Как сделать продажу в 1С:УНФ: пошаговая инструкция

Продажа в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) оформляется цепочкой документов: от заказа покупателя или счета на оплату до расходной накладной и поступления денег. В зависимости от настроек компании часть этапов можно пропустить — например, если вы работаете по факту отгрузки без предварительных заказов. Ниже разобран полный цикл и его сокращенные варианты.

Перед началом работы убедитесь, что в базе заполнены основные справочники: контрагенты, номенклатура с ценами, склад и организация с банковским счетом. Если какого-то элемента нет, программа позволит создать его прямо из документа, но корректнее вести справочники заранее — так меньше риск дублей и ошибок в отчетах.

Все документы продаж находятся в разделе Продажи на панели навигации. Типовой маршрут выглядит так: Заказ покупателя → Счет на оплату → Расходная накладная → Поступление в кассу или на расчетный счет. Каждый следующий документ удобно создавать кнопкой «Создать на основании» из предыдущего — тогда данные переносятся автоматически.

Подготовка: что должно быть заполнено до первой продажи

Чтобы продажа прошла без ошибок, проверьте четыре справочника. Первый — Контрагенты (раздел «Компания» или «Продажи»): создайте покупателя с ИНН, адресом и договором. Второй — Номенклатура: у товара должны быть указаны единица измерения, вид номенклатуры и, при необходимости, счета учета. Третий — Цены номенклатуры: установите цены документом «Установка цен номенклатуры» или в карточке товара, иначе в документе продажи цена встанет нулевой.

Четвертый элемент — организация и касса/банковский счет. Проверьте в разделе «Компания» → «Реквизиты организации», что заполнены данные для печатных форм: наименование, ИНН, КПП, адрес, банковские реквизиты. Без них счет на оплату и накладная будут печататься с пустыми полями.

Если ведется складской учет, убедитесь, что товар оприходован на склад документом «Приходная накладная» или «Оприходование запасов». При продаже «в минус» программа либо запретит проведение, либо создаст отрицательные остатки — это зависит от настройки контроля остатков.

Оформление заказа покупателя

Заказ покупателя — необязательный, но полезный документ: он фиксирует договоренность, резервирует товар на складе и служит основанием для счета и накладной. Откройте Продажи → Заказы покупателей → Создать. Укажите покупателя, дату отгрузки, склад и добавьте товары в табличную часть.

В табличной части заполните количество и проверьте цены — они подставляются из вида цен, указанного в шапке документа или в договоре с контрагентом. Если покупателю положена скидка, ее можно задать в колонке «Скидка» построчно или на весь документ, если включен механизм скидок в настройках.

Обратите внимание на поле «Состояние» и «Закрытие заказа». Пока заказ не закрыт, товар числится в резерве. Если сделка не состоялась, заказ нужно закрыть вручную или пометить на удаление, иначе резерв будет блокировать остатки для других продаж.

Выставление счета на оплату

Счет на оплату создается из заказа кнопкой «Создать на основании» → «Счет на оплату» либо напрямую: Продажи → Счета на оплату → Создать. Программа перенесет покупателя, товары, цены и суммы автоматически. Проверьте ставку НДС и реквизиты вашей организации — именно они попадут в печатную форму.

Для отправки покупателю используйте кнопку «Печать» — доступна стандартная форма счета. Если ваша организация на ОСНО, проверьте корректность выделения НДС; если на УСН, убедитесь, что в учетной политике указана система налогообложения, иначе в счете может появиться НДС, которого быть не должно.

Счет — это уведомление, а не учетный документ: он не влияет на остатки, задолженность и отчеты. Его можно выставить, изменить или удалить без последствий для учета. Оплату по счету программа умеет отслеживать: в списке счетов видно, оплачен он или нет, если платежи вводятся на основании счета.

Расходная накладная: ключевой документ продажи

Расходная накладная списывает товар со склада, формирует задолженность покупателя и отражает выручку. Создайте ее кнопкой «Создать на основании» из заказа или счета, либо через Продажи → Расходные накладные → Создать.

В документе укажите контрагента, договор, организацию и склад. В табличной части «Запасы» проверьте номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Если продажа идет по заказу, программа сама подставит зарезервированные позиции и снимет резерв при проведении.

После заполнения нажмите «Провести». Признак успеха — документ появился в списке без пометки «не проведен», а в отчете «Остатки запасов» (раздел «Склад») количество товара уменьшилось. Для отгрузки покупателю распечатайте ТОРГ-12 или УПД: кнопка «Печать» в форме документа.

1. 1
   Создайте заказ покупателя и проверьте резерв товара
2. 2
   Выставьте счет на оплату на основании заказа
3. 3
   Зарегистрируйте оплату: «Создать на основании» → «Поступление на счет» или «Приходный кассовый ордер»
4. 4
   Оформите расходную накладную на основании заказа или счета, проведите
5. 5
   Распечатайте ТОРГ-12 или УПД, передайте покупателю
6. 6
   Проверьте взаиморасчеты: отчет «Задолженность покупателей» должен показать ноль по этой сделке

Регистрация оплаты от покупателя

Оплата оформляется документами из раздела Деньги. Для безналичного расчета используйте «Поступление на счет» (можно создать на основании счета или накладной), для наличных — «Поступление в кассу». В документе укажите плательщика, сумму и документ расчетов — тогда программа корректно закроет задолженность.

