Торговля и Склад · 10 мин
Как сделать возврат по кассе в 1С Розница
Пошаговая инструкция по оформлению возврата товара на кассе в 1С Розница: возврат в день покупки и после закрытия смены, чек возврата, ошибки и проверка результата.
Возврат товара на кассе — одна из самых частых операций в розничной торговле, и в 1С:Розница для неё предусмотрено несколько сценариев. Выбор сценария зависит от того, закрыта ли кассовая смена, в которой была сделана продажа, есть ли у покупателя чек и каким способом была оплата — наличными или картой.
Ошибка при оформлении возврата приводит к расхождениям в Z-отчёте, некорректным данным в фискальном накопителе и проблемам при сверке с ОФД. Поэтому важно понимать разницу между возвратом в текущей смене и возвратом после закрытия смены, а также правильно выбирать тип чека на ККТ.
Ниже разобраны оба основных сценария, работа с документом «Возврат товаров от покупателя», особенности возврата безналичной оплаты и типичные ошибки кассиров.
Определяем сценарий: открыта или закрыта смена продажи
Первое, что нужно выяснить, — когда была совершена продажа. Если покупатель возвращает товар в тот же день и кассовая смена ещё открыта, возврат выполняется быстро: кассир пробивает чек с видом операции «Возврат» в том же рабочем месте кассира (РМК). Деньги выдаются из текущей выручки, и в Z-отчёте операция отразится как возврат.
Если смена, в которой прошла продажа, уже закрыта (пробит Z-отчёт), простым чеком возврата обойтись нельзя. Требуется учётный документ «Возврат товаров от покупателя», который списывает товар на склад и фиксирует задолженность перед покупателем. Чек возврата на ККТ пробивается уже на основании этого документа.
Отдельный случай — покупатель не помнит дату покупки или чек утерян. Тогда продажу ищут в журнале чеков ККМ по номенклатуре, сумме или номеру карты лояльности. Если найти исходную продажу не удаётся, возврат оформляется без основания — такой документ допустим, но требует внимания при последующей сверке.
Как выбрать сценарий возврата
Возврат в текущей открытой смене
Откройте рабочее место кассира (РМК). В зависимости от настройки интерфейса кнопка возврата может называться «Возврат», «Чек возврата» или находиться в меню операций. В типовой конфигурации используется команда переключения вида операции чека.
Порядок действий такой: нажмите кнопку возврата, добавьте возвращаемый товар сканером или поиском по наименованию, проверьте количество и цену. Цена подставится из текущих цен магазина — если товар покупали по акции, скорректируйте сумму вручную или ищите исходный чек, чтобы цена совпала с фактически уплаченной.
Затем выберите способ возврата денег: наличные или на карту. После пробития ККТ напечатает чек с признаком расчёта «Возврат прихода», и сумма уменьшит выручку текущей смены. Убедитесь, что чек передан в ОФД — в статусе документа не должно быть ошибок отправки.
- 1Откройте РМК и нажмите кнопку «Возврат»
- 2Добавьте товар сканером или вручную, проверьте цену и количество
- 3Выберите форму возврата: наличные или карта
- 4Пробейте чек и убедитесь, что он ушёл в ОФД
- 5Выдайте деньги и отложите чек возврата для инкассации
Возврат после закрытия смены через документ
Когда смена продажи закрыта, работа начинается не с кассы, а с учётного документа. Перейдите в раздел «Продажи» → «Возвраты товаров от покупателей» и создайте новый документ. Удобнее всего создавать его на основании: откройте журнал чеков ККМ, найдите нужный чек и выберите «Создать на основании» → «Возврат товаров от покупателя».
В документе автоматически заполнятся товары, цены и суммы из исходной продажи. Если покупатель возвращает не всё, удалите лишние строки или измените количество. Проверьте склад списания — по умолчанию подставляется склад магазина из чека, но при нескольких торговых точках убедитесь, что выбран правильный.
Проведите документ. После проведения товар вернётся на склад в учётных остатках, а в учёте появится задолженность перед покупателем. Если товар бракованный и его нельзя выставлять на продажу повторно, это нужно учесть отдельным перемещением или списанием — сам документ возврата качество товара не разграничивает.
Пробитие чека возврата на основании документа
Из проведённого документа «Возврат товаров от покупателя» создаётся чек ККМ на возврат: кнопка «Создать на основании» → «Чек ККМ» (в некоторых релизах — «Чек на возврат»). Документ откроется в режиме РМК или в форме чека, где нужно указать кассу ККМ и способ возврата денег.
Проверьте, что в чеке выбран признак расчёта «Возврат прихода» — типовая конфигурация проставляет его автоматически, но при доработанных интерфейсах это стоит контролировать вручную. Неверный признак расчёта — одна из самых серьёзных ошибок: в фискальном накопителе операция пройдёт как обычная продажа, и налоговая база исказится.
После пробития сверьте три вещи: сумму чека с суммой документа возврата, статус передачи в ОФД и физический чек — на нём должно быть указано «Возврат прихода» или «Возврат». Только после этого выдавайте деньги покупателю.
