Торговля и Склад · 11 мин
Как сделать расходник в 1С: инструкция по оформлению расходной накладной
Как оформить расходную накладную в 1С: создание документа реализации, заполнение товаров, проведение, печать ТОРГ-12 и УПД, проверка остатков и типичные ошибки.
«Расходником» в разговорной практике называют документ, которым оформляют отгрузку товара со склада: расходную накладную. В типовых конфигурациях 1С эту функцию выполняет документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» в 1С:Бухгалтерии и 1С:Управление нашей фирмой либо «Реализация товаров и услуг» в 1С:Управление торговлей. Документ одновременно списывает товар со склада, формирует задолженность покупателя и служит основанием для печати ТОРГ-12 или УПД.
Работа строится одинаково почти во всех конфигурациях: выбирают контрагента и склад, добавляют номенклатуру с количеством и ценой, проводят документ и распечатывают накладную. Различия касаются только расположения команд в меню и набора печатных форм. Ниже разобран порядок действий на примере типовой 1С:Бухгалтерии 8 с уточнениями для других решений.
Перед оформлением убедитесь, что в базе заведены контрагент, договор и номенклатура, а товар фактически оприходован на склад. Если остатков нет, программа либо не даст провести документ, либо уведёт склад в минус — оба варианта создают проблемы в учёте.
Что такое расходник в 1С и какой документ выбрать
В терминологии 1С нет отдельного объекта «расходник». Под ним понимают любой документ, который оформляет расход со склада: отгрузку покупателю, списание материалов в производство, перемещение на другой склад. Выбор документа зависит от хозяйственной операции, а не от формулировки в заявке менеджера.
Для продажи покупателю используют «Реализацию». Для списания материалов на нужды предприятия — «Требование-накладную» или «Списание товаров». Для передачи между своими складами — «Перемещение товаров». Ошибка в выборе документа приводит к неверным проводкам: например, продажа, оформленная списанием, не создаст задолженности покупателя и нарушит налоговый учёт.
Какой документ использовать
Продажа покупателю. Списывает товар, начисляет выручку и НДС, формирует задолженность контрагента.
Передача материалов в производство или на хозяйственные нужды. Выручки и задолженности не возникает.
Передача между собственными складами. Остатки меняют склад, но не уменьшаются в целом по организации.
Убыль, порча, недостача. Требует указания статьи расходов и обычно оформляется по акту инвентаризации.
Подготовка: что должно быть заполнено в базе
Документ реализации ссылается на справочники, поэтому перед его созданием проверьте три вещи. Во-первых, карточка контрагента: наименование, ИНН, КПП и адрес подтянутся в печатную форму, и ошибки в них попадут в накладную. Во-вторых, договор с контрагентом — без него документ в ряде конфигураций не проведётся. В-третьих, карточки номенклатуры с корректными единицами измерения и ставкой НДС.
Особое внимание уделите остаткам. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» (в 1С:Бухгалтерии — через «Склад» или «Отчёты») и убедитесь, что нужное количество числится именно на том складе, с которого планируется отгрузка. Если товар оприходован на другой склад, сначала оформите перемещение.
Создание расходной накладной шаг за шагом
Откройте раздел «Продажи» и выберите «Реализация (акты, накладные, УПД)». Нажмите «Создать» и укажите вид операции «Товары (накладная)», если отгружаете только товар без услуг. Программа подставит номер и дату автоматически — дату при необходимости скорректируйте, помня, что документ нельзя проводить задним числом в закрытом периоде.
Заполните шапку документа: поле «Контрагент», договор и склад. Если у покупателя несколько договоров, выберите тот, что соответствует сделке, — от него зависят условия оплаты и счета учёта расчётов. Затем переходите к табличной части: кнопкой «Добавить» или «Подобрать» внесите товары, укажите количество и цену. Сумма, НДС и итог рассчитываются автоматически.
После заполнения нажмите «Провести». Признак успешного проведения — документ появился в журнале без пометки непроведённого, а по кнопке «Показать проводки и движения» видны записи списания товара со счёта 41 и отражения выручки по счёту 90. После этого остатки на складе должны уменьшиться на отгруженное количество.
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и нажмите «Создать»
- 2Выберите операцию «Товары (накладная)», укажите контрагента, договор и склад
- 3Добавьте товары кнопкой «Добавить» или «Подобрать», проверьте количество, цены и ставку НДС
- 4Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии сообщений об ошибках
- 5Через кнопку «Печать» сформируйте ТОРГ-12 или УПД и проверьте реквизиты в печатной форме
Печать накладной: ТОРГ-12, УПД и другие формы
Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в проведённом документе. Для отгрузки товара стандартно используют ТОРГ-12 — товарную накладную в двух экземплярах. Если организация работает с НДС и применяет универсальный передаточный документ, выберите форму УПД: она объединяет накладную и счёт-фактуру и принимается налоговой как единый документ.
Перед выводом на принтер откройте предварительный просмотр и сверьте: наименование и реквизиты грузоотправителя и грузополучателя, номер и дату документа, построчные позиции с количеством и суммами, итоговую сумму прописью. Ошибка в ИНН или адресе покупателя делает документ спорным для вычета НДС у контрагента, и его придётся переделывать.
Если требуется нестандартная форма — например, накладная с логотипом или дополнительными графами, — её добавляют через внешние печатные формы в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки». Самостоятельное изменение макета требует знания встроенного языка 1С; без опыта лучше ограничиться типовыми формами.
