Торговля и Склад · 13 мин
Как сделать складской учет в 1С
Как настроить складской учет в 1С: создание складов, номенклатуры, приходные и расходные документы, инвентаризация, отчеты и типичные ошибки при ведении учета.
Складской учет в 1С позволяет в любой момент видеть, сколько товара лежит на каждом складе, откуда он пришел и куда ушел, сколько стоит остаток в денежной оценке. Чтобы система показывала достоверные данные, недостаточно просто заводить документы: нужно правильно настроить справочники, выбрать методику учета и выстроить дисциплину оформления операций.
Материал ориентирован на типовые конфигурации — «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP» и «1С:Бухгалтерия» с включенным складским учетом. Названия меню могут немного отличаться между версиями, но логика действий и проверок одинакова.
Основная ошибка начинающих — сразу вводить приходные накладные, не настроив склады, единицы измерения и ценовые политики. В результате остатки «разъезжаются», себестоимость считается неверно, а инвентаризация превращается в аврал. Ниже разобран полный цикл: от подготовки справочников до контроля результатов.
Выбор конфигурации и метода учета
До начала работы определите, какая задача стоит перед складом. Если нужно учитывать только количество и стоимость товаров без сложной логистики — достаточно «1С:Бухгалтерии» с включенным складским учетом. Если требуются резервирование, ордерная схема, серии, характеристики и ячеистое хранение — подойдут «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация» или ERP.
Отдельно выберите метод оценки себестоимости: по средней или ФИФО. В бухгалтерском учете ФИФО считается базовым методом; «по средней» в ряде учетных режимов ограничена. Метод задается в учетной политике организации, и менять его задним числом после ввода документов — трудоемкая операция, требующая перепроведения всего периода.
Как выбрать действие
Настройка справочников: склады, номенклатура, контрагенты
Первый шаг — создать склады. В разделе «НСИ и администрирование» (в УТ 11 — «НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка») включите использование нескольких складов, если их больше одного. Заведите каждый физический склад отдельным элементом справочника: розничный магазин, оптовый склад, склад брака. Смешивать разные физические помещения в одном элементе нельзя — иначе теряется возможность контролировать остатки по местам хранения.
Затем заполните номенклатуру. Для каждой позиции укажите вид номенклатуры (товар, услуга, работа), единицу измерения, ставку НДС, при необходимости — характеристики (размер, цвет) и серии (для товаров со сроками годности). Вид номенклатуры определяет счета учета и поведение в документах, поэтому настройте виды заранее, а не правьте у тысячи карточек потом.
Контрагенты нужны для приходных и расходных документов. Заполните поставщиков и покупателей с договорами, если планируете вести взаиморасчеты. Для внутренних перемещений контрагенты не требуются — достаточно складов.
Ввод начальных остатков
Если учет в 1С начинается не «с нуля», остатки на дату старта нужно ввести документально. В УТ и КА для этого служит документ «Ввод остатков» (раздел «НСИ и администрирование → Начальное заполнение → Помощник перехода» либо «Склад → Ввод остатков»), в Бухгалтерии — «Ввод остатков» по счетам 41, 10 и другим.
Перед вводом проведите фактическую инвентаризацию на складе: пересчитайте товар, зафиксируйте количество и закупочную стоимость каждой позиции. Вводить остатки «по старым данным из Excel» без пересчета рискованно — все расхождения переедут в новую систему и всплывут при первой же инвентаризации.
После ввода сверьте итоги: откройте отчет «Остатки товаров на складах» и сравните сумму по каждому складу с инвентаризационной ведомостью. Расхождение даже в копейках по стоимости означает ошибку в цене или количестве какой-то позиции.
