Торговля и Склад · 10 мин
Как сделать списание товара в 1С
Как оформить списание товара в 1С: документ «Списание товаров», выбор счёта затрат, проводки, типичные ошибки и проверка результата. Понятная инструкция.
Списание товара в 1С оформляется, когда номенклатура выбывает со склада без продажи: порча, бой, истёк срок годности, использование на собственные нужды, недостача по итогам инвентаризации. Для этого в типовых конфигурациях (1С:Управление торговлей, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:Бухгалтерия) предусмотрен отдельный документ — «Списание товаров». Он уменьшает складские остатки и формирует бухгалтерские проводки по отнесению стоимости на затраты или прочие расходы.
Ключевой момент — списание должно быть документально обосновано. В бухгалтерском и налоговом учёте к списанию прикладывают акт о порче, бое или ломе (например, по форме ТОРГ-15 или в свободной форме), а недостачу подтверждают результатами инвентаризации. Без первичного документа списание рискует быть отклонено при проверке, а расходы — не приняты для налога на прибыль.
Ниже разобран порядок действий в типовых конфигурациях, выбор счёта затрат, особенности списания по инвентаризации и способы проверить, что документ отработал корректно.
Где находится документ списания в разных конфигурациях
Расположение документа зависит от конфигурации. В 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP откройте раздел «Склад и доставка» → «Списания, расходы, выбытия товаров» (в некоторых релизах — «Складские ордера и акты» → «Списания товаров»). В 1С:Комплексная автоматизация путь аналогичен. В 1С:Бухгалтерия 8 документ называется «Списание товаров» и находится в разделе «Склад» → «Списание товаров» либо «Покупки» в зависимости от настроек интерфейса.
Если документа нет в меню, проверьте права пользователя и включённость функциональной опции складского учёта. В Бухгалтерии также убедитесь, что в настройках функциональности на закладке «Склад» включён учёт товаров. Найти документ можно и через поиск: нажмите кнопку поиска в командной панели и введите «списание».
Пошаговое оформление документа «Списание товаров»
Откройте список документов списания и нажмите «Создать». Заполните шапку: организацию и склад, с которого списывается товар. Склад должен совпадать с фактическим местом хранения — иначе остатки уйдут в минус на одном складе и останутся завышенными на другом.
На закладке «Товары» добавьте позиции вручную кнопкой «Добавить» или через подбор. Укажите номенклатуру, количество и, если ведётся серийный учёт, серии. Программа подтянет цену и себестоимость автоматически при проведении. Удобный способ — кнопка «Заполнить» → «Заполнить по остаткам»: документ подберёт позиции с ненулевыми остатками на выбранном складе.
Далее укажите, куда отнести стоимость: в УТ 11 это поле «Статья расходов» и «Аналитика расходов», в Бухгалтерии — «Счёт затрат» и субконто. После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Документ сформирует проводки и уменьшит складские остатки.
- 1Откройте раздел «Склад» → «Списание товаров» и создайте новый документ
- 2Укажите организацию и склад списания
- 3Добавьте номенклатуру и количество (вручную или по остаткам)
- 4Выберите статью расходов или счёт затрат с аналитикой
- 5Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
- 6Распечатайте акт списания и подпишите у ответственных лиц
Как правильно выбрать счёт и статью расходов
От выбранной аналитики зависит, попадёт ли сумма в расходы для бухгалтерского и налогового учёта. Типичные варианты: порча и брак в пределах норм естественной убыли — счёт 44 (для торговли) или 20/25 (для производства); сверхнормативные потери и недостачи без установленного виновника — счёт 91.02 «Прочие расходы»; недостача с установленным виновником — сначала счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», затем 73 «Расчёты с персоналом».
В УТ 11 вместо счёта выбирается статья расходов — именно в её настройках задано, на какой счёт и с какой аналитикой попадёт сумма при отражении в регламентированном учёте. Проверьте, что в статье расходов корректно указан тип расходов и вариант распределения, иначе при закрытии месяца затраты могут «зависнуть» или распределиться неверно.
| Ситуация | Типовой счёт | Комментарий |
|---|---|---|
| Порча, бой в пределах норм | 44 / 20 / 25 | Расходы принимаются при наличии обоснования |
| Сверхнормативная порча, виновник не найден | 91.02 | Нужен акт и подтверждение отсутствия виновных |
| Недостача по инвентаризации | 94 → 73 или 91.02 | Сначала выявление, затем отнесение на виновника или расходы |
| Использование на собственные нужды | 26 / 44 | Например, товар ушёл на хозяйственные цели офиса |
Списание по результатам инвентаризации
Если списывается недостача, корректный путь — через документ инвентаризации. В УТ 11 создайте «Пересчёт товаров» (раздел «Склад» → «Пересчёты товаров»), заполните его по остаткам, внесите фактические количества и проведите. На основании пересчёта программа автоматически создаст «Списание товаров» на недостачу и «Оприходование товаров» на излишки.
