приём возвращённого товара до того, как менеджер проводит документ возврата. Иначе возможна ситуация, когда в учёте товар вернулся, а физически его на складе нет — и расхождение вскроется только при инвентаризации.

Если в вашей базе возвратов много, настройте права так, чтобы проводить возвраты могли только ответственные сотрудники, а причина возврата была обязательной аналитикой. Отчёт по причинам возвратов помогает выявлять проблемные товары и поставщиков.

Частые вопросы

Чем возврат отличается от корректировки реализации?

Корректировка реализации исправляет ошибки в исходном документе (цена, количество) по согласованию сторон и не предполагает физического движения товара. Возврат — это фактическое поступление товара обратно на склад с восстановлением остатков и возвратом денег. Использовать корректировку для имитации возврата — ошибка, нарушающая складской учёт.

Можно ли оформить возврат, если покупатель потерял чек?

В учётной системе — да: найдите реализацию по клиенту, дате или товару и создайте возврат на её основании. Для розницы чек можно восстановить по данным фискального накопителя через поиск чека в отчёте о розничных продажах. Требования к документальному подтверждению для покупателя определяются вашей внутренней политикой и законодательством о защите прав потребителей.

Что делать, если возврат не проводится из-за закрытого периода?

Не открывайте прошлый период ради возврата — это нарушит расчёт себестоимости и отчётность. Оформите возврат текущей датой: это корректно и с точки зрения учёта, и с точки зрения программы. Корректировка НДС при этом отразится в текущем периоде.

Как оформить возврат товара, проданного в другой базе или до перехода на УТ 11?

Создайте возврат вручную без основания, укажите клиента, товар и цену продажи (можно взять из старых документов или первички). Контролируйте себестоимость: при необходимости скорректируйте её через механизмы расчёта себестоимости или ручную корректировку, чтобы валовая прибыль не искажалась.

Нужно ли пробивать чек при возврате денег оптовому клиенту на расчётный счёт?

Если первоначальная оплата проходила без применения ККТ (безналичный расчёт между организациями или ИП), то и возврат на расчётный счёт оформляется без чека — достаточно платёжного документа. Чек нужен при расчётах с применением ККТ: наличными или картой с физическим лицом.

Почему после возврата в отчёте по продажам отрицательные суммы?

Это нормально: возврат сторнирует выручку, и в отчётах по продажам за день возврата могут быть отрицательные значения по конкретному товару или клиенту. Если отрицательная маржа выглядит аномально большой — проверьте, по какой себестоимости прошёл возврат, и привязан ли он к реализации.