Торговля и Склад · 10 мин
Как сделать розничную продажу в 1С:Розница
Пошаговая инструкция по оформлению розничной продажи в 1С:Розница: открытие смены, чек ККМ, оплата картой и наличными, возврат, закрытие смены и типичные ошибки.
Розничная продажа в 1С:Розница оформляется через документ «Чек ККМ» из рабочего места кассира (РМК). Чтобы пробить первый чек, нужно предварительно настроить магазин, кассу ККМ, номенклатуру с ценами и подключить фискальный регистратор — без этих шагов программа не даст открыть кассовую смену. Ниже разобран полный цикл: от подготовки до закрытия смены и сверки выручки.
Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию «1С:Розница 8» в актуальных редакциях. Названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от версии и включённых функциональных опций, но логика действий одинакова: настройка → открытие смены → продажа → закрытие смены → контроль остатков и денег.
Подготовка: что должно быть настроено до первой продажи
Прежде чем кассир сможет пробить чек, в базе должны быть созданы базовые объекты. Проверьте раздел «Настройка» или «Администрирование»: организация, магазин (торговая точка), склад магазина, касса ККМ и рабочее место кассира. Касса ККМ привязывается к магазину и организации — именно от этих данных зависит, какие реквизиты попадут в чек и на какой склад спишется товар.
Номенклатура должна быть заведена в справочнике с указанием вида номенклатуры, единицы измерения, ставки НДС и штрихкода. Цены устанавливаются документом «Установка цен номенклатуры» по виду цен, привязанному к магазину. Если цена не установлена, товар в РМК добавится с нулевой ценой, и чек либо не пробьется, либо уйдет с ошибкой в зависимости от настроек.
Отдельно проверьте подключение торгового оборудования: фискальный регистратор или ККТ с передачей данных в ОФД, сканер штрихкодов, дисплей покупателя и эквайринговый терминал. В разделе «Администрирование → Подключаемое оборудование» каждое устройство должно быть настроено и успешно проходить тест. Без работающей ККТ открыть смену не получится — программа выдаст ошибку фискализации.
Открытие кассовой смены
Кассовая смена открывается из рабочего места кассира: «Продажи → РМК» или через соответствующую плитку на начальной странице. При входе в РМК, если смена закрыта, программа предложит её открыть. При открытии на ККТ печатается отчет об открытии смены, а в фискальный накопитель записывается соответствующий документ. Кассир выбирается по пользователю, вошедшему в систему, либо по карте сотрудника, если используется идентификация по картам.
Проверьте, что смена действительно открыта: в РМК появляется область чека, доступны кнопки добавления товара и оплаты. Если в магазине практикуется внесение разменных денег, оформите документ «Внесение денег в кассу ККМ» — тогда сумма размена будет учтена в наличных при закрытии смены.
Оформление чека ККМ в РМК
Добавить товар в чек можно тремя способами: отсканировать штрихкод сканером, найти товар поиском по наименованию или артикулу через поле поиска, либо выбрать из панели быстрых товаров, если она настроена. После добавления строки можно изменить количество, цену (если у кассира есть права) и применить скидку — вручную или автоматически по настроенным скидочным правилам.
Когда все позиции добавлены, нажмите кнопку оплаты. Программа предложит выбрать вид оплаты: наличные, платежная карта, а также смешанную оплату, если часть суммы покупатель платит картой, а часть наличными. При оплате картой сумма сначала отправляется на эквайринговый терминал, и только после успешного подтверждения банка чек фискализируется. После фискализации печатается бумажный чек, а электронный при необходимости отправляется покупателю по SMS или email.
Смешанная оплата и сдача
Для смешанной оплаты сначала введите сумму по карте и проведите операцию на терминале, затем укажите сумму наличных. Программа автоматически рассчитает сдачу, если наличных внесено больше, чем требуется. Следите, чтобы итоговая сумма оплат точно совпадала с суммой чека — расхождение не даст завершить операцию.
Пробитие чека без РМК
Если РМК недоступно (например, при работе в тонком клиенте без подключенного оборудования на конкретном компьютере), чек можно создать через список документов «Продажи → Чеки ККМ» и провести его вручную. Это запасной вариант: для регулярной торговли используйте именно РМК — там меньше шансов ошибиться в виде оплаты и быстрее работа.
- 1Войдите в РМК и убедитесь, что кассовая смена открыта
- 2Добавьте товары сканером, поиском или из панели быстрых товаров
- 3Проверьте количество, цены и применённые скидки
- 4Нажмите «Оплата» и выберите вид оплаты: наличные, карта или смешанно
- 5Дождитесь фискализации чека и передайте его покупателю
- 6Проверьте, что чек появился в списке чеков ККМ со статусом «Пробит»
Возврат товара от покупателя
Возврат в день покупки оформляется документом «Чек ККМ на возврат», который создается на основании чека продажи: найдите исходный чек в списке и выберите действие возврата. Программа подтянет позиции и суммы, кассиру останется указать фактически возвращаемые товары и пробить чек коррекции на ККТ. Деньги возвращаются тем же способом, которым была оплата: на карту — через эквайринговый терминал, наличными — из кассы.
