Торговля и Склад · 11 мин
Как сделать ревизию в 1С 11: полная инструкция по инвентаризации
Как провести ревизию (инвентаризацию) в 1С Управление торговлей 11: создание приказа, пересчет товаров, оформление излишков и списание недостач по шагам.
Ревизия (инвентаризация) в 1С: Управление торговлей 11 выполняется через блок документов «Инвентаризация» в разделе «Склад и доставка». Процесс строится по трем документам: приказ на проведение инвентаризации, пересчет товаров и итоговые документы — оприходование излишков и списание недостач. Такая цепочка позволяет зафиксировать фактические остатки, сравнить их с учетными и корректно урегулировать расхождения.
Перед началом важно понимать логику программы: 1С не меняет остатки «напрямую». Сначала создается приказ, в котором фиксируются учетные остатки на дату ревизии, затем в документ «Пересчет товаров» вносятся фактические количества, и только после этого система рассчитывает расхождения. Если пропустить этап или изменить остатки другими документами между приказом и пересчетом, результат будет искажен.
Ниже разобран полный цикл ревизии: от подготовки склада до проверки итогов, а также типичные ошибки и способы работы при больших объемах товара.
Подготовка к ревизии: что сделать до создания документов
Качество ревизии на 80% определяется подготовкой. Сначала выберите склад, по которому будет проводиться инвентаризация: в УТ 11 ревизия всегда привязана к конкретному складу (или ордерному складу с особенностями, о которых ниже). Если нужно проверить весь товар компании, по каждому складу создается отдельная цепочка документов.
Проведите все «висящие» документы: поступления, реализации, перемещения, возвраты. Непроведенные или отложенные документы по складу — главная причина ложных расхождений. Удобно открыть отчет «Ведомость по товарам на складах» и сверить, что остатки в отчете соответствуют ожиданиям, а в списке документов склада нет черновиков.
Договоритесь о «заморозке» склада на время пересчета: физическое движение товара (отгрузки, приемки) должно прекратиться, иначе фактические данные устареют до ввода в программу. На практике ревизию проводят в нерабочие часы или останавливают работу конкретного склада.
Шаг 1. Создание приказа на проведение инвентаризации
Откройте раздел «Склад и доставка» и перейдите в журнал «Приказы на проведение инвентаризации» (в некоторых интерфейсах — «Инвентаризация» → «Приказы на инвентаризацию»). Нажмите «Создать» и заполните поля:
- Организация — от чьего лица проводится ревизия;
- Склад — конкретный склад, по которому считаем товар;
- Дата начала и дата окончания — период, в течение которого идет физический пересчет;
- Ответственное лицо — сотрудник, отвечающий за инвентаризацию.
После записи приказа программа фиксирует учетные остатки. Именно снимок остатков на момент приказа станет базой для сравнения с фактом. Если ревизия касается не всего ассортимента, а части товаров (например, только одной товарной группы), это можно учесть позже — при заполнении документа пересчета через отбор.
Шаг 2. Ввод фактических остатков в документе «Пересчет товаров»
На основании приказа создайте документ «Пересчет товаров» (кнопка «Создать на основании» или через журнал «Пересчеты товаров»). Нажмите «Заполнить» — программа подтянет номенклатуру с учетными остатками на складе. В табличной части вы увидите колонки учетного количества и колонку для ввода фактического количества.
Вносите фактические данные построчно по результатам физического подсчета. При больших объемах удобнее использовать терминал сбора данных (ТСД) или обработку загрузки из Excel: в типовой УТ 11 есть механизм загрузки данных из внешних файлов через «Загрузка данных из файла», либо используются мобильные решения и рабочие места кладовщика.
Если фактическое количество совпадает с учетным, строку можно не менять — расхождения по ней не будет. Для ускорения работы используйте команду заполнения фактических количеств учетными значениями, а затем исправьте только строки с реальными отличиями. Это существенно сокращает ручной ввод при большой номенклатуре.
- 1Создайте приказ на инвентаризацию и зафиксируйте дату
- 2Остановите движение товара по складу
- 3Создайте «Пересчет товаров» на основании приказа
- 4Заполните документ учетными остатками
- 5Введите фактические количества по результатам подсчета
- 6Проверьте колонку расхождений перед проведением
- 7Проведите документ и перейдите к оформлению итогов
Шаг 3. Анализ расхождений и оформление итогов
После проведения пересчета программа показывает расхождения: положительные (излишки) и отрицательные (недостачи). Прежде чем оформлять итоговые документы, проверьте расхождения на предмет ошибок ввода: опечатка в количестве или перепутанная характеристика товара — частая причина фантомных недостач.
На основании пересчета создаются два документа:
- «Оприходование излишков товаров» — ставит на учет товар, найденный сверх учетных остатков. Укажите статью доходов (обычно «Прочие доходы») и при необходимости цену оприходования;
- «Списание недостач товаров» — списывает отсутствующий товар. Указывается статья расходов; если недостача относится на виновное лицо, это отражается в аналитике статьи расходов.
Оба документа удобно создавать кнопкой «Создать на основании» из пересчета — тогда табличные части заполнятся автоматически только расходящимися позициями. После проведения итоговых документов учетные остатки придут в соответствие с фактическими.
