Как сделать учет товара в 1С: пошаговая инструкция

Товарный учет в 1С строится на трех опорах: справочник номенклатуры, склады и документы движения. Пока товар не заведен в справочнике и не привязан к складу, программе нечего считать — любой документ поступления или продажи потребует выбора позиции и места хранения. Поэтому правильная последовательность внедрения — сначала справочники и настройки, затем документы, затем контроль остатков.

Инструкция подходит для типовых конфигураций: 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP и 1С:Бухгалтерия с включенным складским учетом. Названия разделов могут немного отличаться между конфигурациями, но логика одинаковая: номенклатура, склады, поступление, перемещение, реализация, инвентаризация.

Перед стартом определите режим учета: количественный (только штуки), суммовой (штуки плюс стоимость) или партионный (с учетом себестоимости каждой партии). От этого выбора зависят отчеты, списание себестоимости и возможность отслеживать прибыль по товарам. Менять режим после начала работы сложно — потребуется перепроведение документов.

Шаг 1. Настройка складов и режима учета

Откройте справочник «Склады» (в разных конфигурациях он находится в разделах «НСИ и администрирование» или «Справочники»). Создайте склад для каждого физического места хранения: основной склад, торговый зал, удаленный склад. Если хранение одно — достаточно одного склада, не плодите лишние.

Для каждого склада укажите тип: оптовый, розничный или неавтоматизированная торговая точка. От типа зависит, как будет считаться продажа — по документам реализации с конкретными ценами или по сумме выручки. В 1С:Бухгалтерии дополнительно проверьте настройку «Складской учет» в параметрах учетной политики: ведется ли учет по количеству и сумме или только по сумме.

Если товар хранится в разных ячейках внутри одного склада, включите ордерную схему или адресное хранение. Но для небольшой компании это избыточно: адресное хранение требует дисциплины при каждом перемещении, иначе остатки «разъедутся». Включайте его только когда реально есть кладовщик, который работает со складскими ордерами.

Шаг 2. Создание номенклатуры

Номенклатура — это карточка каждого товара. Откройте справочник «Номенклатура» и создайте элемент: укажите наименование, вид номенклатуры (тип «Товар»), единицу измерения (штука, упаковка, килограмм), ставку НДС и артикул. Наименование делайте уникальным и понятным — «Кабель HDMI 2м» вместо «Кабель», иначе при поиске будут дубли и ошибки выбора.

Группируйте товары по папкам: это ускоряет поиск и позволяет строить отчеты по группам. Если ассортимент большой, используйте загрузку из Excel — в типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из табличного документа». Перед массовой загрузкой проверьте файл на дубли и пустые единицы измерения.

Для товаров с вариантами (размер, цвет) в УТ и ERP используйте характеристики номенклатуры: одна карточка товара, несколько характеристик. Это удобнее, чем плодить отдельные карточки на каждый размер. В 1С:Бухгалтерии характеристик нет — там каждый вариант заводится отдельной позицией.

Шаг 3. Оприходование и поступление товара

Начальные остатки вводятся документом «Ввод начальных остатков» (в УТ — через помощник в разделе настройки, в Бухгалтерии — «Помощник ввода остатков»). Укажите товар, склад, количество и себестоимость. Дата ввода остатков должна предшествовать первому операционному документу — обычно это последний день прошлого периода.

Дальнейшие закупки оформляйте документом «Поступление товаров и услуг» (в УТ — «Приобретение товаров и услуг»). Заполните поставщика, склад, табличную часть с товарами, количеством и ценами. После проведения товар появится на складе, а в суммовом учете сформируется себестоимость партии.

Если поставщик дает накладную в электронном виде, используйте загрузку документа из ЭДО или из файла — это исключает ручные опечатки в количестве и ценах. Расхождение в одной копейке по цене потом даст копеечные остатки себестоимости, которые сложно вычищать.

1. 1
   Создайте склады и карточки номенклатуры
2. 2
   Введите начальные остатки на дату старта учета
3. 3
   Оформите поступление товара от поставщика
4. 4
   Проверьте отчет «Остатки товаров на складах» — количество и сумма должны совпасть с фактом
5. 5
   Зафиксируйте расхождения сразу, пока документ не закрыт периодом

Шаг 4. Продажа, списание и перемещение

Отгрузка покупателю оформляется документом «Реализация товаров и услуг». При проведении программа списывает количество со склада и рассчитывает себестоимость по выбранному методу оценки. Если товара не хватает, типовая конфигурация либо запретит проведение, либо уйдет в минус — это зависит от настройки «Контроль остатков».

