Как сделать возврат по кассе в 1С Розница от покупателя

Возврат товара от покупателя — штатная операция в 1С Розница, но у неё есть важные ограничения: возврат оформляется только на основании чека продажи, сумма и состав товаров не могут превышать исходный чек, а способ возврата денег должен соответствовать способу оплаты. Если покупатель платил картой, деньги возвращаются на карту; если наличными — из кассы, при этом касса ККТ обязана пробить чек возврата прихода с корректным признаком расчёта.

Порядок действий зависит от того, в каком режиме работает кассир: в режиме РМК (рабочее место кассира) возврат делается прямо из списка чеков текущей или закрытой смены, а в толстом клиенте можно оформить документ «Возврат товаров от покупателя» в разделе продаж. Оба способа приводят к одному результату: товар возвращается на склад, денежные средства сторнируются, а фискальный регистратор передаёт данные в ОФД.

Ошибки при возврате дорого обходятся: неверно выбранный чек-основание приводит к расхождениям в товарных остатках, а возврат наличными по безналичной оплате — к претензиям при проверке кассовой дисциплины. Поэтому перед оформлением стоит проверить исходный чек, убедиться, что смена и касса соответствуют условиям возврата, и только потом проводить операцию.

Условия, при которых возврат возможен

Ключевое условие — наличие чека продажи в информационной базе. 1С Розница не позволяет оформить возврат «с нуля» без основания: программа контролирует, чтобы возвращаемое количество и сумма не превышали проданные по этому чеку. Если чек был выгружен из другой кассы той же базы, возврат обычно доступен и на текущем рабочем месте — механизм поиска чеков работает по всей базе.

Второе условие касается состояния кассовой смены. Если покупатель возвращает товар в день покупки до закрытия смены, чек возврата пробивается в текущую открытую смену. Если смена уже закрыта, возврат оформляется в новой смене — это нормальная практика, данные в ОФД уходят корректно. Возврат «в нулевую смену» без открытой смены невозможен: сначала кассир открывает смену, затем проводит операцию.

Отдельно проверьте права пользователя. У роли кассира должны быть права на оформление возврата; если кнопка «Возврат» неактивна или операция завершается ошибкой прав, настройку выполняет администратор в профилях групп доступа. Также убедитесь, что фискальный регистратор подключён и смена на нём открыта — без этого чек возврата не уйдёт в ОФД.

Возврат через РМК в день продажи

Самый частый сценарий — покупатель вернулся в тот же день, смена ещё открыта. В рабочем месте кассира перейдите к списку чеков: обычно это кнопка «Чеки» или команда в меню РМК, открывающая журнал чеков текущей смены. Найдите нужный чек по номеру, времени или сумме — поиск по сумме удобен, когда покупатель называет точную стоимость покупки.

Выделите чек и нажмите кнопку «Возврат» (в типовом интерфейсе она доступна в командной панели списка чеков или по правой кнопке мыши). Программа создаст чек возврата, полностью скопировав состав продажи. Если возвращается не вся позиция, откорректируйте количество перед пробитием — частичный возврат поддерживается штатно.

После проверки состава нажмите «Оплата» и выберите способ возврата. При наличной оплате программа предложит выдать деньги из денежного ящика; при безналичной — операция уйдёт на эквайринговый терминал, и покупателю нужно будет приложить ту же карту. После успешного проведения фискальный регистратор печатает чек с признаком «возврат прихода».

1. 1
   Откройте список чеков в РМК и найдите чек продажи по номеру, времени или сумме
2. 2
   Выделите чек и нажмите «Возврат» — программа создаст чек возврата с составом продажи
3. 3
   Скорректируйте количество, если возврат частичный
4. 4
   Нажмите «Оплата» и выберите способ возврата, соответствующий исходной оплате
5. 5
   Пробейте чек возврата на ККТ и передайте его покупателю вместе с деньгами или подтверждением возврата на карту

Возврат на следующий день и после закрытия смены

Если покупатель пришёл на следующий день или позже, порядок почти тот же, но с нюансами. Сначала кассир открывает кассовую смену — без этого пробить чек возврата нельзя. Затем в списке чеков нужно расширить отбор: по умолчанию РМК показывает чеки текущей смены, поэтому переключите фильтр на «Чеки прошлых смен» или задайте период поиска.

Найдите чек продажи и выполните возврат аналогично. Документ возврата будет относиться к текущей открытой смене, а не к смене продажи — это правильно и не требует никаких ручных корректировок. В отчётах по кассе возврат уменьшит выручку дня возврата, а не дня продажи.

При возврате безналичной оплаты спустя дни убедитесь, что эквайринговый терминал поддерживает возврат по операции: в большинстве связок 1С с эквайрингом возврат выполняется по ссылке на исходную операцию, и сроки, в течение которых банк разрешает такой возврат, ограничены договором эквайринга. Если возврат через терминал недоступен, вопрос решается с банком, а не настройкой 1С.

Частичный возврат и возврат по позициям

Покупатель часто возвращает не весь чек, а одну-две позиции. В этом случае после создания чека возврата удалите лишние строки или обнулите их количество, оставив только возвращаемый товар. Программа пересчитает сумму возврата автоматически с учётом скидок, которые действовали в чеке продажи, — вручную цену менять не нужно и не следует.