Особенности ревизии на ордерном складе
Если склад работает в ордерной схеме, учетные остатки в регистрах товаров и фактическое расположение на складе могут временно расходиться из-за неоформленных ордеров. Перед ревизией обязательно оформите все приходные и расходные ордера: проверьте отчеты по ордерному складу и обработку оформления накладных и ордеров.
Пересчет на ордерном складе в УТ 11 также выполняется документом «Пересчет товаров», но есть нюанс: недостачи и излишки могут образоваться из-за неоформленных ордеров, а не реальной пропажи. Поэтому расхождения на ордерном складе сначала сверяют с журналом ордеров, и только потом оформляют итоговые документы.
Частичная ревизия и ревизия по товарной группе
Полная инвентаризация всего склада — трудоемкая операция. На практике чаще применяют выборочные ревизии: по конкретной товарной группе, по дорогим позициям или по зоне хранения. В УТ 11 для этого в документе «Пересчет товаров» используется отбор при заполнении: вместо полного заполнения укажите отбор по номенклатурной группе, виду номенклатуры или конкретному списку товаров.
При частичной ревизии итоговые документы затронут только отобранные позиции, остальные остатки не изменятся. Это позволяет проводить регулярные «точечные» проверки без остановки работы всего склада — достаточно заморозить движение только по проверяемой группе товаров.
Варианты проведения ревизии
Подходит для плановой годовой ревизии или смены материально ответственного лица. Требует полной остановки движения товара по складу.
Подходит для регулярного контроля дорогих или проблемных позиций. Быстрее, но не дает полной картины по складу.
Подходит при большом ассортименте со штрихкодами. Ускоряет ввод факта, но требует настроенного оборудования и корректных штрихкодов в базе.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения всех документов откройте отчет «Ведомость по товарам на складах» на дату после ревизии и сверьте остатки с фактическими данными пересчета. Остатки должны совпадать построчно. Дополнительно проверьте, что в журнале пересчетов нет непроведенных документов, а итоговые оприходования и списания проведены корректными датами.
Также полезно проверить отчет по расхождениям инвентаризации — он показывает сводную картину излишков и недостач по всем ревизиям за период и помогает подготовить данные для бухгалтерии и инвентаризационной комиссии.
Как проверить результат
Совпадают с фактическими данными пересчета
Есть отличия — ищите непроведенные документы или ошибки ввода
Все пересчеты проведены, статус завершен
Есть черновики или непроведенные документы
Оприходование и списание созданы и проведены на основании пересчета
Документы созданы вручную без связи с пересчетом или не проведены
FAQ: частые вопросы о ревизии в 1С УТ 11
Можно ли провести ревизию задним числом?
Технически документы можно создать прошлой датой, но учетные остатки будут рассчитаны на эту дату с учетом всех последующих проведенных документов. На практике это часто приводит к путанице, поэтому корректный подход — проводить ревизию текущей датой, а при необходимости отражения в прошлом периоде согласовать порядок с бухгалтерией.
Что делать, если товар найден, но его нет в базе вообще?
Такую позицию добавляют в пересчет вручную кнопкой «Добавить»: учетное количество будет нулевым, фактическое — найденным. После проведения пересчета излишек попадет в документ оприходования. Перед этим проверьте, не заведен ли товар под другим наименованием или артикулом, чтобы не создать дубль номенклатуры.
Как провести ревизию, если склад продолжает работать?
Полностью корректно — никак: движение товара во время пересчета искажает результат. Компромиссные варианты: проводить ревизию по частям (по зонам или группам с локальной заморозкой), проводить в нерабочее время либо фиксировать все движения во время пересчета отдельным списком и корректировать фактические данные на эти движения.
Чем отличается инвентаризация в УТ 11 от инвентаризации в 1С:Розница?
Принцип тот же: приказ, пересчет, итоговые документы. В Рознице интерфейс адаптирован под розничный магазин, есть упрощенные сценарии пересчета и тесная интеграция с торговым оборудованием. Документы называются аналогично, но состав отчетов и обработок отличается.
Нужно ли распечатывать инвентаризационную опись из 1С?
Для официальной инвентаризации по требованиям учетной политики обычно формируют унифицированные формы (ИНВ-3, ИНВ-19 и др.) — в УТ 11 они доступны по кнопке «Печать» из документов инвентаризации. Если ревизия внутренняя и управленческая, достаточно данных в базе и отчета по расхождениям.
Почему в пересчете появились товары с нулевыми остатками?
При заполнении документ может включать позиции, по которым были движения, но текущий остаток нулевой. Это нормально: такие строки не создают расхождений, если фактическое количество тоже ноль. При желании их можно удалить или отфильтровать, чтобы не загромождать документ.
Что важно запомнить
Ревизия в 1С УТ 11 — это цепочка: приказ → пересчет товаров → оприходование излишков и списание недостач. Ключевые условия корректного результата: проведенные складские документы до начала, отсутствие движений между приказом и пересчетом, внимательная проверка расхождений перед оформлением итогов. Для больших объемов используйте отборы по группам, загрузку из файла или ТСД.