Как сделать возврат от покупателя в 1С УНФ

Возврат товара от покупателя — стандартная хозяйственная операция, и в 1С «Управление нашей фирмой» для неё предусмотрен отдельный документ «Приходная накладная» с видом операции «Возврат от покупателя». Он приходует товар обратно на склад, формирует задолженность компании перед клиентом и служит основанием для возврата денег или зачёта аванса.

Главная сложность для начинающих пользователей — понять, какую операцию выбрать и что делать с деньгами: вернуть их на расчётный счёт, выдать из кассы или засчитать в счёт будущих покупок. Ниже разобран полный цикл: от заполнения накладной до контроля взаиморасчётов, а также ситуации с частичным возвратом и возвратом по розничной продаже.

Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию УНФ актуальных редакций. Названия отдельных команд могут немного отличаться в зависимости от версии, но логика документов сохраняется.

Подготовка: что проверить перед оформлением возврата

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе есть исходная продажа — расходная накладная (или акт, чек ККМ для розницы) по этому покупателю. Ввод возврата на основании реализации избавляет от ручного заполнения: программа сама подтянет товары, цены и контрагента.

Проверьте, что в карточке договора с покупателем корректно настроены взаиморасчёты, а на складе, куда вернётся товар, ведётся учёт в нужном разрезе. Если компания работает с НДС, уточните, как будет оформляться корректировка налога — от этого зависит, потребуется ли счёт-фактура на возврат.

Также заранее определите судьбу оплаты: деньги возвращаются клиенту, остаются как аванс или зачитываются в счёт другой задолженности. От этого зависит, какие документы вы создадите после накладной.

Создание приходной накладной с операцией «Возврат от покупателя»

Самый быстрый способ — открыть исходную расходную накладную и нажать кнопку «Создать на основании», выбрав «Приходная накладная». Программа предложит вид операции — укажите «Возврат от покупателя». Табличная часть заполнится товарами из продажи.

Если создаёте документ вручную, перейдите в раздел «Закупки» (или «Продажи» в зависимости от настроек интерфейса) → «Приходные накладные» → «Создать» и выберите операцию «Возврат от покупателя». Заполните покупателя, договор, склад и добавьте возвращаемые позиции с количеством и ценами.

Обратите внимание на поле «Документ основания» — в нём должна стоять ссылка на расходную накладную. Эта связь важна для корректного закрытия взаиморасчётов и для отчётов по продажам, где возврат уменьшит выручку именно по этой сделке.

1. 1
   Откройте расходную накладную, по которой была продажа
2. 2
   Нажмите «Создать на основании» → «Приходная накладная»
3. 3
   Выберите операцию «Возврат от покупателя»
4. 4
   Скорректируйте количество, если возврат частичный
5. 5
   Проверьте склад, цены и договор
6. 6
   Проведите документ
7. 7
   Оформите возврат денег или зачёт аванса

Частичный возврат и возврат некачественного товара

Если покупатель возвращает не всю партию, отредактируйте количество в табличной части: удалите лишние строки или уменьшите значение в колонке «Количество». Сумма документа пересчитается автоматически, а долг перед клиентом сформируется только на возвращённый объём.

При возврате бракованного товара имеет смысл принять его на отдельный склад (например, «Склад брака»), чтобы номенклатура не смешивалась с товаром, доступным для продажи. Склад указывается в шапке накладной или в строках, если включён учёт по нескольким складам в документе.

Если по условиям работы брак подлежит дальнейшему возврату поставщику, после оприходования вы оформите уже свою претензию — возврат поставщику, который в УНФ делается через расходную накладную с соответствующей операцией.

Возврат денег покупателю или зачёт аванса

Проведённая накладная создаёт кредиторскую задолженность перед покупателем — вы увидите её в отчёте «Взаиморасчёты с контрагентами» или «Долги». Дальше возможны три сценария закрытия этого долга.

Первый — вернуть деньги: создайте на основании накладной документ «Расход со счёта» (безналичный возврат) или «Расход из кассы» (наличный возврат) с видом операции «Возврат оплаты покупателю». После проведения долг закроется.

