Как оформить возврат покупки в 1С:Предприятие

Возврат покупки поставщику — стандартная операция в 1С:Предприятие, но именно она чаще всего становится причиной расхождений в остатках склада, взаиморасчётах и НДС. Ошибка в выборе документа или в последовательности проведения приводит к тому, что товар «зависает» на остатках, а долг перед поставщиком не закрывается. Разобрать процедуру стоит до того, как расхождения накопятся.

Дальнейшие инструкции ориентированы на типовую конфигурацию «1С:Управление торговлей 11» и «Комплексная автоматизация 2», но логика одинакова и для «Управление нашей фирмой»: возврат всегда оформляется отдельным документом на основании поступления, а не редактированием исходного документа задним числом.

Когда оформляется возврат покупки и какой документ использовать

Возврат поставщику требуется в нескольких типовых ситуациях: обнаружен брак или пересорт, поставщик отгрузил лишнее количество, товар не подошёл по характеристикам, истёк срок годности, либо стороны договорились о возврате нереализованных остатков. Во всех этих случаях в учёте нужен один и тот же инструмент — документ «Возврат товаров поставщику».

Принципиально важно не путать возврат с корректировкой поступления. Если поставщик просто ошибся в цене или количестве по документам, а фактически товар не перемещается, оформляется корректировка поступления. Если же товар физически уходит со склада обратно поставщику — нужен именно возврат, потому что он формирует складские движения на списание.

Подготовка: что проверить до создания документа

Прежде чем создавать возврат, убедитесь в трёх вещах. Во-первых, документ поступления, по которому товар приходовался, проведён и не помечен на удаление — без него возврат «на основании» создать нельзя, а ручное заполнение повышает риск ошибок в ценах и сериях. Во-вторых, товар физически и по учёту ещё числится на складе: если он уже продан или списан, провести возврат не получится — программа покажет отрицательные остатки.

В-третьих, уточните условия с поставщиком: согласовано ли количество и цена возврата, кто оформляет отгрузочные документы, нужен ли счёт-фактура на возврат. От этого зависит, какие печатные формы вы выпишете из 1С и как закроете расчёты. Если договор предусматривает возврат по цене, отличной от цены поступления, это нужно отразить в документе вручную.

Пошаговое создание возврата на основании поступления

Самый надёжный способ — создать возврат на основании документа поступления. Тогда номенклатура, цены, ставки НДС и серии подтянутся автоматически, а взаиморасчёты корректно закроются. Откройте журнал «Закупки» → «Документы закупки (все)», найдите нужное поступление и воспользуйтесь кнопкой «Создать на основании».

1. 1
   Откройте документ «Поступление товаров и услуг», по которому товар был оприходован
2. 2
   Нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику»
3. 3
   Проверьте автоматически заполненные поля: поставщик, договор, склад, организация
4. 4
   В табличной части оставьте только возвращаемые позиции и скорректируйте количество
5. 5
   Проверьте цены и ставки НДС — по умолчанию берутся из поступления
6. 6
   Укажите склад списания, если он отличается от склада поступления
7. 7
   Нажмите «Провести» и проверьте движения документа через «Ещё» → «Движения документа»

Если поступление найти нельзя (например, товар приходовался в другой базе или период давно закрыт), создайте документ вручную: «Закупки» → «Возвраты товаров поставщикам» → «Создать». В этом случае заполните контрагента, договор и табличную часть самостоятельно, ориентируясь на цены из первичных документов поставщика.

После проведения обязательно откройте движения документа и убедитесь, что сформированы записи по регистрам товаров на складах и расчётов с поставщиками. Отсутствие движений по одному из регистров — признак того, что в настройках вида операции или договора что-то не заполнено.

Особые сценарии возврата

Возврат части товара из партии

Когда возвращается не вся поставка, а её часть, в документе на основании просто удалите лишние строки и отредактируйте количество в оставшихся. Программа не контролирует автоматически, сколько уже было возвращено по этому поступлению раньше, поэтому при повторных возвратах сверяйте накопленное количество — иначе можно вернуть больше, чем поступало.

