Торговля и Склад · 11 мин
Как оформить возврат поставщику в 1С: Управление торговлей
Как оформить возврат товаров поставщику в 1С:Управление торговлей 11: создание документа, возврат денег, корректировка НДС, проверка остатков и типичные ошибки.
Возврат товара поставщику в 1С:Управление торговлей 11 оформляется документом «Возврат товаров поставщику». Он списывает товар со склада, формирует задолженность поставщика перед вашей организацией и при необходимости корректирует НДС. Документ создаётся на основании приобретения товаров и услуг или самостоятельно, если исходное поступление в базе отсутствует.
Типовые причины возврата: брак, несоответствие комплектации, пересорт, возврат нереализованных остатков по условиям договора. От причины зависит, какие документы понадобятся дополнительно: акт обнаружения брака, претензия поставщику, соглашение о возврате. В самой 1С причина фиксируется в комментарии или в дополнительных реквизитах, а юридическое оформление делается внешними документами.
Перед оформлением убедитесь, что товар физически подготовлен к отгрузке, а в базе есть остатки по нужной номенклатуре на том складе, с которого выполняется возврат. Если остатков не хватает, документ не проведётся или проведётся в минус — в зависимости от настроек контроля остатков.
Где находится документ возврата и как его создать
Документ расположен в разделе «Закупки» → «Возвраты товаров поставщикам». Если раздела не видно, проверьте, что в настройках включена функциональность закупок: «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Закупки».
Создать возврат можно двумя способами. Первый — на основании поступления: откройте нужный документ «Приобретение товаров и услуг», нажмите «Создать на основании» и выберите «Возврат товаров поставщику». Программа перенесёт контрагента, договор, склад, номенклатуру, цены и серии — останется скорректировать количество.
Второй способ — создание «с нуля» из списка документов кнопкой «Создать». Этот вариант подходит, когда исходное поступление в базе отсутствует (например, товар заведён вводом остатков) или возвращается товар из нескольких поставок сразу. Все поля придётся заполнить вручную.
- 1Откройте документ «Приобретение товаров и услуг», по которому принимался товар
- 2Нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику»
- 3Скорректируйте количество и оставьте только возвращаемые позиции
- 4Проверьте склад, цены, ставку НДС и договор с поставщиком
- 5Проведите документ и проверьте движения по кнопке «Дт/Кт» или отчёту по остаткам
Заполнение документа: ключевые поля
В шапке документа указываются организация, партнёр, контрагент, договор и склад. Склад должен совпадать с тем, где физически находится возвращаемый товар, иначе списание пройдёт не с того места хранения и остатки «разъедутся».
В табличной части «Товары» укажите номенклатуру, характеристику (если используется), количество, цену и ставку НДС. Если возврат создан на основании поступления, цены подставятся закупочные — именно по ним поставщик обычно и принимает возврат. Если договорённость предполагает другую цену, отредактируйте её вручную.
Обратите внимание на поле «Документ поступления» в строке товара — оно связывает возврат с конкретной партией. Это важно при партионном учёте и для корректного списания себестоимости. При включённом учёте серий заполните и серии возвращаемых единиц.
Возврат комиссионного или принятого на ответственное хранение товара
Если товар принят на комиссию или ответственное хранение, обычный возврат поставщику не подходит: такой товар не является вашей собственностью. Используйте документы с соответствующей хозяйственной операцией — «Выкуп товаров с хранения» не нужен, а отгрузка принятого товара обратно оформляется через возврат с типом операции, связанным с товарами принципала/комитента, либо через документ отгрузки товаров с хранения.
НДС при возврате поставщику
При возврате товара, принятого к учёту с НДС, покупатель (вы) выставляет поставщику счёт-фактуру на возвращаемые товары — возврат трактуется как реализация. В 1С:УТ счёт-фактура оформляется по кнопке в нижней части документа возврата либо из рабочего места по оформлению счетов-фактур.
Если вы применяете УСН или освобождены от НДС, счёт-фактура не выставляется, а поставщик на своей стороне делает корректировку. Согласуйте с поставщиком, кто и какие документы выставляет, до отгрузки товара — это исключит расхождения в отчётности обеих сторон.
Проверьте ставку НДС в строках возврата: она должна соответствовать ставке, по которой товар был оприходован. Расхождение ставок приведёт к ошибкам в книге продаж и декларации.
Возврат денег от поставщика и зачёт задолженности
После проведения возврата поставщик становится должен вам стоимость возвращённого товара. Закрывается эта задолженность двумя способами: возвратом денег на расчётный счёт или зачётом в счёт будущих поставок.
Денежное поступление оформляется документом «Приходный кассовый ордер» или «Поступление безналичных денежных средств» с видом операции «Возврат денежных средств от поставщика». В поле документа-основания укажите возврат товаров — тогда взаиморасчёты закроются автоматически.
Если договорённость — зачесть сумму в счёт следующих поставок, отдельный документ не нужен: при проведении следующего поступления задолженность по нему закроется за счёт «кредиторки» поставщика. Контролируйте это в отчёте «Взаиморасчёты с партнёрами» или «Ведомость расчётов с партнёрами».
