Торговля и Склад · 8 мин
Как сделать реализацию по счёту в 1С
Подробная инструкция, как оформить реализацию товаров и услуг на основании счёта в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей. Проводки, ошибки, проверка результата.
Реализация по счёту — стандартная цепочка документов в 1С: сначала менеджер выставляет покупателю счёт на оплату, а после поступления денег или согласования отгрузки на его основании создаётся документ реализации. Такой подход избавляет от повторного ввода номенклатуры, цен и реквизитов: все данные подтягиваются из счёта автоматически, а программа связывает документы между собой.
Механизм работает практически одинаково в 1С:Бухгалтерии 8.3, Управлении торговлей 11 и Комплексной автоматизации. Отличаются только названия документов и состав проводок: в бухгалтерской конфигурации реализация формирует проводки по бухгалтерскому и налоговому учёту, а в торговых — ещё и движения по складским регистрам и взаиморасчётам.
Ниже разобран полный цикл: от проверки исходных данных до контроля проводок и типичных ошибок, из-за которых реализация «не закрывает» счёт или искажает задолженность покупателя.
Что проверить перед созданием реализации
Документ реализации копирует данные из счёта, поэтому любая ошибка в счёте перейдёт и в отгрузку. Откройте счёт и убедитесь, что в нём правильно указаны контрагент, договор, организация-продавец и табличная часть: номенклатура, количество, цены и ставка НДС. Если счёт выставлен в валюте, проверьте курс на дату отгрузки — от него зависит рублёвая сумма проводок.
Второй обязательный пункт — остатки на складе. Если в учёте включён контроль остатков, провести реализацию при отсутствии товара не получится. Проверить наличие можно через отчёт «Остатки товаров на складах» (в УТ) или «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41» (в Бухгалтерии). Если товара нет, сначала оформите оприходование или поступление.
От договора зависят счета расчётов и возможность проведения
Ошибка в НДС исказит счёт-фактуру и декларацию
При нехватке документ не проведётся или уйдёт в минус
Влияет на зачёт аванса и НДС с предоплаты
Создание реализации на основании счёта
Самый надёжный способ — ввод на основании, потому что он сохраняет связь между документами. Откройте нужный счёт покупателю (раздел «Продажи» → «Счета покупателям»), нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Реализация (акт, накладная)» — в Управлении торговлей этот документ называется «Реализация товаров и услуг».
Программа создаст новый документ с уже заполненными полями: контрагент, договор, табличная часть с товарами и ценами. Вам останется указать дату отгрузки, склад списания и при необходимости структурное подразделение. Если отгружаете не всё, что в счёте, отредактируйте количество вручную или удалите лишние строки — связь со счётом при этом сохранится.
- 1Откройте раздел «Продажи» и найдите нужный счёт покупателю
- 2Нажмите «Создать на основании» → «Реализация (акт, накладная)»
- 3Проверьте дату, склад и табличную часть, скорректируйте количество при частичной отгрузке
- 4Убедитесь, что правильно заполнены счета учёта (вкладка или гиперссылка «Счета учёта»)
- 5Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть»
- 6Сформируйте счёт-фактуру и печатную форму (ТОРГ-12 или УПД)
Альтернативный путь — создать реализацию «с нуля» из журнала документов и затем подобрать счёт через кнопку «Заполнить» или подбор. Этот способ удобен, когда одна накладная закрывает несколько счетов одного покупателя. Но при ручном создании легко ошибиться в ценах или забыть привязать документы, поэтому для типовой отгрузки предпочтителен ввод на основании.
Настройка счетов учёта и проводок
В 1С:Бухгалтерии документ реализации формирует проводки по данным из правил счетов учёта номенклатуры и расчётов с контрагентами. Стандартно отгрузка товара отражается записью Дт 62.01 Кт 90.01.1 на сумму продажи с НДС, списание себестоимости — Дт 90.02.1 Кт 41.01, начисление НДС — Дт 90.03 Кт 68.02. Если по счёту был получен аванс, программа дополнительно зачтёт предоплату проводкой Дт 62.02 Кт 62.01.
Проверить счета можно прямо в документе: в 1С:Бухгалтерии откройте гиперссылку со счетами в шапке или нажмите «Дт/Кт» после проведения. Если номенклатуре назначена неверная группа счетов (например, товар попал в «Материалы»), проводки по себестоимости будут некорректными. Исправляется это в карточке номенклатуры или в регистре «Счета учёта номенклатуры».