Рекомендуется включить контроль отрицательных остатков. Работа «в минус» кажется удобной, когда нужно быстро отгрузить, но потом себестоимость считается некорректно: программа не знает, из какой партии списывать товар, которого не было. Минуса копятся и превращаются в многочасовую разборку при закрытии месяца.

Перемещение между складами оформляется одноименным документом: склад-отправитель, склад-получатель, список товаров. При ордерной схеме дополнительно создаются расходный и приходный ордера — без них товар «зависнет» в пути. Списание брака и порчи делается документом «Списание товаров» с указанием причины.

Шаг 5. Инвентаризация и контроль остатков

Плановая инвентаризация в 1С делается в три документа: «Приказ на инвентаризацию» (или «Пересчет товаров» в УТ), затем сравнение учетных и фактических остатков, затем оприходование излишков и списание недостач. Перед пересчетом проведите все документы движения, иначе учетные остатки будут неактуальны.

Распечатайте инвентаризационную опись прямо из программы — она формируется по учетным данным. После фактического пересчета внесите фактические количества, программа покажет расхождения. Не списывайте недостачу «в ноль» молча: разберитесь, откуда она взялась — неоформленная отгрузка, пересорт или ошибка в поступлении.

Для ежедневного контроля используйте отчеты: «Остатки товаров на складах», «Ведомость по товарам на складах», «Анализ доступности товаров». Отчет с группировкой по партиям покажет, какие партии зависли, а отчет по срокам хранения — залежалый товар.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчет «Остатки товаров на складах»

Норма

Нет отрицательных количеств, суммы без копеечных «хвостов» при нулевом количестве

Тревожный признак

Минусовые остатки или сумма при нуле штук

Сверка с фактом на складе

Норма

Учетное количество совпадает с пересчетом

Тревожный признак

Систематические расхождения по одним и тем же позициям

Себестоимость в отчете по продажам

Норма

Маржа по товарам правдоподобна

Тревожный признак

Нулевая или отрицательная себестоимость продаж

Шаг 6. Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — дубли номенклатуры: «Сахар 1кг» и «Сахар, 1 кг» как две карточки. Остатки дробятся, отчеты врут, при инвентаризации пересорт. Перед созданием новой карточки пользуйтесь поиском, а дубли объединяйте штатной обработкой «Поиск и удаление дублей».

Вторая ошибка — проведение документов задним числом без перепроведения последующих. Себестоимость продаж, проведенных после измененного поступления, останется старой. Используйте механизм «Закрытие месяца» или обработку перепроведения документов за период.

Третья группа проблем — работа без контроля остатков и прав. Разрешите изменять документы прошлых периодов только ответственным сотрудникам, установите дату запрета редактирования. Иначе любой менеджер сможет исправить вчерашнюю реализацию, и складской учет перестанет совпадать с бухгалтерским.

Частые вопросы

Можно ли вести учет товара в 1С:Бухгалтерии, или нужна Управление торговлей?

Для простого учета (поступление, продажа, остатки) Бухгалтерии достаточно — включите складской учет по количеству и сумме. Управление торговлей нужно, когда требуются заказы клиентов, резервирование, ценообразование со скидками, характеристики товаров и расширенные складские отчеты.

Что делать, если товар уже продается, а учет в 1С еще не настроен?

Заведите номенклатуру и склады, введите начальные остатки на текущую дату по факту пересчета, а прошлые продажи не восстанавливайте документами — начните учет «с чистого листа». Историю продаж при необходимости храните вне 1С.

Как исправить отрицательные остатки, которые уже накопились?

Постройте отчет по остаткам с детализацией до документа, найдите первую продажу, ушедшую в минус. Обычно причина — непроведенное или более позднее по времени поступление. Исправьте даты или введите недостающее поступление, затем перепроведите документы за период.

Нужно ли заводить отдельный склад для товара в пути?

Если поставщик отгрузил товар, а он еще не приехал, можно использовать виртуальный склад «Товары в пути» и перемещение при фактическом получении. Это дает корректную картину по праву собственности, но требует дисциплины: перемещение забывают оформлять чаще всего.

Как учитывать товар, который продается комплектами?

Используйте документ «Комплектация номенклатуры»: он списывает комплектующие и оприходует комплект. При продаже комплект списывается как единая позиция. Себестоимость комплекта программа рассчитает из суммы комплектующих.

Как часто нужно проводить инвентаризацию?

Обязательную годовую инвентаризацию перед составлением отчетности диктуют правила бухучета. Практически полезно дополнительно пересчитывать самые ходовые или дорогие группы товаров ежемесячно или ежеквартально — так расхождения находятся раньше, пока причину еще можно восстановить.