Проверка результата после проведения
Не ограничивайтесь отсутствием ошибок при проведении — проверьте учётные последствия. Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» по нужному складу: количество должно уменьшиться ровно на отгруженное. Затем посмотрите карточку расчётов с контрагентом: по дебету счёта 62 должна появиться задолженность покупателя на сумму накладной.
Дополнительно сверьте проводки через «Показать проводки и движения документа». Типовой набор для продажи товара: Дт 62 Кт 90.01 (выручка), Дт 90.03 Кт 68.02 (НДС), Дт 90.02 Кт 41 (себестоимость). Если проводка по себестоимости отсутствует, часто это признак того, что товар списался «в ноль» из-за отсутствия остатков — вернитесь к отчёту по складу.
Как проверить результат
Количество уменьшилось на отгруженное, остаток неотрицательный
Остаток ушёл в минус или не изменился
Есть выручка (62/90.01), НДС (90.03/68.02) и списание себестоимости (90.02/41)
Отсутствует проводка списания товара или счета не соответствуют учётной политике
По счёту 62 появилась задолженность на сумму накладной
Задолженности нет или она зависла на другом договоре
Реквизиты сторон, номер, дата и суммы совпадают с документом
Устаревшие реквизиты, неверный договор или адрес грузополучателя
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — отгрузка без остатков, когда товар ещё не оприходован или лежит на другом складе. Второе место занимает неверный склад в шапке документа: документ проводится, но списывает остатки не оттуда, и складской учёт расходится с фактическим. Третья типичная ситуация — ошибка в количестве или цене, замеченная после того, как накладная подписана сторонами.
Исправление зависит от того, подписан ли документ. Если накладная ещё не ушла покупателю, достаточно отменить проведение, скорректировать данные и провести заново. Если документ подписан, исправляйте его корректировкой реализации — это отдельный документ, который создаётся на основании исходного и формирует корректирующие проводки, не переписывая первичку задним числом.
Особенности в разных конфигурациях 1С
В 1С:Управление торговлей документ называется «Реализация товаров и услуг» и находится в разделе «Продажи». Там сильнее развита работа с заказами: накладную удобно создавать на основании заказа покупателя — тогда позиции, цены и скидки подтягиваются автоматически, а программа контролирует отгрузку в разрезе заказа.
В 1С:Управление нашей фирмой документ называется «Расходная накладная» — это самое близкое соответствие разговорному термину. Он также создаётся в разделе «Продажи» и поддерживает ввод на основании заказа или счёта на оплату. В 1С:Комплексной автоматизации и ERP логика аналогична Управлению торговлей, но добавляется согласование статусов и ордерная схема склада: при ордерном складе после реализации дополнительно оформляют «Расходный ордер на товары».
Если расходники оформляются регулярно по одним и тем же покупателям, сохраните типовой документ копированием: откройте предыдущую накладную, нажмите «Скопировать» и поменяйте дату и состав. Это быстрее и снижает риск ошибиться в договоре, складе и ставках НДС.
Частые вопросы
Чем расходная накладная отличается от счёта на оплату?
Счёт на оплату — это предложение оплатить, он не двигает остатки и не формирует проводок. Расходная накладная (реализация) фиксирует факт отгрузки: списывает товар, начисляет выручку и задолженность покупателя. Счёт часто выставляют до оплаты, а накладную — при фактической передаче товара.
Документ не проводится и пишет, что товара нет на складе. Что делать?
Откройте отчёт «Остатки товаров на складах» и проверьте, на каком складе числится товар и в каком количестве. Либо поменяйте склад в документе, либо сначала оформите приход или перемещение. Если остаток есть, но проведение всё равно не проходит, проверьте, не указана ли в карточке номенклатуры другая единица измерения или характеристика.
Можно ли оформить расходник задним числом?
Технически — да, если период не закрыт. Но учтите: документ задним числом изменит остатки и себестоимость на прошлую дату, что может «поплыть» по уже проведённым документам того же дня. Если период закрыт и отчётность сдана, исправления вносят только текущей датой через корректировочные документы.
Как исправить ошибку в уже подписанной накладной?
Используйте документ «Корректировка реализации»: он создаётся на основании исходной накладной кнопкой «Создать на основании». Программа сформирует сторнирующие и новые проводки и позволит распечатать исправленный УПД. Прямое редактирование подписанного документа недопустимо — первичка перестанет совпадать с учётом.
Нужно ли печатать ТОРГ-12, если оформлен УПД?
Нет. УПД объединяет функции накладной и счёта-фактуры, поэтому отдельная ТОРГ-12 при его использовании не обязательна. Достаточно подписанного обеими сторонами УПД. Выбор формы зависит от договорённости с контрагентом и внутренних правил документооборота.
Как оформить расход со склада без продажи, например на собственные нужды?
Для передачи материалов в производство или на хозяйственные нужды используйте «Требование-накладную», для порчи и недостач — «Списание товаров» с указанием статьи расходов. Документ реализации в этих случаях не подходит: он создаст фиктивную выручку и задолженность.
Что важно запомнить
Расходник в 1С — это документ реализации: «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» → заполнить контрагента, склад и товары → провести → распечатать ТОРГ-12 или УПД. Перед проведением проверяйте остатки на складе, после — проводки и расчёты с покупателем. Ошибки в подписанных накладных исправляйте только корректировкой реализации, а не прямой правкой документа.