Проверка результата и контроль остатков
После проведения документа проверьте три вещи: остатки на складе, взаиморасчёты и себестоимость. Остатки смотрите в отчёте «Остатки и доступность товаров» (раздел «Склад и доставка») — возвращённое количество должно уменьшить остаток по нужному складу и номенклатуре.
Взаиморасчёты проверяйте отчётом «Ведомость расчётов с партнёрами» (раздел «Закупки» → «Отчёты по закупкам»): по поставщику должна появиться его задолженность перед вами на сумму возврата, которая закроется после поступления денег или зачёта.
Движения по регистрам можно посмотреть прямо из документа: «Ещё» → «Движения документа». Там видно списание по регистрам «Товары на складах», «Товары организаций» и формирование расчётов с партнёрами.
Как проверить результат
Уменьшился ровно на возвращённое количество
Остаток не изменился или ушёл в минус
Появилась задолженность поставщика на сумму возврата
Задолженности нет или сумма отличается
Оформлен и привязан к документу возврата
Отсутствует при обязанности выставить НДС
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — неверный склад в шапке документа, из-за чего товар списывается не с того места хранения. Вторая типичная проблема — возврат количества большего, чем есть в остатке: при включённом контроле остатков документ просто не проведётся, при отключённом — образуется отрицательный остаток, который потом придётся разбирать инвентаризацией.
Ещё одна ошибка — возврат по ценам, отличающимся от цен поступления, без согласования с поставщиком. Программа это позволит, но поставщик может не принять документы, а взаиморасчёты разойдутся. Также не забывайте про сроки: если период поступления закрыт для редактирования, создавать возврат на его основании нужно с осторожностью — дата возврата должна попадать в открытый период.
Ограничение типового механизма: возврат тары оформляется отдельно от возврата товара (флаг «Возврат тары» и соответствующая табличная часть), а частичный возврат по качеству с одновременной уценкой иногда удобнее оформлять через «Корректировку приобретения», а не через возврат.
Альтернативные сценарии: корректировка и реализация
Не каждая ситуация «вернуть поставщику» требует документа возврата. Если поставщик согласен уценить бракованный товар и оставить его вам, правильнее оформить «Корректировку приобретения» с видом «Корректировка по согласованию сторон» — изменятся цены и суммы, а товар останется на остатках.
Если товар возвращается по договору с обратным выкупом или вы просто продаёте его обратно поставщику как обычную реализацию, можно оформить документ «Реализация товаров и услуг». Этот вариант иногда применяют при возврате давно оприходованного товара, когда исходное поступление найти сложно, но учтите налоговые последствия: это полноценная реализация с признанием выручки.
Выбор между возвратом и корректировкой зависит от физического движения товара: товар уезжает поставщику — возврат, товар остаётся у вас — корректировка.
Сравнение вариантов
Товар физически отгружается обратно. Списывает остатки, формирует задолженность поставщика
Товар остаётся у вас, меняются цены или количество по согласованию. Подходит для уценки брака
Обратная продажа поставщику как обычная сделка. Применяется, когда возврат по исходному поступлению невозможен
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить возврат, если документ поступления находится в закрытом периоде?
Да. Создавайте возврат текущей датой в открытом периоде — документ-основание при этом не изменяется, только указывается как связанный. Если закрытый период мешает проведению из-за даты запрета, проверьте настройку дат запрета изменения данных в разделе администрирования.
Что делать, если возвращается только часть товара из поступления?
Создайте возврат на основании поступления и в табличной части удалите лишние строки, а в оставшихся отредактируйте количество. Документ проведётся только на фактически возвращаемое количество, остальное поступление останется без изменений.
Поставщик вернул деньги, но в отчётах долг не закрывается. Почему?
Чаще всего поступление денег оформлено с неправильным видом операции или без указания документа-основания. Откройте платёжный документ, установите операцию «Возврат денежных средств от поставщика», укажите в расшифровке документ возврата и перепроведите. Проверьте результат в ведомости расчётов с партнёрами.
Нужно ли выставлять счёт-фактуру при возврате, если мы на УСН?
Нет. Организации на УСН счета-фактуры не выставляют. В этом случае корректировку НДС делает поставщик на основании ваших отгрузочных документов. Согласуйте с ним комплект документов заранее, чтобы у обеих сторон сошлись данные.
Как вернуть тару поставщику?
В документе возврата предусмотрена отдельная табличная часть для возвратной тары — она заполняется, если в поступлении тара была указана как возвратная. Движения по таре отражаются без НДС, а задолженность поставщика формируется по залоговой стоимости тары.
Документ не проводится с ошибкой по остаткам, хотя товар на складе есть. В чём причина?
Проверьте склад в шапке, характеристику и серию в строках — контроль ведётся в разрезе всех этих измерений. Также причиной может быть резерв под заказы клиентов: свободного остатка может не хватать даже при наличии физического. Отчёт «Остатки и доступность товаров» покажет доступное количество.
Что важно запомнить
Возврат поставщику в 1С:УТ 11 оформляется одноимённым документом из раздела «Закупки», удобнее всего — на основании поступления. Проверяйте склад, цены, ставку НДС и связь с документом поступления. После проведения контролируйте три результата: списание остатков, задолженность поставщика и, при необходимости, выставленный счёт-фактуру. Деньги от поставщика принимайте операцией «Возврат от поставщика» с привязкой к документу возврата.