Торговля и Склад · 9 мин
Как сделать возврат наличными в 1С
Как оформить возврат наличными в 1С: чек ККМ на возврат, возврат в день покупки и в другой день, РКО, типичные ошибки и проверка результата.
Возврат наличными в 1С оформляется через документ «Чек ККМ на возврат» (в конфигурациях «Розница», «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация») или через «Возврат товаров от розничного покупателя» с последующей выплатой через расходный кассовый ордер. Выбор документа зависит от того, когда покупатель обратился: в день покупки до закрытия кассовой смены или в другой день.
Ключевое правило: если деньги при продаже поступили наличными, возврат тоже делается наличными из кассы ККМ. Если покупатель платил картой, возврат оформляется на ту же карту через эквайринговый терминал — выдать наличные вместо безналичного возврата нельзя, это нарушение порядка работы с эквайрингом.
Ниже разобраны оба сценария для типовых конфигураций 1С, а также порядок проверки, что возврат корректно отразился в кассе, на остатках склада и в фискальном накопителе.
Как определить, каким документом оформлять возврат
Перед началом работы ответьте на два вопроса: в какой день покупатель пришёл с возвратом и закрыта ли кассовая смена, в которой была продажа. От этого зависит вся цепочка документов.
Если продажа и возврат происходят в одну открытую кассовую смену, используется «Чек ККМ на возврат». Такой чек пробивается на кассе, уменьшает выручку текущей смены, и деньги покупателю выдаются прямо из денежного ящика. Если смена уже закрыта (сформирован Z-отчёт), чек на возврат по старой смене пробить нельзя — оформляется возврат через РКО, а основанием служит документ «Возврат товаров от розничного покупателя».
Как выбрать действие
Возврат в день покупки: чек ККМ на возврат
Откройте рабочее место кассира (РМК) или журнал чеков, найдите чек продажи — по номеру, дате, штрихкоду чека или через поиск. Проще всего создать возврат кнопкой «Создать на основании» → «Чек ККМ на возврат»: тогда табличная часть, покупатель и суммы подставятся автоматически, а программа свяжет возврат с исходной продажей.
Проверьте состав возврата. Если покупатель возвращает только часть позиций, удалите лишние строки или измените количество. Программа пересчитает итоговую сумму возврата. Убедитесь, что способ оплаты в чеке возврата — «Наличные», и сумма совпадает с суммой, которую кассир физически выдаёт из денежного ящика.
Нажмите «Пробить чек» (в РМК — кнопка оплаты с выбором наличного расчёта). Фискальный регистратор напечатает чек возврата прихода, данные уйдут в фискальный накопитель и ОФД. Выдайте покупателю деньги и чек возврата вместе с чеком продажи, если требуется по внутреннему регламенту.
- 1Найдите чек продажи в журнале чеков или РМК
- 2Создайте «Чек ККМ на возврат» на основании чека продажи
- 3Скорректируйте позиции и количество при частичном возврате
- 4Проверьте, что способ оплаты — наличные, сумма верна
- 5Пробейте чек на фискальном регистраторе
- 6Выдайте деньги из денежного ящика и чек покупателю
Возврат в другой день: документ возврата и РКО
Когда кассовая смена продажи закрыта, товар принимается документом «Возврат товаров от розничного покупателя» (в «Управлении торговлей» — «Возврат товаров от клиента» с соответствующим видом операции). Документ можно создать на основании «Отчёта о розничных продажах» или чека ККМ, чтобы подтянуть товар и цены, либо заполнить вручную по бумажному чеку покупателя.
В документе возврата укажите склад, на который оприходуется товар, и проверьте цены: возврат должен идти по цене фактической продажи. После проведения документа товар вернётся на остатки склада, а в учёте появится задолженность перед покупателем.
Выплата денег оформляется документом «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат денежных средств покупателю». Создайте РКО на основании документа возврата — сумма и основание подставятся автоматически. В поле «Основание» укажите реквизиты заявления покупателя или номер чека. Выдайте деньги из кассы и распечатайте ордер для подписи покупателя.
Возврат при оплате картой или смешанной оплате
Если покупатель платил банковской картой, возврат выполняется на ту же карту. В чеке ККМ на возврат выберите способ оплаты «Платёжная карта» — программа передаст операцию на эквайринговый терминал, и покупателю нужно будет приложить карту. Деньги вернутся на счёт покупателя по срокам банка-эквайрера.
