Как сделать виртуальный склад в 1С: пошаговая инструкция

Виртуальный склад в 1С — это складская позиция в справочнике «Склады и магазины», которая не соответствует реальному помещению, а служит для логического разделения товаров: резервы под заказы, товары в пути, брак, карантин, запасы маркетплейса или комиссионный товар. Учёт ведётся по этому складу так же, как по обычному, но физического перемещения коробок не происходит — движение отражается только документами.

Такой подход применяется в 1С:Управление торговлей 11, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:Управление нашей фирмой. Механика везде похожа: создаётся новый элемент справочника складов, настраивается ордерная схема при необходимости, а дальше товары перемещаются на виртуальный склад документами «Перемещение товаров» или попадают туда автоматически при резервировании.

Ниже разобраны варианты использования виртуального склада, точная настройка в типовых конфигурациях, типичные ошибки и способы проверить, что учёт работает корректно.

Зачем нужен виртуальный склад и когда он оправдан

Главная задача виртуального склада — отделить товары, которые физически лежат вместе, но по смыслу учёта должны быть разделены. Классический пример: на оптовом складе часть партии зарезервирована под конкретного клиента, и менеджеры не должны видеть эти остатки как свободные. Другой пример — брак, который нельзя продавать, но нельзя и списывать до решения поставщика.

Виртуальный склад оправдан, когда нужен отдельный учёт по группе товаров без физического перемещения: товары в пути, комиссионный товар, запасы под маркетплейс, карантинная зона, демонстрационные образцы. Он не нужен, если задачу решают серии, характеристики или статусы в заказе — лишний склад усложняет отчёты и документооборот.

Сравнение вариантов

Отдельный виртуальный склад

Подходит для брака, товаров в пути, карантина. Полный учёт остатков и себестоимости, но добавляет документы перемещения.

Резервирование в заказе клиента

Подходит для удержания товара под конкретную продажу. Не требует отдельного склада, работает через статусы обеспечения.

Серии и статусы номенклатуры

Подходит для сроков годности и партий. Не заменяет складской учёт по месту хранения.

Создание склада в справочнике

В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» и убедитесь, что включена опция «Несколько складов». Без неё программа работает с одним складом, и добавить виртуальный не получится. В «Управлении нашей фирмой» аналогичная настройка находится в разделе «Компания» → «Ещё больше возможностей».

Далее перейдите в справочник «Склады и магазины» (раздел «НСИ и администрирование» → «Сведения о предприятии» → «Склады») и создайте новый элемент. Укажите понятное наименование — «Склад резерва», «Брак (виртуальный)», «Товары в пути». Тип склада для оптового виртуального склада оставьте «Оптовый»; розничные типы задают свою логику цен и не подходят для технических целей.

Сохраните элемент. С этого момента склад доступен во всех документах: поступлениях, перемещениях, реализациях, списаниях и инвентаризациях. Никакой дополнительной «виртуальности» в типовой конфигурации нет — склад становится виртуальным исключительно за счёт договорённости, что ему не соответствует физическая зона.

1. 1
   Включите опцию «Несколько складов» в настройках раздела «Склад и доставка».
2. 2
   Откройте справочник «Склады и магазины» и создайте новый элемент.
3. 3
   Задайте понятное наименование и тип «Оптовый».
4. 4
   При необходимости настройте ордерную схему для склада.
5. 5
   Оформите первое перемещение товаров на виртуальный склад.
6. 6
   Проверьте остатки отчётом «Остатки товаров на складах».

Настройка ордерной схемы для виртуального склада

Ордерная схема разделяет документооборот на распоряжения (заказы, накладные) и складские ордера (приходные и расходные). Для виртуального склада ордерная схема обычно не нужна: перемещения на него оформляют менеджеры, а не кладовщики, и двойное документирование только мешает.

Если ордерная схема всё же требуется — например, виртуальный склад «Товары в пути» закрывается кладовщиком по факту приёмки — включите её в карточке склада. Установите флажки «По поступлению» и «По отгрузке» в блоке «Ордерная схема и структура». Учтите: после включения ордерной схемы по складу обязательно оформление складских ордеров, иначе остатки в отчётах будут расходиться с проведёнными накладными.

Типовые сценарии использования

Склад резерва под заказы

В УТ 11 резервирование чаще делается штатно — через действия обеспечения в заказе клиента, без отдельного склада. Однако если резерв нужно видеть как физический остаток (например, товар отложен на стеллаж), создайте склад «Резерв» и оформляйте перемещение с основного склада при подтверждении заказа. При отгрузке реализация проводится со склада «Резерв».