В 1С:Бухгалтерии используется документ «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад»): после заполнения фактических остатков на его основании создаётся «Списание товаров». Такой порядок гарантирует, что в учёте останется связь между актом инвентаризации и списанием, а недостача пройдёт через счёт 94, как требует методология.
Проверка результата после проведения
Сразу после проведения откройте движения документа кнопкой «Дт/Кт» (в УТ — «Проводки» в меню «Ещё» после отражения в учёте). Убедитесь, что кредитуется счёт 41 (или 41.01/41.02) по складу списания, а дебетуется выбранный вами счёт затрат. Сумма должна соответствовать себестоимости списанного количества.
Затем сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» (или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41) и проверьте, что остаток по позиции уменьшился на списанное количество и не стал отрицательным. Отрицательный остаток означает, что списано больше, чем числилось, — такой документ нужно исправить, иначе исказится себестоимость продаж.
Как проверить результат
Дт счёта затрат — Кт 41 по нужному складу
Проводок нет или кредитуется не тот склад/счёт
Уменьшился на списанное количество, неотрицательный
Остаток ушёл в минус или не изменился
Равна себестоимости по методу оценки запасов
Сумма нулевая или явно не соответствует остаткам
Типичные ошибки при списании
Чаще всего проблемы возникают не из-за самой программы, а из-за неверных исходных данных. Разберите типичные случаи до того, как исправлять документы пакетно.
Если ошибка уже допущена, не удаляйте проведённый документ в закрытом периоде. Распроведите его, исправьте данные и проведите заново, либо оформите корректирующий документ текущей датой. Для массовых ошибок используйте отчёт «Ведомость по товарам на складах», чтобы найти все позиции с отрицательными остатками.
Перед массовым списанием (например, списание просроченного товара по всему складу) сделайте пробный документ на одну-две позиции, проверьте проводки и остатки, и только потом заполняйте остальные строки. Это быстрее, чем исправлять большой документ с ошибочной статьёй расходов.
Частые вопросы по списанию товаров в 1С
Что делать, если при проведении появляется ошибка «недостаточно товара на складе»?
Программа сигнализирует, что по учётным данным остатка не хватает. Проверьте склад в документе, дату списания и остатки по отчёту. Если фактически товар есть, а в учёте нет — сначала разберитесь с расхождением (непроведённое поступление, неверный склад в приходе), а не отключайте контроль остатков.
Нужно ли восстанавливать НДС при списании испорченного товара?
Однозначной нормы нет: по разъяснениям Минфина НДС по выбывшим по причинам, не связанным с реализацией, товарам следует восстанавливать, однако суды нередко встают на сторону налогоплательщиков при документально подтверждённой порче. Решение о восстановлении примите совместно с бухгалтером и зафиксируйте в учётной политике.
Можно ли списать товар сразу на виновного сотрудника?
Да, но корректная цепочка — через счёт 94: сначала списание выявляет недостачу, затем сумма относится с 94 на 73 счёт работника. В УТ 11 для этого оформляется списание с соответствующей статьёй расходов и аналитикой, а взыскание с сотрудника проводится отдельными документами по расчётам с персоналом.
Как списать товар, использованный на собственные нужды?
Используйте тот же документ «Списание товаров», но в качестве аналитики укажите счёт общехозяйственных или коммерческих расходов (26 или 44) и соответствующую статью затрат, например «Материалы для офиса». Такое списание отличается от порчи только направлением расходов.
Чем списание отличается от документа «Внутреннее потребление»?
В УТ 11 и ERP «Внутреннее потребление товаров» применяется, когда товар расходуется на хозяйственные нужды организации, а «Списание» — при выбытии из-за порчи, боя, недостачи. Функционально оба уменьшают остатки, но различаются статьями расходов и отражением в отчётности; для порчи используйте именно списание.
Как распечатать акт списания из 1С?
Откройте проведённый документ и нажмите кнопку «Печать»: в УТ 11 доступен «Акт списания товаров», в Бухгалтерии — «Акт о списании товаров» или форма ТОРГ-15. Подпишите акт у комиссии и ответственных лиц — это первичный документ, обосновывающий расходы.
Что важно запомнить
Списание оформляется документом «Списание товаров»: склад, номенклатура, количество и корректная статья расходов или счёт затрат. Недостачу списывайте через инвентаризацию и счёт 94, результат проверяйте по проводкам и отчёту об остатках, а каждое списание подкрепляйте подписанным актом.