Если оплата пришла раньше отгрузки, она учитывается как аванс. При проведении расходной накладной аванс зачтется автоматически, если в настройках взаиморасчетов включен соответствующий порядок зачета. Проверить результат можно в отчете «Взаиморасчеты с контрагентами» или «Задолженность покупателей» в разделе «Деньги».

Если вы загружаете банковские выписки из клиент-банка, поступления создаются автоматически. В этом случае важно сопоставить платеж с правильным контрагентом и документом — программа подставляет их по ИНН и назначению платежа, но при совпадениях реквизитов возможны ошибки, которые потом «висят» в взаиморасчетах.

Контрольные точки

Как проверить результат продажи

Остатки на складе

Норма

Количество товара уменьшилось на проданное

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушел в минус

Взаиморасчеты

Норма

Долг появился при отгрузке и закрылся после оплаты

Тревожный признак

Долг дублируется или не закрывается после оплаты

Выручка

Норма

Продажа видна в отчете «Продажи» и «Валовая прибыль»

Тревожный признак

Документа нет в отчетах — возможно, он не проведен

Упрощенные сценарии продажи

Продажа без заказа и счета

Если клиент покупает «здесь и сейчас», достаточно одной расходной накладной: создайте ее напрямую, заполните товары и проведите. Оплату можно зарегистрировать кнопкой «Создать на основании» из той же накладной. Это самый быстрый вариант для розницы и мелкооптовых отгрузок.

Продажа услуг

Услуги оформляются документом «Акт выполненных работ» (Продажи → Акты выполненных работ). Отличие от накладной: услуга не списывается со склада, но формирует выручку и задолженность. Номенклатура услуги должна иметь тип «Услуга» в карточке, иначе программа потребует указать склад.

Розничная продажа через кассу

Для розницы с онлайн-кассой используется рабочее место кассира (РМК) и документы «Чек ККМ». Продажи за смену закрываются отчетом о розничных продажах. Этот сценарий требует настройки кассы ККМ и подключения фискального регистратора в разделе «Настройки» → «Подключаемое оборудование».

Сравнение вариантов оформления

Полный цикл (заказ → счет → накладная → оплата)

Подходит для опта с отсрочкой платежа и резервированием. Больше документов, но полный контроль этапов.

Только расходная накладная

Быстрый вариант для продаж сразу при оплате. Нет резерва и контроля оплаты по счету.

Чек ККМ через РМК

Для розничной точки с онлайн-кассой. Требует настройки оборудования и не подходит для безналичных продаж юрлицам.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — нулевые цены в документе. Причина почти всегда одна: для номенклатуры не установлена цена нужного вида. Решение — документ «Установка цен номенклатуры» или заполнение цены в карточке товара. Вторая ошибка — дубли контрагентов: один и тот же покупатель заведен дважды с разным написанием, из-за чего задолженность дробится и отчеты вводят в заблуждение.

Третья типичная ситуация — продажа «в минус» при отключенном контроле остатков. Внешне все проводится, но себестоимость считается некорректно, а валовая прибыль искажается. Проверяйте отчет «Остатки запасов» на отрицательные значения хотя бы при закрытии месяца.

Если документ уже проведен и попал в отчетность или передан покупателю, не удаляйте его бездумно. Корректнее внести исправление: изменить документ, если период открыт, или оформить корректировку. Перед массовыми изменениями (перепроведение за период, удаление документов) сделайте резервную копию базы через конфигуратор или сервис резервного копирования, если работаете в облаке.

Частые вопросы

Можно ли оформить продажу в УНФ без заказа покупателя?

Да. Заказ — опциональный документ. Создайте расходную накладную напрямую через Продажи → Расходные накладные, заполните покупателя и товары, проведите. Заказ нужен только для резервирования и контроля этапов сделки.

Почему в накладной не подставляется цена товара?

Цена берется из вида цен, указанного в документе или договоре. Если для номенклатуры этот вид цен не установлен, поле останется пустым. Заполните цены документом «Установка цен номенклатуры» в разделе «Закупки» или «Номенклатура» и перевыберите товар в накладной.

Как продать услугу, если программа требует указать склад?

Проверьте карточку номенклатуры: у услуги тип должен быть «Услуга», а не «Запас». Услуги оформляются документом «Акт выполненных работ», который не затрагивает складской учет, но формирует выручку и задолженность покупателя.

Оплата прошла, а долг покупателя в отчете остался. Что делать?

Откройте документ оплаты и проверьте табличную часть «Расшифровка платежа»: там должен быть указан документ расчетов (накладная или заказ) и тот же договор, что в накладной. Если поле пустое — укажите документ вручную и перепроведите оплату. Также проверьте, что оплата и накладная оформлены на одного контрагента без дублей.

Как напечатать ТОРГ-12 или УПД из расходной накладной?

Откройте проведенную накладную и нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы. В списке будут доступны ТОРГ-12, УПД, накладная на отпуск и другие формы. УПД формируется, если в документе корректно заполнены данные по НДС и реквизиты обеих сторон.

Что делать, если товар продали, а на складе его не было?

Сначала введите недостающее поступление задним числом до даты продажи, затем перепроведите расходную накладную. Если поступления не было физически — оформите «Оприходование запасов» только после инвентаризации, иначе исказите учет. Проверьте отчет «Остатки запасов» на отрицательные значения и себестоимость в отчете «Валовая прибыль».