- 1Проведите фактический пересчет товара на каждом складе и зафиксируйте результаты
- 2Создайте документ «Ввод остатков» с датой начала ведения учета
- 3Заполните табличную часть: номенклатура, характеристика, серия, количество, цена, сумма
- 4Проверьте счета учета и склад в шапке документа
- 5Проведите документ и сформируйте отчет «Остатки товаров на складах»
- 6Сверьте итоговые суммы и количество с инвентаризационной ведомостью
Ежедневные операции: приход, расход, перемещение
Основа складского учета — своевременное оформление движений. Поступление товара отражается документом «Приобретение товаров и услуг» (в Бухгалтерии — «Поступление (акты, накладные)»). В документе укажите поставщика, склад, таблицу товаров с количеством и ценами. После проведения остаток на складе увеличивается, а себестоимость формируется из цен поступления.
Отгрузка покупателю оформляется документом «Реализация товаров и услуг». При проведении программа списывает себестоимость по выбранному методу (ФИФО или средняя). Если товара на складе не хватает, типовые конфигурации либо запретят проведение (при включенном контроле остатков), либо уйдут в минус — контроль остатков рекомендуется держать включенным.
Перемещение между складами оформляется одноименным документом «Перемещение товаров»: указывается склад-отправитель и склад-получатель. Этот документ не меняет общий остаток компании, но перераспределяет его между местами хранения. Внутреннее потребление (например, списание канцтоваров для офиса) оформляется документом «Внутреннее потребление товаров» или «Списание».
Ордерная схема и адресное хранение
В УТ, КА и ERP доступна ордерная схема: финансовый документ (реализация) и фактическая отгрузка (расходный ордер) разделены. Это нужно, когда бухгалтер выписывает накладную, а кладовщик отгружает позже и подтверждает факт ордером. Включите ордерную схему в карточке склада отдельно для прихода и расхода.
Ячеистое хранение включается там же — в настройках склада. После включения каждый товар привязывается к ячейкам (стеллаж — полка — место), а отбор при отгрузке идет по заданиям на размещение и отбор. Адресный склад требует дисциплины: кладовщик обязан подтверждать каждое задание, иначе остатки по ячейкам перестанут совпадать с фактом.
Сравнение вариантов учета
Подходит для небольшого склада: один документ одновременно меняет финансовые и складские остатки. Ограничение — нет контроля фактической отгрузки кладовщиком.
Подходит, когда документы оформляет офис, а отгружает склад. Ограничение — нужен регламент закрытия ордеров, иначе копятся «зависшие» распоряжения.
Подходит для больших складов с зонами хранения. Ограничение — высокие требования к дисциплине и обучению персонала, ошибки в ячейках сложно искать.
Инвентаризация и исправление расхождений
Инвентаризация в 1С проводится документом «Пересчет товаров» (в УТ/КА/ERP) или «Инвентаризация товаров на складе» (в Бухгалтерии). Порядок такой: создайте документ, заполните его учетными остатками по кнопке «Заполнить», распечатайте бланк и проведите фактический пересчет, затем внесите фактические количества.
Программа автоматически покажет расхождения: излишки оприходуются документом «Оприходование излишков товаров», недостачи списываются документом «Списание недостач товаров». Недостачу в пределах норм естественной убыли и сверх норм учитывают по-разному — уточните порядок у бухгалтера, от этого зависят счета и статьи списания.
Периодичность инвентаризаций зависит от оборота склада: при активной торговле практикуют ежемесячные выборочные пересчеты по группам товаров и полную инвентаризацию хотя бы раз в год. Чем дольше склад работает без сверки, тем дороже поиск накопившихся расхождений.
Как проверить результат
Нет отрицательных остатков, учетное количество совпадает с пересчетом
Минусовые остатки или позиции с нулевым количеством и ненулевой суммой
Документ проводится, сумма недостачи попадает на счет 94 (в бухучете)
Ошибка «не заполнен счет учета» или списание зависает без проведения
Приходы и расходы образуют непрерывную цепочку без пропусков
Расход раньше прихода по дате — признак документов задним числом
Отчеты для контроля склада
Главный рабочий отчет — «Остатки товаров на складах» (в Бухгалтерии — оборотно-сальдовая ведомость по счету 41 с детализацией по складам). Он показывает количество и стоимость остатков в разрезе складов и номенклатуры. Формируйте его ежедневно в конце смены и ищите отрицательные позиции — их быть не должно.