Возврат товара с сериями и характеристиками

Если по номенклатуре ведётся учёт по характеристикам или сериям (сроки годности, партии), эти данные должны совпасть с остатками склада. При создании на основании серии подставляются из поступления, но если товар после поступления перемещался, фактические серии на складе могут отличаться. В таком случае подбирайте серии вручную через кнопку подбора в табличной части.

Возврат комиссионного товара

Товар, принятый на комиссию, возвращается комитенту отдельным видом операции — «Возврат комитенту». Обычный возврат поставщику здесь не подойдёт: комиссионный товар не является вашей собственностью, и проводки по расчётам формируются иначе. Вид операции выбирается в шапке документа возврата.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Товар физически уезжает поставщикуОформляйте «Возврат товаров поставщику» на основании поступления

Только исправляются цены или количество в документах без движения товараИспользуйте «Корректировку поступления»

Товар принят на комиссиюСоздавайте возврат с видом операции «Возврат комитенту»

Товар уже продан, а брак обнаружил покупательСначала оформите возврат от покупателя, затем возврат поставщику

НДС и расчёты с поставщиком при возврате

По НДС типовая схема такова: если вы приняли к вычету НДС по поступлению, при возврате поставщик выставляет корректировочный счёт-фактуру либо счёт-фактуру на возврат, и вы отражаете восстановление/сторнирование вычета. В 1С основание для этого формируется автоматически из документа возврата — проверьте, что в документе корректно заполнены ставки НДС и признак отражения в учёте.

Взаиморасчёты после проведения возврата уменьшают вашу задолженность перед поставщиком. Если поступление уже оплачено, возникает дебиторская задолженность поставщика, которую он должен вернуть деньгами или зачесть в счёт следующих поставок. Контролируйте это отчётом «Задолженность поставщиков» или карточкой расчётов с контрагентом.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения возврата выполните три контрольные проверки: остатки склада, взаиморасчёты и регистры НДС. Это займёт несколько минут, но избавит от проблем при закрытии месяца и сдаче декларации.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Остатки товаров на складах» по возвращённой номенклатуре

Норма

Остаток уменьшился на количество возврата, отрицательных значений нет

Тревожный признак

Остаток ушёл в минус или не изменился

Карточка расчётов с поставщиком

Норма

Задолженность уменьшилась на сумму возврата или появилась дебиторка

Тревожный признак

Сумма долга не изменилась — возврат не привязан к расчётам

Движения документа по регистрам НДС

Норма

Есть записи, соответствующие вашей схеме учёта НДС

Тревожный признак

Записей нет или ставка НДС не совпадает с поступлением

Частые вопросы

Можно ли оформить возврат, если период поступления закрыт?

Да. Возврат создаётся текущей датой на основании старого поступления, само поступление при этом не изменяется. Ограничение одно: если установлена дата запрета редактирования, она не мешает новому документу, но проверьте, что у вас есть права на создание возвратов.

Что делать, если поставщик согласился на возврат по другой цене?

Отредактируйте цену в табличной части документа возврата вручную — программа не запрещает отклонение от цены поступления. Разница отразится во взаиморасчётах, а основанием для цены должно служить соглашение с поставщиком или дополнительное условие договора.

Как вернуть товар, если поступление оформлено в другой базе 1С?

Создайте документ «Возврат товаров поставщику» вручную, без основания: укажите контрагента, договор, склад и заполните табличную часть по первичным документам. Учтите, что автоматической привязки к расчётам по конкретному поступлению не будет — зачёт задолженности придётся контролировать самостоятельно.

Нужен ли документ возврата, если поставщик сам исправил накладную?

Если товар физически не перемещался, а исправлены только бумаги, возврат не нужен — оформляется корректировка поступления. Документ возврата требуется только при реальном движении товара со склада обратно к поставщику.

Почему документ возврата не проводится с ошибкой по остаткам?

Чаще всего причина в том, что товара нет на указанном складе в нужном количестве: он продан, перемещён или списан. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» с отбором по номенклатуре и складу, найдите, где фактически числится остаток, и укажите в возврате правильный склад или проведите предварительное перемещение.