Торговля и Склад · 10 мин
Как сделать расход в 1С: пошаговая инструкция
Пошаговая инструкция: как оформить расход в 1С — расходную накладную, реализацию товаров, расходный кассовый ордер и списание со склада. Проверка проводок и ошибки.
Под «расходом» в 1С пользователи обычно понимают одну из трёх операций: отгрузку товара покупателю (реализация или расходная накладная), выдачу денег из кассы (расходный кассовый ордер) или списание материалов и товаров со склада. Документы для каждой операции разные, и выбирать их нужно по хозяйственному смыслу: что именно уходит из организации — товар, деньги или материалы в производство.
Инструкции ниже ориентированы на типовые конфигурации: «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Комплексная автоматизация». Названия команд в вашей конфигурации могут немного отличаться, но логика документов и проверок совпадает.
Главное правило любого расходного документа: он уменьшает остатки и формирует бухгалтерские проводки только после проведения. Если документ создан, но не проведён, остатки на складе и в кассе не изменятся — это частая причина «зависших» расхождений в учёте.
Определите, какой именно расход вам нужен
Прежде чем искать нужный пункт меню, ответьте на вопрос: что физически уходит и по какой причине. От этого зависит и документ, и счета учёта, и налоговые последствия. Продажа товара покупателю — это реализация с выручкой и НДС. Выдача денег подотчётному лицу или поставщику — движение по кассе без реализации. Порча, недостача или передача материалов в производство — списание.
Если выбрать неправильный документ, учёт исказится: например, списание вместо реализации не создаст задолженность покупателя и не начислит НДС, а расходный ордер вместо оплаты поставщику не закроет кредиторскую задолженность.
Как выбрать документ
Как оформить реализацию (расходную накладную)
В «1С:Бухгалтерии 8» откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» и нажмите «Создать». Выберите вид операции — обычно «Товары, услуги, комиссия» или «Товары (накладная)». В «1С:Управление нашей фирмой» аналогичный документ называется «Расходная накладная» и находится в разделе «Продажи».
Заполните шапку документа: контрагента (покупателя), договор, организацию и склад. Если контрагента нет в базе, создайте его прямо из документа — программа предложит добавить новый элемент справочника. Договор важен для корректного учёта взаиморасчётов: без него задолженность покупателя может учитываться некорректно.
В табличной части добавьте номенклатуру, укажите количество и цену. Программа автоматически рассчитает сумму, НДС и итог по документу. Если позиций много, используйте кнопку «Подбор» — она открывает справочник с остатками и позволяет переносить товары списком.
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» → «Создать»
- 2Заполните покупателя, договор, организацию и склад
- 3Добавьте товары через «Добавить» или «Подбор», укажите количество и цены
- 4Проверьте ставку НДС и итоговую сумму документа
- 5Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть»
- 6Откройте «Дт/Кт» и убедитесь, что проводки сформированы
- 7Распечатайте ТОРГ-12 или УПД при необходимости
Как создать расходный кассовый ордер
Расходный кассовый ордер (РКО) оформляет любую выдачу наличных из кассы: оплату поставщику, выдачу под отчёт, выплату зарплаты, возврат покупателю. В «1С:Бухгалтерии» документ находится в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». Нажмите «Создать» → «Расходный кассовый ордер» или сразу «Выдача наличных» в зависимости от версии.
Ключевой реквизит — вид операции. От него зависят проводки: «Оплата поставщику» закроет задолженность по счёту 60, «Выдача денежных средств подотчётному лицу» сформирует проводку по счёту 71. Обязательно выберите правильный вариант, иначе взаиморасчёты разъедутся.
Заполните получателя, сумму и основание (например, «Оплата по счёту № 15»). Реквизит «Выдать» и «По документу» заполняется для печатной формы КО-2 — туда вносятся ФИО получателя и данные его удостоверения. После проведения проверьте остаток по кассе: он не должен стать отрицательным.
Списание товаров и материалов со склада
Если товар испорчен, утрачен или передаётся в производство, реализация не подходит — нужен документ списания. В «1С:Бухгалтерии» используйте «Склад» → «Списание товаров» для убытия по причинам порчи и недостачи, либо «Производство» → «Требование-накладная» для передачи материалов в производство.
В документе списания укажите склад, номенклатуру и количество. Важный реквизит — счёт списания или статья затрат: от него зависит, куда попадёт стоимость списанного — на расходы по обычным видам деятельности, прочие расходы или на виновное лицо. Рекомендуется оформлять списание на основании инвентаризации, чтобы количество совпадало с выявленной недостачей.
При передаче материалов в производство через требование-накладную проверьте счёт затрат (обычно 20, 25 или 26) и подразделение-затрата. Ошибка в этих реквизитах приведёт к тому, что себестоимость продукции сформируется неверно.