Если товар продавался со скидкой по дисконтной карте или акции, возврат идёт по фактической цене продажи, а не по цене из прайса. Это защищает магазин от мошенничества: покупатель не может вернуть товар дороже, чем заплатил. Проверьте сумму возврата на экране до пробития чека и сверьте её с суммой в чеке продажи, который предъявил покупатель.

Для маркированных товаров при возврате потребуется повторно отсканировать код маркировки — данные о возврате уйдут в систему маркировки вместе с чеком. Если код не сканируется (повреждён, отсутствует), уточните порядок действий в своей учётной политике: в ряде случаев потребуется ручной ввод кода или оформление возврата с пояснением.

Документ «Возврат товаров от покупателя» в толстом клиенте

Менеджер или администратор может оформить возврат вне РМК — документом «Возврат товаров от покупателя» в разделе «Продажи». Документ создаётся на основании «Отчёта о розничных продажах» или чека ККМ: программа подставит склад, организацию, кассу и состав товаров. Этот способ удобен для возвратов, которые оформляются задним числом в учёте или требуют печатных форм.

В документе проверьте склад списания и кассу: товар должен вернуться на тот же склад магазина, а деньги — из той же кассы ККМ, иначе в отчётах появятся расхождения. После проведения документа остатки по складу увеличатся, а взаиморасчёты и движения денежных средств скорректируются автоматически.

Учтите, что сам документ не пробивает фискальный чек — фискализация выполняется из РМК или при проведении с подключённым фискальным регистратором, в зависимости от настроек. Если возврат оформлен только документом без чека ККТ, кассовая дисциплина нарушена: чек возврата обязателен при выдаче денег покупателю.

Проверка результата и отчёты

После проведения возврата убедитесь, что операция отразилась корректно. В списке чеков появится чек с видом «Возврат прихода», связанный с чеком продажи. Товарный остаток по возвращённой позиции должен увеличиться — это видно в карточке товара или отчёте по остаткам на складе магазина.

В конце смены сверьте Z-отчёт: сумма возвратов прихода выделяется отдельной строкой и уменьшает итоговую выручку. Данные в ОФД должны совпадать с данными кассы — при расхождениях проверьте, все ли чеки ушли в фискальный накопитель, нет ли чеков в очереди неотправленных.

Для управленческого контроля используйте отчёты по продажам и возвратам в разделе «Продажи» — они показывают, какие товары возвращают чаще всего и какие кассиры оформляют возвраты. Аномально частые возвраты по одному сотруднику — повод проверить корректность оформления операций.

Контрольные точки

Как проверить результат

Чек в списке чеков РМК

Норма

Есть чек с видом «Возврат прихода», связанный с чеком продажи

Тревожный признак

Чека нет или он в статусе «не пробит» / в очереди неотправленных

Остаток товара на складе

Норма

Остаток увеличился на возвращённое количество

Тревожный признак

Остаток не изменился — документ не проведён или указан другой склад

Z-отчёт и данные ОФД

Норма

Сумма возвратов совпадает в кассе и личном кабинете ОФД

Тревожный признак

Расхождение сумм — есть неотправленные чеки или сбой связи с ОФД

Частые вопросы по возвратам в 1С Розница

Можно ли оформить возврат, если покупатель потерял чек?

Физический бумажный чек не обязателен — главное, чтобы электронный чек продажи сохранился в базе. Найдите его по дате, времени, сумме или номеру, который покупатель может посмотреть в SMS или email, если получал электронный чек. Если чека в базе нет, штатный возврат невозможен, и вопрос решается индивидуально по внутреннему регламенту магазина.

Что делать, если кнопка «Возврат» неактивна в РМК?

Проверьте три причины: не выделен чек продажи в списке, у пользователя нет прав на оформление возврата, или чек уже полностью возвращён ранее. Права настраиваются администратором в профилях групп доступа; повторный возврат по тому же чеку программа блокирует на уровне количества.

Как вернуть деньги, если оплата была частично наличными, частично картой?

Возврат распределяется пропорционально способам оплаты в исходном чеке: часть суммы выдаётся из денежного ящика, часть уходит на карту через эквайринговый терминал. При частичном возврате товара сначала уточните у покупателя, каким способом он хочет получить деньги, и оформите возврат соответствующим способом в пределах оплаченной этим способом суммы.

Почему чек возврата не уходит в ОФД?

Чаще всего причина в отсутствии связи фискального регистратора с интернетом — чек встаёт в очередь неотправленных. Проверьте подключение и статус обмена с ОФД в настройках оборудования. Если чеки копятся в очереди долго, фискальный накопитель может заблокироваться, поэтому восстановите связь до закрытия смены.

Можно ли оформить возврат товара, проданного в другом магазине сети?

Если оба магазина работают в одной информационной базе, чек продажи найдётся поиском по всей базе, и возврат технически возможен. Учтите, что товар вернётся на склад текущего магазина — согласуйте это с учётной политикой сети. Если магазины в разных базах, штатный возврат по чеку невозможен.

Чем возврат отличается от сторнирования чека?

Сторнирование (отмена) применяется, когда чек пробит ошибочно и покупатель фактически не совершал покупку — например, кассир ошибся сразу при пробитии. Возврат оформляется, когда продажа состоялась, а покупатель позже вернул товар. В 1С Розница для ошибочных чеков в текущей смене используется отдельная операция отмены чека, а не возврат.