Как оформить реализацию в 1С: Торговля и склад

Документ «Реализация» в 1С:Торговля и склад фиксирует отгрузку товара покупателю: списывает остатки со склада, формирует задолженность контрагента и служит основанием для печати ТОРГ-12 и счёта-фактуры. Ошибка в этом документе приводит сразу к нескольким проблемам — расходятся складские остатки, искажается взаиморасчёт с клиентом и налоговая база по НДС.

Порядок действий немного отличается в зависимости от конфигурации: классическая «1С:Торговля и склад 7.7», «Управление торговлей 10.3» или «Управление торговлей 11». Логика везде одинаковая — выбрать покупателя, склад, заполнить табличную часть товарами и провести документ. Ниже разобраны оба типовых сценария с акцентом на проверку результата.

Перед первой реализацией убедитесь, что в базе заполнены справочники: номенклатура с ценами, контрагенты с договорами, склады. Если документ создаётся на основании счёта или заказа покупателя, большая часть полей подставится автоматически, и риск ошибки снизится.

Подготовка: что должно быть заполнено до отгрузки

Реализация не проведётся корректно, если в базе нет исходных данных. Проверьте справочник «Номенклатура»: у каждого товара должны быть заданы единица измерения, ставка НДС и, при необходимости, цены по нужному типу цен (розничная, оптовая, дилерская). Цены в «Управлении торговлей» устанавливаются отдельным документом «Установка цен номенклатуры» — без него цены в реализацию придётся вводить вручную.

В карточке контрагента проверьте договор: именно договор определяет валюту расчётов, тип цен по умолчанию и порядок взаиморасчётов. Если у покупателя несколько договоров, программа потребует выбрать нужный — подставление «первого попавшегося» приведёт к ошибкам в актах сверки.

Отдельно проверьте складские остатки через отчёт «Остатки товаров на складах» (в 7.7 — «Остатки ТМЦ»). Если товара на выбранном складе нет, документ либо не проведётся, либо уйдёт в минус — в зависимости от настроек контроля остатков.

Контрольные точки

Как проверить готовность базы

Остаток товара на складе

Норма

Остаток больше или равен отгружаемому количеству

Тревожный признак

Остаток нулевой или отрицательный — сначала оформите поступление или перемещение

Цены номенклатуры

Норма

Цена подставляется автоматически при выборе товара

Тревожный признак

Цена равна нулю — проверьте документ установки цен и тип цен в договоре

Договор покупателя

Норма

Договор с нужной валютой и типом цен выбран в документе

Тревожный признак

Договор отсутствует или выбран договор с другой организацией

Создание документа реализации в 1С:Торговля и склад 7.7

В конфигурации «Торговля и склад 7.7» откройте меню «Документы» → «Продажа» → «Реализация» (или «Реализация (торговля)» в зависимости от поставки). Нажмите «Новый документ». Заполните шапку: фирму, склад, покупателя и договор. Тип цен подтянется из договора, но его можно изменить вручную.

Товары добавляйте кнопкой «Добавить» или подбором (кнопка «Подбор»), что удобнее при большом количестве позиций: в окне подбора видны остатки и цены, а двойной щелчок переносит позицию в документ. Укажите количество и при необходимости скорректируйте цену — сумма и НДС пересчитаются автоматически.

После заполнения нажмите «Провести». Если включён контроль остатков, программа сообщит о нехватке товара и укажет позицию. Для печати используйте кнопку «Печать» внизу формы: доступны ТОРГ-12, счёт-фактура и накладная на отпуск материалов.

Создание реализации в Управлении торговлей 11

В «1С:Управление торговлей 11» перейдите в раздел «Продажи» → «Реализации товаров и услуг» и нажмите «Создать». Выберите тип операции — обычно «Реализация» (продажа товаров). Заполните поля «Клиент», «Соглашение» или «Договор», «Склад» и «Организация». Соглашение задаёт условия продажи: цены, скидки, порядок оплаты.

На вкладке «Товары» добавьте позиции вручную или через «Подбор товаров». Обратите внимание на колонки «НДС» и «Сумма с НДС» — ставка берётся из карточки номенклатуры, и её неверное значение — одна из самых частых причин расхождений в отчётах. Если отгрузка идёт по заказу клиента, создайте реализацию кнопкой «Создать на основании» прямо из заказа: тогда в документе появится связь с заказом, и статус заказа обновится автоматически.

Нажмите «Провести и закрыть». Статус документа при необходимости меняется отдельно: «К отгрузке», «Отгружено», «Реализовано» — это влияет на отчёты по состоянию отгрузки, но не на проводки. Печатные формы доступны по кнопке «Печать»: ТОРГ-12, УПД, счёт-фактура, акт.

1. 1
   Проверьте остатки товара на складе и наличие цен в справочнике
2. 2
   Создайте документ реализации вручную или на основании счёта/заказа
3. 3
   Заполните покупателя, договор, склад и организацию
4. 4
   Добавьте товары, проверьте количество, цены и ставки НДС
5. 5
   Проведите документ и убедитесь в отсутствии сообщений об ошибках
6. 6
   Распечатайте ТОРГ-12 и счёт-фактуру, проверьте номера и суммы

Оформление реализации на основании счёта или заказа

Ввод на основании — самый надёжный способ: откройте счёт на оплату или заказ покупателя и нажмите «Создать на основании» → «Реализация». Программа перенесёт контрагента, договор, список товаров и цены. Вам останется указать склад и скорректировать фактически отгруженное количество.

