Торговля и Склад · 11 мин
Как сделать расходный ордер на товары в 1С
Как создать расходный ордер на товары в 1С:Управление торговлей и ERP: настройка ордерной схемы, создание из распоряжения и вручную, проверка и типичные ошибки.
Расходный ордер на товары — складской документ, который фиксирует фактическую отгрузку товара со склада: кладовщик подтверждает, что конкретные позиции в конкретном количестве покинули хранение. В отличие от реализации или перемещения, которые отражают хозяйственную операцию в учёте, ордер управляет именно складскими остатками в разрезе ордерного склада.
Документ используется в конфигурациях «1С:Управление торговлей 11», «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Комплексная автоматизация», где включена ордерная схема хранения. Он создаётся либо автоматически на основании распоряжения (реализация, перемещение, возврат поставщику), либо вручную, когда отгрузку нужно оформить без предшествующего документа.
Ниже — полный цикл работы: от включения ордерной схемы до проверки результата и исправления типичных ошибок. Инструкция ориентирована на «1С:Управление торговлей 11», но в ERP последовательность действий аналогична.
Что такое расходный ордер и когда он нужен
Ордерная схема разделяет учёт на два контура: финансовый (менеджер оформляет реализацию) и складской (кладовщик подтверждает отгрузку ордером). Это позволяет развести ответственность: менеджер не имеет доступа к складским документам, а кладовщик не может изменить цены и условия продажи. Остатки по ордерному складу всегда показывают физическое наличие товара, а не оформленные на бумаге операции.
Расходный ордер обязателен не всегда. Если склад небольшой и отгрузкой занимается тот же человек, что оформляет документы, ордерную схему обычно не включают — реализация сама списывает остатки. Ордер становится необходим, когда на складе работают отдельные сотрудники, применяется адресное хранение, сборка заказов или нужен контроль расхождений между документами и фактом.
Шаг 1. Включите ордерную схему для склада
Без включённой настройки документ «Расходный ордер на товары» просто не появится в интерфейсе. Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» и убедитесь, что включены опции «Ордерные склады» и «Статусы расходных ордеров». Вторая опция позволит отслеживать этапы: «К отбору», «Подготовлено», «Отгружен».
Затем откройте карточку нужного склада в справочнике «Склады и магазины». На вкладке «Ордерная схема и структура» установите флаг «При отгрузке» и при необходимости укажите дату начала применения ордерной схемы. С этой даты все отгрузки со склада будут требовать оформления расходного ордера.
Шаг 2. Создайте ордер на основании распоряжения
Стандартный и рекомендуемый способ — формирование ордера из документа-распоряжения. Откройте проведённую реализацию товаров и услуг (или перемещение, возврат поставщику) и нажмите кнопку «Создать на основании» → «Расходный ордер на товары». Программа перенесёт склад, получателя и табличную часть автоматически.
Второй путь — через рабочее место отгрузки. Откройте «Склад и доставка» → «Отгрузка» → «Расходные ордера на товары». В форме списка нажмите «Создать» и выберите вариант «По распоряжениям»: система покажет все документы, по которым товар ещё не отгружен полностью. Отметьте нужные строки и подтвердите создание — программа сформирует один или несколько ордеров.
Проверка результата и контроль расхождений
После проведения ордера убедитесь, что товар действительно списался. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (раздел «Склад и доставка» → «Отчеты») и проверьте остаток по позициям из ордера: количество должно уменьшиться ровно на отгруженный объём.
Для контроля незавершённых отгрузок используйте отчёт «Оформление накладных и ордеров» или рабочее место «Отгрузка»: там видно, по каким реализациям ордера не созданы или не переведены в статус «Отгружен». Регулярная сверка этого отчёта — основной способ не допустить расхождения между финансовым и складским учётом.
Как проверить результат
Уменьшился на количество из ордера в отчёте по складу
Не изменился — статус ордера не «Отгружен» или документ не проведён
В отчёте «Оформление накладных и ордеров» по документу нет долга к отгрузке
По реализации висит неотгруженный остаток — ордер не создан или проведён частично
«Отгружен», документ проведён
«К отбору» или «Подготовлено» — остатки ещё не списаны
Типичные ошибки и как их исправить
Наиболее частая проблема — ордер не создаётся на основании реализации, потому что для склада не включена ордерная схема на отгрузку или дата начала её применения позже даты документа. Проверьте карточку склада и при необходимости скорректируйте настройку.
Вторая распространённая ситуация — ошибка «Недостаточно товара на складе» при проведении. Она возникает, когда товар зарезервирован под другие ордера или физические остатки не совпадают с учётными. Проанализируйте остатки с детализацией до резервов и при необходимости снимите лишние резервы через рабочее место «Отгрузка».
Третья ошибка — расхождение количества между реализацией и ордером. Если кладовщик отгрузил меньше, в реализации останется неотгруженный остаток: либо оформите дополнительный ордер позже, либо скорректируйте реализацию документом «Корректировка реализации», чтобы финансовый и складской контуры совпали.
Ограничения и частные сценарии
Отгрузка по нескольким распоряжениям
Один расходный ордер может объединять товары из нескольких распоряжений, если совпадают склад и получатель. Это удобно при отгрузке одному клиенту по нескольким заказам. В рабочем месте «Отгрузка» отметьте несколько строк — программа сгруппирует их в один документ.
Частичная отгрузка
Если товара не хватает, создайте ордер на доступное количество. По распоряжению останется неотгруженный остаток, который позже закрывается вторым ордером. Реализацию при этом менять не обязательно, если покупатель согласен на частичную поставку.
Отмена и пометка на удаление
Ошибочно проведённый ордер распроводится и помечается на удаление стандартно. Если по нему уже изменились остатки и созданы связанные документы, сначала разберите связи, иначе при перепроведении периода возможны отрицательные остатки.
Что важно запомнить
Расходный ордер создаётся на основании распоряжения после включения ордерной схемы для склада. Остатки списываются только при статусе «Отгружен». Контролируйте расхождения отчётом «Оформление накладных и ордеров» и не используйте ручные ордера без распоряжения для штатных продаж.
Частые вопросы
Почему в списке документов нет «Расходного ордера на товары»?
Документ появляется только после включения ордерной схемы: проверьте опцию «Ордерные склады» в настройках раздела «Склад и доставка» и флаг «При отгрузке» в карточке конкретного склада. Также убедитесь, что у пользователя есть права на документ.
Можно ли отгрузить товар без расходного ордера, если ордерная схема включена?
Нет, для склада с ордерной схемой реализация сама по себе остатки не списывает — отгрузка оформляется только ордером. Обходной путь — отключить ордерную схему, но это требует предварительной сверки и закрытия всех незавершённых отгрузок.
Что делать, если ордер проведён, а товар физически не ушёл со склада?
Распроведите ордер или переведите его в статус «К отбору» — остатки вернутся. Затем оформите отгрузку заново, когда она фактически состоится. Оставлять проведённый ордер без фактической отгрузки нельзя: складские остатки перестанут соответствовать реальности.
Как оформить возврат товара от покупателя на ордерный склад?
Для приёмки используется зеркальный документ — «Приходный ордер на товары», созданный на основании документа «Возврат товаров от клиента». Расходный ордер для возвратов от покупателей не применяется.
Почему ордер не проводится с ошибкой о нехватке товара, хотя остаток есть?
Чаще всего остаток зарезервирован под другие распоряжения или находится в другом статусе/ячейке. Откройте отчёт по остаткам с детализацией резервов, снимите лишние резервы или измените ячейки отбора в табличной части ордера.