Счёт-фактура и печатные формы
После проведения реализации оформите счёт-фактуру: внизу документа нажмите «Выписать счёт-фактуру» или создайте его на основании. Номер и дата подставятся автоматически. Если покупатель перечислил аванс, не забудьте про счёт-фактуру на аванс — она создаётся из документа поступления оплаты, а при отгрузке НДС с аванса принимается к вычету.
Для передачи покупателю доступны печатные формы: ТОРГ-12, акт оказания услуг или универсальный передаточный документ (УПД). УПД удобен тем, что объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе. Кнопка «Печать» находится в командной панели реализации; состав доступных форм зависит от вида операции — товары, услуги или комиссия.
Частичная отгрузка и работа с авансом
Если покупатель оплатил счёт частично или забирает товар партиями, создавайте несколько реализаций на основании одного счёта. При каждом вводе на основании программа предложит остаток неотгруженного количества (в УТ) либо скопирует счёт целиком — тогда отредактируйте строки вручную. Контролировать, что именно отгружено, удобно через отчёт «Анализ счёта» или структуру подчинённости документа.
С авансами важна последовательность: поступление оплаты должно быть проведено раньше реализации, чтобы программа корректно зачла предоплату. Если реализацию провели «задним числом» раньше оплаты, перепроведите документы в хронологическом порядке, иначе зачёт аванса и вычет НДС могут не сработать.
Как проверить результат
После проведения откройте движения документа (кнопка «Дт/Кт» в Бухгалтерии или «Отчёты» → «Движения документа» в УТ) и сверьте суммы с счётом. Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 62 с субконто по контрагенту: задолженность покупателя должна уменьшиться на сумму зачтённого аванса или появиться в полном объёме, если оплаты не было.
Дополнительно проверьте складские остатки: количество отгруженного товара должно списаться с выбранного склада. Если ведётся книга продаж, убедитесь, что счёт-фактура попал в неё с правильным номером и датой — это критично для декларации по НДС.
Как проверить результат
Дт 62 Кт 90 на сумму продажи, списана себестоимость, начислен НДС
Пустые проводки или неверные счета учёта
Аванс зачтён, долг соответствует неоплаченной части
Задолженность задвоена или аванс «висит» на 62.02
Товар списан в нужном количестве, остатки неотрицательные
Минус по позиции или списание не с того склада
Счёт-фактура отражён с верными датой и суммой НДС
Документ отсутствует или сумма НДС не совпадает
Что важно запомнить
Реализацию по счёту создавайте через «Создать на основании» — это сохраняет связь документов и исключает ошибки ввода. Перед проведением проверьте остатки, договор и ставку НДС, после — движения документа, взаиморасчёты и книгу продаж.
Частые вопросы
Можно ли сделать одну реализацию по нескольким счетам?
Да. Создайте новую реализацию и используйте кнопку «Заполнить» или подбор по счетам — программа объединит позиции из нескольких счетов одного покупателя. Все счёты должны быть оформлены на одного контрагента и по одному договору.
Почему реализация не проводится с ошибкой об остатках?
Включён контроль остатков, а товара на выбранном складе недостаточно на дату документа. Проверьте склад в шапке, дату документа и наличие по отчёту об остатках. Если товар оприходован позже даты отгрузки, измените дату реализации или перенесите поступление.
Как исправить ошибку в уже проведённой реализации?
Если период открыт, отредактируйте документ и перепроведите его, затем перепроведите связанные оплаты. Если период закрыт, оформите корректировку реализации — она создаётся на основании исходного документа и формирует корректировочный счёт-фактуру.
Нужно ли выставлять счёт перед каждой реализацией?
Нет, счёт — необязательный документ. Он нужен для согласования оплаты и удобства ввода на основании. Если покупатель работает по договору без предварительных счетов, реализацию можно создавать сразу, заполняя вручную.
Чем реализация услуг отличается от реализации товаров?
При продаже услуг не используется склад и не списывается себестоимость по счёту 41 — вместо накладной оформляется акт. В 1С:Бухгалтерии для этого в документе выбирается вид операции «Услуги», печатная форма — акт оказания услуг или УПД.