Особенности возврата оплаты картой
Если покупатель платил банковской картой, деньги возвращаются на ту же карту через эквайринговый терминал — выдача наличных за безналичную продажу создаёт риски при сверке с банком и может трактоваться как нарушение кассовой дисциплины.
В 1С:Розница при выборе оплаты картой в чеке возврата программа передаёт команду на подключённый эквайринговый терминал. Покупатель прикладывает карту, терминал выполняет операцию возврата (refund). Важно дождаться успешного завершения операции на терминале до закрытия чека — иначе в учёте возврат пройдёт, а деньги на карту не вернутся.
Учтите, что возврат на карту банк зачисляет не мгновенно — срок зависит от банка-эквайера и может занимать несколько дней. Покупателя стоит предупредить об этом и выдать слип-чек терминала как подтверждение операции.
Частые ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — возврат по неверной цене. Кассир добавляет товар вручную, подставляется текущая цена, а покупатель приобретал товар со скидкой. Итог: магазин возвращает больше, чем получил. Решение — всегда искать исходный чек в журнале чеков ККМ и создавать возврат на его основании.
Вторая типичная ситуация — возврат наличными за безналичную продажу «по просьбе покупателя». При сверке с эквайрингом такие операции видны сразу и вызывают вопросы при проверках. Настройте права так, чтобы кассир не мог произвольно менять форму возврата, или закрепите правило в регламенте.
Третья ошибка — возврат на другую кассу или другой склад. В магазинах с несколькими кассами документ возврата иногда создают не на ту торговую точку, из-за чего остатки по складам расходятся. Перед проведением документа сверяйте магазин и склад с исходным чеком.
Проверка результата после возврата
После оформления возврата проверьте три контура: фискальный, учётный и денежный. Фискальный — чек с признаком «Возврат прихода» напечатан и передан в ОФД (статус документа в журнале чеков). Учётный — документ возврата проведён, товар появился в остатках склада (отчёт «Остатки товаров» или «Ведомость по товарам на складах»).
Денежный контур — сумма возврата сошлась с выдачей из кассы или с операцией по терминалу. В конце дня сверьте Z-отчёт: сумма возвратов по наличным и безналичным должна совпадать с данными в 1С и с отчётом банка по эквайрингу.
Если возврат делался в открытой смене, дополнительно убедитесь, что в Z-отчёте сумма выручки уменьшилась корректно, а в отчёте о розничных продажах чек возврата отразился отдельной строкой.
Как проверить результат
Признак «Возврат прихода», сумма совпадает с документом
Пробит обычный чек продажи или сумма отличается
Чек передан, ошибок нет
Чек висит в очереди или отклонён
Товар вернулся в остатки после проведения
Остатки не изменились или ушли в минус
Возврат на карту есть в отчёте терминала
В 1С возврат есть, в отчёте банка — нет
Ответы на частые вопросы
Можно ли оформить возврат без чека от покупателя?
Да. По закону покупатель может подтвердить покупку свидетельскими показаниями или иными способами. В 1С оформляется документ «Возврат товаров от покупателя» без основания: товары добавляются вручную, цену нужно указать фактическую. Такой возврат требует особого контроля, так как нет привязки к исходной продаже.
Что делать, если исходный чек ККМ в базе не найден?
Проверьте, не велась ли продажа на другой кассе или в другой информационной базе (например, до обновления). Если продажа действительно отсутствует, оформите возврат без основания, указав товар и цену из бумажного чека покупателя, и зафиксируйте ситуацию для последующей сверки.
Как вернуть деньги, если покупатель оплатил часть бонусами?
При возврате на основании чека ККМ программа корректно распределяет сумму: бонусная часть возвращается на карту лояльности, денежная — тем способом, которым платил покупатель. Если возврат оформляется вручную, проверьте, что списанные бонусы восстановлены, иначе у покупателя возникнет претензия.
Можно ли отменить ошибочно пробитый чек возврата?
Фискальный чек отменить нельзя — данные уже в фискальном накопителе. Если возврат пробит ошибочно, оформляется обратная операция: обычный чек продажи на ту же сумму. Учётный документ возврата при этом нужно отменить или скорректировать, чтобы не было расхождений между учётом и фискальными данными.
Нужен ли заявление от покупателя на возврат?
Это вопрос внутреннего регламента магазина, а не требование 1С. На практике заявление с паспортными данными оформляют при возврате после дня покупки, особенно на крупные суммы. В самой программе для возврата достаточно документа и чека ККТ.
Почему чек возврата не пробивается с ошибкой по ККТ?
Частые причины: не открыта кассовая смена, не совпадает касса ККМ в документе и физически подключённая касса, нет связи с фискальным регистратором или истёк срок фискального накопителя. Проверьте статус смены и подключение оборудования в разделе настроек ККТ, затем повторите пробитие.
Что важно запомнить
Сценарий возврата выбирается по состоянию смены: в открытой смене — чек возврата из РМК, после закрытия — документ «Возврат товаров от покупателя» и чек на его основании. Всегда создавайте возврат на основании исходного чека, контролируйте признак расчёта и сверяйте три контура: фискальный, учётный и денежный.