Как оформить приходный ордер на товары в 1С

Приходный ордер на товары — это складской документ, который фиксирует фактическое поступление товарно-материальных ценностей на склад. В программах 1С он применяется при ордерной схеме складского учёта: бухгалтерский документ «Поступление товаров и услуг» отражает расчёты с поставщиком, а приходный ордер подтверждает, что товар реально принят кладовщиком. Такое разделение позволяет контролировать расхождения между документами поставщика и фактической приёмкой.

Ордерная схема характерна для конфигураций «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP». В «1С:Бухгалтерии» классический приходный ордер как отдельный документ чаще всего не используется — там роль приходного документа выполняет «Поступление (акты, накладные)», а унифицированная форма М-4 печатается из него. Перед началом работы важно понять, какая у вас конфигурация и включена ли ордерная схема для конкретного склада.

Ниже разобран полный цикл: от проверки настроек склада до проведения ордера, контроля остатков и исправления типичных ошибок. Инструкция ориентирована на «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP», но логика применима и к другим конфигурациям с ордерным складом.

Когда нужен приходный ордер и как работает ордерная схема

Ордерная схема разделяет два события: юридическое поступление товара (по накладной поставщика) и физическое перемещение товара на склад. Пока кладовщик не провёл приходный ордер, товар числится «в пути» или «к поступлению» и не доступен для продажи со склада. Это защищает от ситуаций, когда менеджер провёл накладную, а товар фактически не приехал или приехал с пересортом.

Ордер включается отдельно для каждого склада. Для небольшого магазина, где один человек и принимает товар, и оформляет документы, ордерная схема избыточна — она удваивает количество документов. Для распределительного центра или склада с несколькими кладовщиками она практически обязательна, иначе невозможно разграничить ответственность между офисом и складом.

Подготовка: включение ордерной схемы для склада

Прежде чем создавать ордер, убедитесь, что склад настроен на ордерную схему. В «1С:Управление торговлей 11» откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» и включите функциональную опцию «Ордерные склады». Затем перейдите в справочник «Склады и магазины», откройте нужный склад и в поле «Ордерная схема» установите признак использования ордерной схемы при поступлении. Важно указать дату начала применения — она не может быть раньше даты последнего проведённого документа по этому складу.

Также проверьте права пользователя: роль «Кладовщик» или права на добавление и проведение документа «Приходный ордер на товары» должны быть назначены. Если сотрудник склада работает в отдельном интерфейсе, убедитесь, что в его рабочем месте доступен журнал «Все ордера» или «Ордера на поступление» в разделе «Склад и доставка».

Создание приходного ордера на основании поступления

Стандартный и рекомендуемый способ — ввод ордера на основании документа «Поступление товаров и услуг». Откройте проведённое поступление, нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Приходный ордер на товары». Программа автоматически перенесёт в ордер организацию, склад, поставщика и табличную часть с номенклатурой и количеством.

После заполнения проверьте ключевые поля. Склад должен совпадать со складом поступления, статус ордера для финального проведения — «Принят» (в некоторых конфигурациях статусы «К поступлению», «Принят», «Проверен»). Количество в ордере кладовщик корректирует по факту приёмки: если поставщик привёз меньше, чем указано в накладной, в ордере фиксируется фактическое количество, а расхождение остаётся видимым в отчётах.

1. 1
   Проверьте, что документ «Поступление товаров и услуг» создан и проведён менеджером
2. 2
   Откройте поступление и нажмите «Создать на основании» → «Приходный ордер на товары»
3. 3
   Укажите склад, дату фактической приёмки и статус «Принят»
4. 4
   Сверьте количество по каждой позиции с фактически принятым товаром, при необходимости скорректируйте
5. 5
   Проведите документ и при необходимости распечатайте форму М-4 или внутреннюю печатную форму
6. 6
   Проверьте остатки складским отчётом: товар должен перейти в фактические остатки

Ручное создание ордера и заполнение табличной части

Если поступление оформлено позже фактической приёмки или товар пришёл без сопроводительного документа в системе, ордер можно создать вручную. Откройте раздел «Склад и доставка» → «Приходные ордера на товары» и нажмите «Создать». Заполните склад, организацию и дату, затем добавьте позиции номенклатуры через кнопку «Добавить» или подбор. Вручную созданный ордер не будет связан с распоряжением, поэтому в отчётах по ордерной схеме он может отображаться как излишек — используйте этот способ только когда связь с поступлением действительно отсутствует.

В табличной части обращайте внимание на упаковки и единицы измерения. Если номенклатура ведётся в упаковках (коробах по 12 штук), а приёмка идёт поштучно, пересчитайте количество корректно — ошибка в единицах измерения одна из самых частых причин пересортицы. При использовании серий и сроков годности заполните соответствующие колонки: без указания серий документ не проведётся, если для вида номенклатуры включён учёт по сериям.

Проведение, печать и проверка остатков

После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Признак успешного проведения — отсутствие сообщений об ошибках и смена пиктограммы документа в журнале. Если программа выдаёт сообщение о контроле остатков или о незаполненных обязательных полях (серия, статус, распоряжение), устраните причину и проведите повторно.