Проверка проводок и остатков после расхода
После проведения любого расходного документа откройте кнопку «Дт/Кт» (или «Показать проводки») в форме документа. Для реализации типичные проводки: Дт 62 Кт 90.01 (выручка), Дт 90.03 Кт 68.02 (НДС), Дт 90.02 Кт 41 (списана себестоимость товара). Для РКО: Дт 60/71/70 Кт 50. Для списания: Дт 91.02 или 94 Кт 41 (10).
Затем сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» (в УНФ) или оборотно-сальдовую ведомость по счетам 41 и 50 (в Бухгалтерии). Остаток по списанной позиции должен уменьшиться ровно на отгруженное количество. Отрицательный остаток — сигнал ошибки: либо товар не был оприходован, либо списано больше, чем есть.
Как проверить результат
Проводки сформированы, счета соответствуют операции
Кнопка неактивна или проводок нет — документ не проведён
Остаток уменьшился на отгруженное количество, не отрицательный
Остаток не изменился или ушёл в минус
Остаток положительный или нулевой
Отрицательный остаток по счёту 50
Появилась дебиторская задолженность покупателя (при реализации)
Задолженность отсутствует — возможно, не заполнен договор
Типичные ошибки при оформлении расхода
Большинство проблем с расходными документами связано не с самой программой, а с последовательностью учёта. Самая частая ситуация — попытка продать товар, который не оприходован: документ не проводится с сообщением о нехватке остатков, либо проводится в минус, если контроль остатков отключён.
Вторая группа ошибок — неверные реквизиты аналитики: не тот договор, склад, статья затрат или вид операции. Внешне документ выглядит корректно и проводится, но отчёты по взаиморасчётам и затратам показывают искажённые данные.
Если документ не проводится
Программа выводит сообщение об ошибке при проведении — читайте его внимательно, там почти всегда указана причина. Самые частые: нехватка товара на складе, незаполненный обязательный реквизит, закрытый период (дата запрета редактирования) или отсутствие прав у пользователя.
При нехватке остатков проверьте, оприходован ли товар: сформируйте отчёт по остаткам на дату документа. Если поступление есть, но более поздней датой — либо измените дату расхода, либо скорректируйте дату поступления, если она введена ошибочно. При закрытом периоде обратитесь к пользователю с правами администратора: дата запрета редактирования устанавливается в разделе «Администрирование».
Перед массовым вводом расходных документов (например, при переносе данных за прошлый период) сделайте архивную копию базы и проведите документы в хронологическом порядке — сначала поступления, затем расходы. Это исключит отрицательные остатки и пересчёт себестоимости.
Часто задаваемые вопросы
Чем расходная накладная отличается от счёта на оплату?
Счёт на оплату — лишь предложение оплатить: он не формирует проводок и не меняет остатки. Расходная накладная (реализация) — факт отгрузки: она списывает товар со склада, создаёт задолженность покупателя и начисляет НДС. Счёт можно выставить заранее, накладную оформляют по факту отгрузки.
Почему реализация не проводится с ошибкой «не хватает товара»?
На выбранном складе на дату документа нет достаточного остатка номенклатуры. Проверьте, проведено ли поступление, тот ли склад указан, и нет ли у поступления более поздней даты. Также убедитесь, что товар не зарезервирован под другой заказ, если в конфигурации включено резервирование.
Можно ли оформить расход без контрагента?
Для реализации и РКО контрагент или физическое лицо-получатель обязателен — без него не сформируются взаиморасчёты и печатная форма. Для списания товаров контрагент не нужен, так как убытие происходит внутри организации.
Как исправить ошибочно проведённый расходный документ?
Если ошибка обнаружена сразу, откройте документ, исправьте данные и перепроведите его. Если документ нельзя изменить (закрытый период, ЭДО-подписание), оформите корректировку реализации или сторнирующий документ. Удалять проведённые документы пометкой на удаление крайне нежелательно — это нарушает хронологию учёта.
Нужно ли печатать ТОРГ-12 или достаточно УПД?
Универсальный передаточный документ (УПД) заменяет одновременно накладную и счёт-фактуру, если контрагент согласен его принимать. ТОРГ-12 оформляется, когда покупатель требует классическую накладную или счёт-фактура выставляется отдельно. В 1С обе формы формируются из документа реализации по кнопке «Печать».
Что делать, если касса ушла в минус после РКО?
Отрицательный остаток по кассе означает, что выдач было больше, чем поступлений, либо приходные ордера введены не все или неверной датой. Сформируйте кассовую книгу за период, найдите расхождение, введите пропущенные приходные документы или исправьте даты. Провести РКО «в минус» и оставить как есть нельзя — это нарушение кассовой дисциплины.
Что важно запомнить
Расход в 1С оформляется документом под конкретную операцию: реализация — для отгрузки покупателю, РКО — для выдачи наличных, списание — для убытия со склада. Заполните обязательные реквизиты (контрагент, договор, склад, вид операции), проведите документ и обязательно проверьте проводки и остатки. Ошибку проще предотвратить правильным выбором документа, чем исправлять в учёте задним числом.