Возврат на следующий день и позже оформляется документом «Возврат товаров от розничного покупателя» с последующим пробитием чека на возврат. Учтите, что для возврата по безналичной оплате банк может требовать совпадения карты покупателя с картой исходной операции. Не оформляйте возврат простым удалением или отменой проведения чека продажи — это создаст расхождения между учетными данными и фискальным накопителем.
Закрытие смены и сверка выручки
В конце рабочего дня кассир закрывает смену из РМК. Программа формирует Z-отчет на ККТ и автоматически создает документы «Отчет о розничных продажах» и «Выемка денег из кассы ККМ» (при соответствующих настройках). Отчет о розничных продажах списывает проданный товар со склада магазина и формирует выручку — это ключевой документ, связывающий кассовую дисциплину с товарным учетом.
После закрытия сверьте три значения: сумму наличной выручки по Z-отчету, фактическое количество денег в денежном ящике (с учетом внесенного размена и выемок) и данные эквайрингового терминала по безналичным операциям. Расхождения по наличным оформляются как излишек или недостача при инвентаризации кассы, расхождения по эквайрингу проверяйте по сводному отчету банка.
Как проверить результат
Чек пробит, сумма совпадает с оплатой
Чек в статусе «Отложен» или «Аннулирован» без причины
Создан автоматически, количество строк соответствует продажам дня
Документ не создан или содержит не все чеки смены
Проданные позиции списаны, остатки неотрицательные
Отрицательные остатки — продажа прошла без оприходования товара
Сумма по картам в 1С равна сводному отчету терминала
Есть операции на терминале без чеков в 1С или наоборот
Частые проблемы и их решение
Если чек «завис» при фискализации (например, из-за обрыва связи с ККТ), не пробивайте его повторно — сначала проверьте, не записался ли он в фискальный накопитель. Повторная фискализация создаст дубль чека и расхождение денег. В типовой конфигурации есть механизм повторной печати и проверки статуса чека через оборудование.
Отрицательные остатки после закрытия смены означают, что товар продавался без своевременного оприходования. В настройках магазина можно запретить продажу при отсутствии остатков — это замедлит работу кассира при неучтенном товаре, но защитит учет от развала. Альтернатива — ежедневный контроль отчета «Остатки товаров» и оперативное оформление оприходований.
Если чеки не уходят в ОФД, проверьте соединение ККТ с интернетом и срок действия договора с оператором фискальных данных. Накопленные неотправленные документы ККТ передаст автоматически после восстановления связи, но затягивать нельзя: при длительном неподтверждении фискальный накопитель блокируется.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Продажа в 1С:Розница — это цикл «открытие смены → чек в РМК → закрытие смены → сверка». Возвраты оформляйте только специальными документами, следите за статусами чеков и передачей данных в ОФД, а расхождения по деньгам и остаткам разбирайте в день их возникновения.
Частые вопросы
Можно ли пробить чек, если товар не заведен в номенклатуре?
Нет, продажа возможна только по позициям справочника номенклатуры. Быстрый выход — заранее завести карточку товара с штрихкодом и ценой или использовать настроенную «разрешительную» позицию для разовых случаев, если это предусмотрено учетной политикой магазина. Продажа «свободным текстом» в типовой конфигурации не предусмотрена.
Как продать товар со скидкой по дисконтной карте покупателя?
Настройте дисконтные карты в разделе маркетинга и правила начисления скидок. В РМК считайте карту покупателя сканером или введите номер вручную до нажатия оплаты — скидка применится автоматически к подходящим позициям чека. Если скидка не сработала, проверьте условия действия правила скидки и срок действия карты.
Что делать, если кассир ошибся в сумме наличных и чек уже пробит?
Исправить пробитый чек нельзя — фискальный документ не редактируется. Если ошибка влияет на расчет с покупателем, оформите возврат и пробейте чек заново с правильными данными. Если ошиблась только сумма внесенных наличных при корректном итоге чека, расхождение урегулируйте при пересчете кассы в конце смены.
Можно ли оформить продажу в кредит или рассрочку через 1С:Розница?
Да, если подключен соответствующий сервис банка-партнера и настроен вид оплаты кредитом. В РМК при оплате выбирается кредитный вид оплаты, заявка отправляется в банк, и после одобрения чек фискализируется. Без подключенного банковского сервиса такой вид оплаты работать не будет.
Как посмотреть все продажи кассира за день?
Откройте список «Продажи → Чеки ККМ» и отфильтруйте по кассиру и дате, либо используйте отчет «Отчет о розничных продажах» за смену. Для анализа по видам оплат удобен отчет по движению денежных средств кассы ККМ. Эти данные также сверяются с Z-отчетом при закрытии смены.
Нужно ли закрывать смену, если магазин работает круглосуточно?
Да, закрытие смены обязательно независимо от графика: смена не может превышать 24 часа. При круглосуточной работе смены закрывают и сразу открывают новые в удобное малолюдное время, например ночью, чтобы не прерывать обслуживание надолго. Z-отчет и отчет о розничных продажах формируются при каждом закрытии.