Второй — оставить сумму как аванс: ничего дополнительно делать не нужно, задолженность останется и автоматически зачтётся при следующей продаже этому клиенту. Третий сценарий — зачесть долг в счёт другой задолженности документом «Взаимозачёт» (корректировка долга), если у клиента есть встречные обязательства.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Клиент просит вернуть деньги на карту или счётСоздайте «Расход со счёта» с операцией возврата покупателю

Клиент заберёт наличныеОформите «Расход из кассы» на основании накладной

Клиент продолжит покупатьОставьте сумму авансом — она зачтётся при следующей продаже

Есть встречный долг клиентаИспользуйте документ взаимозачёта (корректировку долга)

Возврат по розничной продаже (чек ККМ)

Если товар продавался в розницу через рабочее место кассира, возврат оформляется документом «Чек ККМ на возврат». Его удобно создать на основании исходного чека: программа перенесёт состав, а при подключённой кассе напечатает чек возврата с нужным признаком расчёта.

Выдачу наличных покупателю по розничному возврату фиксируйте через кассу ККМ в той же смене. Если возврат приходится на другой день, следите, чтобы в кассе было достаточно наличных, и при необходимости оформите внесение денег.

Розничный возврат уменьшает выручку по отчёту о розничных продажах, поэтому важно, чтобы чек возврата был пробит и проведён до закрытия кассовой смены, если возврат произошёл в тот же день.

НДС, отчётность и проверка результата

При работе с НДС возврат от покупателя отражается в книге покупок у продавца: принятие к вычету налога по возвращённым товарам. В УНФ для этого используется документ «Формирование записей книги покупок» — убедитесь, что возврат попал в него в том периоде, когда выполнены условия вычета.

После проведения всех документов проверьте результат по трём точкам: остаток товара на складе увеличился на возвращённое количество, долг перед покупателем закрыт или висит как аванс в ожидаемом размере, выручка в отчёте «Продажи» уменьшилась на сумму возврата.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки на складе

Норма

Возвращённый товар виден в отчёте «Остатки товаров»

Тревожный признак

Товара нет — накладная не проведена или указан другой склад

Взаиморасчёты с клиентом

Норма

Долг равен нулю или сумме оставленного аванса

Тревожный признак

Долг завис — не создан документ возврата денег

Отчёт «Продажи»

Норма

Возврат уменьшил выручку по сделке

Тревожный признак

Возврат не связан с реализацией — не заполнено основание

Типичные ошибки и ограничения

Частая ошибка — оформление возврата обычной приходной накладной от поставщика. В этом случае контрагент-покупатель попадает в учёт как поставщик, а взаиморасчёты и отчёты по продажам искажаются. Всегда проверяйте вид операции перед проведением.

Вторая типичная проблема — возврат по цене, отличной от цены продажи. По умолчанию программа подставляет цены из основания, и менять их без документального основания (дополнительного соглашения, претензии) не стоит: разница повлияет на задолженность и налоговую базу.

Ещё одно ограничение: если по продаже уже был оформлен возврат денег, а затем делается накладная возврата, сумма может задвоиться во взаиморасчётах. Перед созданием документов проверьте текущий долг по контрагенту, чтобы понять, какие операции уже отражены.

FAQ

Можно ли оформить возврат, если продажа была в другой базе или до начала учёта в УНФ?

Да. Создайте приходную накладную с операцией «Возврат от покупателя» вручную, без основания, и заполните товары и цены самостоятельно. Минус — возврат не свяжется с конкретной реализацией, поэтому взаиморасчёты придётся контролировать отдельно.

Чем отличается возврат от покупателя от корректировки реализации?

Корректировка реализации изменяет первичную отгрузку (например, цену или количество по ошибке), а возврат отражает фактическое движение товара обратно на склад. Если клиент физически вернул товар — нужен именно возврат.

Как вернуть деньги, если оплата проходила по эквайрингу?

Оформите документ «Операция по платёжным картам» с видом возврата на основании накладной или исходной оплаты. Фактический возврат на карту клиента выполняется через терминал, а документ в УНФ фиксирует операцию в учёте.

Почему после возврата в отчёте по долгам висит минус по покупателю?

Отрицательный долг означает, что компания должна клиенту. Это нормально, если деньги ещё не возвращены или сумма оставлена авансом. Если деньги уже выданы, а минус остался — проверьте, что расход денег создан с операцией возврата и привязан к тому же договору.

Нужно ли пробивать чек при возврате оптом по безналу?

Если расчёт с покупателем-физлицом был наличными или картой, чек на возврат, как правило, требуется. При полностью безналичных расчётах между организациями чек обычно не пробивается. Точные требования зависят от способа расчёта и применения ККТ в вашей компании.

Что делать, если возвращают только часть комплекта или товар с другой серией?

Разбейте строку на несколько или укажите фактически возвращённые серии и характеристики в табличной части. Если учёт по сериям включён, программа не даст провести документ без их заполнения — это защита от расхождений на складе.