Для анализа движений используйте отчеты «Движения товаров на складах» и «Ведомость по товарам на складах»: они показывают приход, расход и обороты за период. Карточка счета или отчет «Движения документа» помогает разобраться, какие документы сформировали конкретный остаток, — это основной инструмент поиска ошибок.
Для оценки эффективности склада в УТ и ERP есть отчеты по оборачиваемости, себестоимости и валовой прибыли. Они полезны руководству, но достоверны только при корректно введенных ценах поступления — проверяйте их перед анализом.
Роли, права и дисциплина работы
Разграничьте доступ: кладовщику достаточно прав на складские документы и ордера, менеджеру — на реализации и заказы, бухгалтеру — на полный контур. В типовых конфигурациях это решается профилями групп доступа. Чем меньше людей могут редактировать документы прошлых периодов, тем стабильнее учет.
Установите дату запрета редактирования (раздел «Администрирование → Поддержка и обслуживание → Даты запрета изменения данных») после закрытия месяца. Это защищает проведенные документы от случайного изменения задним числом — самой частой причины «поплывшей» себестоимости.
Закрепите регламент: все движения товара оформляются документом в день операции, пересортица исправляется только через инвентаризацию или корректировку, а не «мы перекинем потом». Программа отражает ровно ту дисциплину, которая есть на складе физически.
Что важно запомнить
Настройте справочники до ввода документов, введите остатки по фактической инвентаризации, оформляйте каждое движение документом день в день, держите включенным контроль остатков и регулярно сверяйте программу с фактом. Отрицательные остатки и документы задним числом — главные враги достоверного складского учета.
Частые вопросы
Можно ли вести складской учет в 1С:Бухгалтерии, или нужна Управление торговлей?
Можно, если задачи ограничиваются количественно-суммовым учетом: поступление, реализация, перемещение, инвентаризация. Для этого в настройках плана счетов включается складской учет. Но резервирование, заказы, серии, ячейки и ордерная схема в Бухгалтерии отсутствуют — для них нужна УТ, КА или ERP.
Что делать, если в отчете появились отрицательные остатки?
Сформируйте ведомость по товару с детализацией до документа и найдите, где расход прошел раньше прихода. Обычно причина — непроведенная накладная, ошибка в складe документа или отгрузка «до прихода». Исправьте первичный документ и перепроведите период, а не закрывайте минус ручным оприходованием без основания.
Как исправить ошибку в уже проведенной накладной прошлого месяца?
Если месяц закрыт, правильный путь — документ «Корректировка поступления» или «Корректировка реализации» текущей датой, а не правка исходного документа. Прямая правка прошлого периода требует снятия даты запрета и перепроведения всех последующих документов, что влияет на себестоимость и отчетность.
Как учитывать товар, который есть на складе, но еще не оприходован по документам?
Физически товар принимают по факту, а приходный документ вводят после получения накладной. При ордерной схеме для этого есть приходный ордер — он фиксирует фактическое поступление до оформления финансового документа. Без ордерной схемы товар до оприходования формально в остатках не числится, и отгружать его нельзя.
Как часто нужно проводить инвентаризацию в 1С?
Программа не ограничивает периодичность — ее определяет учетная политика и потребности бизнеса. Практичный подход: полная инвентаризация перед годовой отчетностью и выборочные пересчеты ходовых групп товаров ежемесячно или еженедельно. Чем выше оборот и текучесть персонала, тем чаще стоит сверять остатки.
Можно ли загрузить номенклатуру и остатки из Excel?
Да, в типовых УТ, КА и ERP есть встроенная загрузка данных из табличных документов, а для Бухгалтерии существуют обработки загрузки. Перед загрузкой приведите файл к структуре программы (номенклатура, характеристика, количество, цена, склад) и проверьте результат на тестовой копии базы — массовая загрузка с ошибкой в колонке исправляется долго.