Для печати в документе доступна кнопка «Печать»: в зависимости от конфигурации там есть форма «Приходный ордер» и унифицированная форма М-4. Форма М-4 применяется как первичный документ на оприходование материалов; с 2013 года унифицированные формы не обязательны, поэтому многие организации используют собственный бланк, утверждённый в учётной политике.

Итоговую проверку выполните отчётами. Откройте «Остатки товаров на складах» (или «Ведомость по товарам на складах») и убедитесь, что принятое количество появилось в фактических остатках. Отчёт «Оформление накладных и ордеров» покажет, нет ли зависших распоряжений — поступлений, по которым ордер не создан или создан частично.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проведение документа

Норма

Ордер проведён без сообщений об ошибках, статус «Принят»

Тревожный признак

Ошибки контроля остатков или требование заполнить серии

Остатки на складе

Норма

Количество в отчёте по складу увеличилось на величину ордера

Тревожный признак

Остатки не изменились или появился отрицательный остаток

Связь с распоряжением

Норма

В отчёте «Оформление накладных и ордеров» по поступлению нет неоформленного остатка

Тревожный признак

Поступление висит как «к оформлению» — ордер не создан или создан не на всё количество

Типичные ошибки и как их исправить

Самая распространённая проблема — расхождение количества между поступлением и ордером. Если кладовщик принял меньше, чем указано в накладной, правильный путь — провести ордер на фактическое количество, а расхождение оформить документом «Расхождения при поступлении» (в УТ 11) или актом о расхождениях, затем выставить претензию поставщику. Занижать или завышать количество в ордере «под накладную» нельзя: это искажает складские остатки и перекладывает ответственность на кладовщика.

Вторая группа ошибок — работа с датами и закрытыми периодами. Если ордер нужно провести прошлым числом, а период закрыт для редактирования, не пытайтесь обходить ограничение через изменение даты документа на текущую: это исказит последовательность и отчёты. Правильно — согласовать с главным бухгалтером временное открытие периода, провести документ корректной датой и снова закрыть период.

Особые сценарии: частичная приёмка, возвраты и перемещения

Частичная приёмка поставки

Если поставщик привозит товар несколькими машинами, на каждую фактическую поставку создаётся отдельный приходный ордер на основании одного и того же поступления. Программа автоматически подставит оставшееся к поступлению количество. Контролируйте полное закрытие распоряжения через отчёт «Оформление накладных и ордеров».

Ордер при перемещении и возврате от покупателя

При ордерной схеме приходные ордера создаются не только по закупкам: на складе-получателе оформляется ордер по документу «Перемещение товаров», а при возврате от покупателя — на основании «Возврата товаров от клиента». Логика та же: распоряжение создаёт офис, факт приёмки фиксирует склад. Убедитесь, что в настройках склада ордерная схема включена и для перемещений, иначе документ не потребуется и создать его не получится.

Если склад и офис работают в разное время, договоритесь о регламенте: менеджеры проводят поступления до прихода машины, а кладовщик в начале смены открывает журнал «Ордера на поступление» и видит список ожидаемых поставок. Это убирает ситуации, когда товар стоит на рампе, а распоряжения в системе ещё нет.

Частые вопросы

Можно ли оформить приходный ордер в 1С:Бухгалтерии?

В «1С:Бухгалтерии» отдельного складского ордера по умолчанию нет: поступление оформляется документом «Поступление (акты, накладные)», который сразу формирует и бухгалтерские проводки, и складские остатки. Печатную форму приходного ордера М-4 можно вывести из этого документа через кнопку «Печать». Полноценная ордерная схема доступна в «1С:Управление торговлей», «1С:ERP» и «1С:Комплексной автоматизации».

Что делать, если кнопки «Приходный ордер на товары» нет в списке «Создать на основании»?

Чаще всего причина в том, что для склада, указанного в поступлении, не включена ордерная схема. Проверьте карточку склада и функциональную опцию «Ордерные склады». Реже причина в правах пользователя — убедитесь, что у вас есть доступ к документам ордерного склада.

Как исправить ошибочно проведённый ордер?

Если ошибка обнаружена в том же периоде, откройте документ, исправьте данные и перепроведите — ордер не формирует проводок, поэтому корректировка безопасна. Если нужно отменить приёмку полностью, пометьте ордер на удаление, предварительно убедившись, что по этим позициям не было последующих отгрузок. При уже закрытом периоде согласуйте исправление с бухгалтерией.

Влияет ли приходный ордер на задолженность перед поставщиком?

Нет. Задолженность, НДС и себестоимость формируются документом «Поступление товаров и услуг». Ордер отражает только физическое движение товара по складу и влияет исключительно на складские регистры и фактические остатки.

Почему после проведения ордера товар не виден в свободном остатке для продажи?

Проверьте статус ордера — при статусе «К поступлению» товар ещё не считается принятым, установите «Принят» и перепроведите. Также убедитесь, что в ордере указан тот же склад, с которого планируется продажа, и что товар не зарезервирован под заказы покупателей.

Нужно ли распечатывать ордер на бумаге?

Это определяется учётной политикой организации. Если внутренний документооборот электронный и первичка оформляется иначе, бумажный ордер не обязателен. Если организация применяет форму М-4 как первичный документ на оприходование, её распечатывают, подписывают материально ответственным лицом и сдают в бухгалтерию.