Такой вариант даёт два преимущества. Во-первых, исключается расхождение цен между выставленным счётом и накладной — частая причина претензий покупателей. Во-вторых, в отчётах видна цепочка «заказ → реализация → оплата», что упрощает контроль дебиторской задолженности.

Если отгрузка по заказу идёт частями, создавайте на его основании несколько реализаций: программа будет отслеживать неотгруженный остаток по каждой позиции. Не редактируйте при этом исходный заказ вручную под факт отгрузки — это ломает аналитику исполнения заказов.

Проведение документа и проверка результата

При проведении реализация списывает товар со склада и формирует задолженность покупателя. Проверьте результат тремя способами. Первый — отчёт по остаткам склада: количество отгруженного товара должно уменьшиться ровно на отгруженное. Второй — отчёт «Взаиморасчёты с контрагентами» (или «Задолженность клиентов»): у покупателя появится долг на сумму документа.

Третий способ — движения документа: кнопка «Движения документа» (в 7.7 — «Операция») показывает, какие регистры и счета затронуты. Если конфигурация интегрирована с бухгалтерией, проверьте формирование проводок Дт 62 Кт 90 и списание себестоимости. Отсутствие проводок при проведённом документе — признак незаполненных настроек учёта.

Печать ТОРГ-12, счёта-фактуры и УПД

Печатные формы вызываются из проведённого документа кнопкой «Печать». ТОРГ-12 — товарная накладная для передачи товара; счёт-фактура оформляется отдельным документом: в УТ 11 он создаётся автоматически при проведении реализации либо по ссылке «Счёт-фактура» внизу формы, в 7.7 — вводится на основании накладной.

Проверьте перед печатью: номер и дату документа, реквизиты продавца и покупателя (ИНН, КПП, адреса подтягиваются из справочников — ошибки в них лечатся исправлением карточки контрагента, а не правкой печатной формы), итоговые суммы и выделенный НДС. Если покупатель работает с УПД, выберите соответствующую форму вместо пары «ТОРГ-12 + счёт-фактура».

Если в печатной форме неверные реквизиты или название организации, не правьте текст прямо в макете. Исправьте данные в карточке организации или контрагента и перепечатайте форму — иначе при следующей печати ошибка вернётся, а исправления в макете потеряются при обновлении конфигурации.

Типичные ошибки и как их исправить

Самая распространённая ошибка — реализация с нулевыми или неверными ценами из-за отсутствия документа установки цен. Решение: введите «Установку цен номенклатуры» на дату до реализации, затем перезаполните цены в документе кнопкой «Заполнить цены». Вторая частая проблема — неверная ставка НДС: она берётся из карточки товара, поэтому исправлять нужно там, а затем пересчитать суммы в документе.

Если документ проведён с ошибкой и уже передан покупателю, не удаляйте его. Правильный путь — скорректировать и перепровести документ с сохранением номера, либо оформить «Корректировку реализации» (в УТ 11) или документ «Возврат от покупателя» на ошибочное количество. Пометка на удаление проведённой накладной разрывает цепочку взаиморасчётов и нумерацию счетов-фактур.

FAQ

Почему документ реализации не проводится?

Чаще всего причина в нехватке товара на выбранном складе или в незаполненном обязательном поле (договор, склад, организация). Прочитайте текст сообщения об ошибке — программа указывает позицию и недостающее количество. Проверьте остатки отчётом и убедитесь, что товар оприходован именно на склад отгрузки.

Как изменить цену товара прямо в реализации?

Цену можно отредактировать вручную в табличной части — сумма пересчитается автоматически. Но если скидка или особая цена действует постоянно, правильнее оформить её через соглашение с клиентом или установку цен, чтобы не править каждую накладную вручную.

Чем реализация отличается от счёта на оплату?

Счёт на оплату — это лишь предложение оплатить: он не списывает товар и не создаёт задолженность. Реализация — факт отгрузки: списывает остатки, формирует долг покупателя и является основанием для счёта-фактуры. В типовой цепочке счёт идёт первым, реализация создаётся на его основании.

Как оформить частичную отгрузку по заказу?

Создайте реализацию на основании заказа и отредактируйте количество в строках до фактически отгруженного. Неотгруженный остаток останется в заказе, и по нему можно будет создать следующую реализацию. Отчёт по исполнению заказов покажет, что ещё не отгружено.

Можно ли провести реализацию прошлой датой?

Технически да, если не установлена дата запрета редактирования, но делать это нужно осторожно: документ задним числом может изменить остатки, себестоимость и НДС уже закрытого периода. После такого проведения перепроверьте отчёты по остаткам и книгу продаж за затронутый период.

Что делать, если в ТОРГ-12 неверные реквизиты покупателя?

Откройте карточку контрагента и исправьте реквизиты там (ИНН, КПП, адрес, наименование). Затем вернитесь в документ, перезаполните покупателя при необходимости и снова сформируйте печатную форму — данные подтянутся уже корректные.