При смешанной оплате (часть наличными, часть картой) возврат распределяется пропорционально: наличная часть выдаётся из кассы, безналичная уходит на карту. В чеке возврата укажите обе суммы в соответствующих полях оплаты.
Проверка результата после оформления
После возврата убедитесь, что все учётные контуры сошлись. В журнале чеков у чека возврата должен быть статус «Пробит» и фискальный номер. В отчёте о розничных продажах или Z-отчёте сумма возврата должна уменьшить выручку.
Проверьте остаток товара на складе: возвращённая позиция должна появиться в количестве по документу возврата. Если товар возвращён как некондиционный, убедитесь, что он оприходован на отдельный склад или с указанием качества, чтобы не уйти в повторную продажу.
Как проверить результат
Статус «Пробит», есть фискальный номер и признак возврата прихода
Чек в статусе «Отложен» или «Ошибка» — данные не ушли в ОФД
Возвращённое количество оприходовано на нужный склад
Остаток не изменился — документ возврата не проведён
Фактический остаток совпадает с учётным после выдачи денег
Недостача или излишек — ошибка в сумме возврата
Чек возврата присутствует в личном кабинете ОФД
Чека нет — проверьте связь ККТ и очередь передачи
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — попытка пробить чек возврата на основании чека из уже закрытой смены с выдачей наличных из текущей выручки без РКО. Это приводит к расхождению кассы и некорректному отражению в отчётах. Вторая распространённая ситуация — возврат по неверной цене, если документ создавался вручную: всегда сверяйте сумму с исходным чеком.
Отдельная группа ошибок связана с тем, что кассир пробивает обычный чек продажи «с минусом» вместо чека возврата — фискальный регистратор такую операцию не примет либо оформит её некорректно. Используйте только штатный документ возврата.
Ограничения и когда нужен администратор
У кассира может не быть прав на создание возвратов — это контролируется ролями и настройками РМК. Если кнопка возврата недоступна, обратитесь к администратору 1С: потребуется добавить роль на работу с чеками ККМ на возврат и РКО. Также администратор нужен, если возврат требуется по чеку, который не пробивался в этой базе (например, продажа была в другой торговой точке с отдельной информационной базой).
При расхождении кассы после возврата не пытайтесь «выровнять» её повторными чеками или сторнированием — зафиксируйте факт, сформируйте инвентаризацию кассы и передайте данные бухгалтеру.
Что важно запомнить
В день покупки при открытой смене оформляйте «Чек ККМ на возврат» на основании чека продажи. В другой день — «Возврат товаров от розничного покупателя» плюс РКО с операцией «Возврат денежных средств покупателю». Оплату картой возвращайте только на карту. После возврата проверяйте статус чека, остаток склада и наличные в кассе.
Частые вопросы
Можно ли сделать возврат без чека продажи в базе?
Да. Если чек в базе не найден, оформите «Возврат товаров от розничного покупателя» вручную по бумажному чеку или заявлению покупателя, укажите товар, количество и цену продажи, затем выплатите деньги через РКО. Основание возврата зафиксируйте в комментарии документа.
Нужно ли пробивать чек ККМ при возврате в другой день?
При расчёте наличными через РКО отдельный чек на возврат, как правило, не требуется, так как продажа уже была зафиксирована ранее. Однако практика зависит от учётной политики и настроек конфигурации — согласуйте порядок с бухгалтером организации.
Что делать, если чек возврата завис в статусе ошибки?
Проверьте связь с фискальным регистратором и ленту в принтере, затем повторите пробитие из журнала чеков. Не создавайте дубль документа — сначала убедитесь, что чек действительно не ушёл в фискальный накопитель, иначе возврат задвоится.
Как оформить частичный возврат по чеку?
Создайте «Чек ККМ на возврат» на основании чека продажи и удалите из табличной части позиции, которые покупатель оставляет, либо скорректируйте количество. Программа пересчитает сумму возврата автоматически.
Куда оприходовать возвращённый товар с дефектом?
Укажите в документе возврата отдельный склад некондиции или соответствующий статус качества, если конфигурация это поддерживает. Тогда брак не попадёт в свободный остаток и не будет повторно продан.
Почему кнопка возврата недоступна в РМК?
Чаще всего у пользователя нет нужной роли или в настройках РМК отключена операция возврата. Обратитесь к администратору 1С для выдачи прав на документы возврата и расходные кассовые ордера.