Склад брака и карантина

При выявлении брака оформите документ «Перемещение товаров» с основного склада на склад «Брак». Это исключит брак из свободных остатков и расчёта обеспечения заказов. После решения вопроса с поставщиком товар либо возвращается перемещением обратно, либо списывается документом «Списание товаров» уже с виртуального склада.

Товары в пути

Если поставщик отгрузил товар, право собственности перешло, но физически груз ещё едет, приходуйте его на склад «В пути». По прибытии оформляется перемещение на основной склад. Так бухгалтерский учёт по приобретению и складская реальность не конфликтуют.

Давайте виртуальным складам префикс в названии, например «ВИРТ: Брак» или «ХХХ: В пути». Тогда в списках выбора они визуально отделены от реальных складов, и менеджеры реже ошибаются при подборе склада в документах.

Проверка учёта и контроль остатков

После настройки проверьте, что виртуальный склад корректно участвует в учёте. Основной инструмент — отчёт «Остатки товаров на складах» (раздел «Склад и доставка» → «Отчеты по складу»). Сформируйте его с группировкой по складам: виртуальный склад должен показывать только те позиции, которые вы туда переместили.

Дополнительно сверьте отчёт «Ведомость по товарам на складах» — он показывает движения по каждому складу за период. Если перемещение проведено, а в ведомости его нет, проверьте, не включена ли ордерная схема: тогда потребуется ещё и ордер, чтобы движение отразилось в складских остатках.

Инвентаризация виртуального склада проводится стандартным документом «Пересчет товаров». Для складов типа «Брак» или «Резерв» делайте её регулярно: расхождения там накапливаются незаметно, потому что физической зоны для визуального контроля нет.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Остатки товаров на складах»

Норма

Виртуальный склад виден в списке, остатки совпадают с проведёнными перемещениями

Тревожный признак

Склада нет в отчёте или остатки не совпадают с документами

Проведение перемещения

Норма

Документ проводится без ошибок, остаток списывается с основного склада

Тревожный признак

Ошибка нехватки товара при наличии остатка — проверьте склад-отправитель

Свободные остатки для продажи

Норма

Товар на виртуальном складе не предлагается к отгрузке с основного склада

Тревожный признак

Резерв или брак доступен к продаже — проверьте настройки обеспечения

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — создание виртуального склада там, где задача решается штатным резервированием. В УТ 11 механизм обеспечения заказов уже умеет отделять зарезервированный товар от свободного остатка, и лишний склад только дублирует эту логику, добавляя документы и путаницу.

Вторая ошибка — забыть, что себестоимость при перемещении между складами переносится вместе с товаром. Если на виртуальный склад попадает товар с разной себестоимостью, при возврате на основной склад могут возникнуть копеечные расхождения при методе оценки «Средняя за месяц» — это нормально и закрывается регламентным расчётом себестоимости.

Третья группа проблем — права доступа. Если у части пользователей нет прав на виртуальный склад, они не увидят остатки и документы по нему, а в отчётах получат неполную картину. Настройте группы доступа к складам в разделе «Настройки пользователей и прав», если это критично.

FAQ: частые вопросы о виртуальных складах в 1С

Можно ли ограничить продажу с виртуального склада?

Да. Самый простой способ — не давать менеджерам прав на документы по этому складу через группы доступа. Дополнительно в УТ 11 можно не включать виртуальный склад в схему обеспечения заказов: тогда его остатки не будут предлагаться для отгрузки при подборе обеспечения.

Влияет ли виртуальный склад на себестоимость?

При методе оценки «Средняя за месяц» себестоимость считается в целом по организации или по складу — в зависимости от настройки учётной политики. При перемещении стоимость переносится вместе с товаром, поэтому итоговая себестоимость не искажается, но возможны копеечные разницы округления при возвратах.

Нужен ли виртуальный склад для резервирования под заказы?

Обычно нет. В УТ 11 и ERP резервирование выполняется через действия обеспечения в заказе клиента, и зарезервированный товар автоматически исключается из свободного остатка. Отдельный склад нужен только если требуется физически отложенный товар видеть как складской остаток.

Как удалить виртуальный склад, который больше не нужен?

Сначала выведите с него все остатки перемещениями или списаниями. Затем пометьте склад на удаление — программа проверит ссылки в документах. Если склад использовался в проведённых документах, удалить его полностью не получится: оставьте его помеченным и исключите из подбора снятием прав у пользователей.

Работает ли инвентаризация на виртуальном складе?

Да, документ «Пересчет товаров» создаётся по любому складу, включая виртуальный. Для складов без физической зоны пересчёт фактически означает сверку учётных остатков с ожидаемыми — например, для склада «В пути» сверяют с данными перевозчиков и накладными поставщиков.