Как сделать прайс-лист в 1С УНФ: полная инструкция

Прайс-лист в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) формируется штатными средствами — без доработок и внешних обработок. Вся работа строится вокруг трёх объектов: справочника номенклатуры, видов цен и документа «Установка цен номенклатуры». Когда эти три элемента настроены, прайс-лист создаётся одной кнопкой и обновляется автоматически при изменении цен.

Главная ошибка новичков — попытка вести цены прямо в карточке товара или в Excel параллельно с программой. Это приводит к рассинхронизации: в заказе одна цена, в прайсе другая, а менеджеры ориентируются на устаревший файл. Правильный подход — один раз настроить виды цен и далее управлять ими централизованно.

Ниже разобран полный цикл: от создания видов цен до печати и выгрузки готового прайса. Инструкция применима к актуальным редакциям УНФ; в старых релизах названия отдельных пунктов меню могут незначительно отличаться, но логика та же.

Что нужно подготовить перед формированием прайса

Прайс-лист берёт данные из базы, поэтому сначала проверьте три вещи. Во-первых, номенклатура должна быть заведена корректно: у каждой позиции заполнено наименование, указана единица измерения и задана категория или ценовая группа — без них фильтрация прайса будет неудобной. Во-вторых, определитесь со структурой цен: сколько у вас колонок в прайсе (розница, опт, дилерская цена и т.д.) — каждой колонке будет соответствовать свой вид цен.

В-третьих, проверьте права доступа. Пользователь должен иметь доступ к разделу «Продажи» и к документам установки цен. Если прайс формирует менеджер без прав на изменение цен, он сможет только смотреть и печатать — это нормальная практика разграничения.

Создаём виды цен для колонок прайс-листа

Вид цен — это именованная колонка будущего прайса: «Розничная», «Оптовая», «Минимальная» и т.п. Откройте раздел Продажи → Цены → Виды цен и создайте нужные элементы. Для каждого вида цен укажите наименование, валюту и признак «Цена включает НДС», если работаете с налогом.

УНФ поддерживает расчётные виды цен: цена может формироваться формулой от базовой, например «Опт = Закупочная + 15%». Для этого в карточке вида цен выберите способ задания «Рассчитывается от других видов цен» и настройте формулу. Это избавляет от ручного пересчёта: изменилась закупочная цена — автоматически пересчитались зависимые.

Не плодите лишние виды цен. Каждая лишняя колонка усложняет установку цен и путает менеджеров при выставлении счетов. Практический минимум для большинства компаний — закупочная, розничная и одна-две оптовые цены.

Устанавливаем цены документом «Установка цен номенклатуры»

Цены в УНФ не хранятся в карточке товара — их фиксирует документ «Установка цен номенклатуры» (Продажи → Цены → Установка цен номенклатуры). Такой подход даёт историю изменений: всегда видно, какая цена действовала на конкретную дату.

Порядок работы с документом: создайте новый документ, выберите виды цен, которые будете устанавливать, затем заполните табличную часть. Быстрее всего это сделать кнопкой «Заполнить» — по отбору (группа номенклатуры, ценовая группа) или по ценам другого вида с коэффициентом. После заполнения проверьте значения и проведите документ.

1. 1
   Откройте Продажи → Цены → Установка цен номенклатуры и создайте документ
2. 2
   Укажите дату, с которой действуют цены, и выберите виды цен
3. 3
   Заполните таблицу кнопкой «Заполнить» по отбору или добавьте позиции вручную
4. 4
   Проверьте значения, при необходимости скорректируйте отдельные строки
5. 5
   Проведите документ и убедитесь, что цены видны в карточке товара на закладке «Цены»

Важный нюанс: цена действует с даты документа. Если вы провели установку цен «вчерашним» числом, а сегодня был ещё один документ с более поздней датой — действовать будут цены из последнего. При расхождениях в прайсе первым делом проверяйте даты документов установки цен.

Формируем сам прайс-лист

Когда цены установлены, откройте Продажи → Отчёты → Прайс-лист (в ряде релизов отчёт доступен также из карточки вида цен или из списка номенклатуры по кнопке «Прайс-лист»). В настройках отчёта выберите виды цен для вывода, при необходимости задайте отбор по группам номенклатуры, ценовым группам или свойствам товаров.

Отчёт поддерживает варианты оформления: можно вывести прайс с группировкой по иерархии номенклатуры, с картинками товаров, с остатками на складах или без них. Для клиентского прайса обычно убирают закупочные цены и остатки, оставляя только наименование, артикул и отпускную цену.

Настройки отчёта сохраняются как вариант: один раз настройте колонки и отборы, сохраните вариант под понятным именем («Прайс для клиентов», «Внутренний с себестоимостью») — и в дальнейшем формирование займёт секунды.

Печать и выгрузка прайса в Excel

Сформированный прайс-лист — это табличный документ, с которым доступны стандартные действия. Для печати используйте Файл → Печать; предварительно в предпросмотре настройте ориентацию листа (для широкого прайса — альбомную) и масштаб, чтобы колонки не разрывались.

Для отправки клиенту удобнее сохранить файл: Файл → Сохранить как и выбрать формат Excel (XLSX) или PDF. Excel-версия удобна, если клиент хочет фильтровать и сортировать позиции; PDF — если важно зафиксировать вид документа и исключить правки.

Перед отправкой прайса клиенту снимите в настройках отчёта вывод служебных колонок (себестоимость, минимальная цена, остатки по складам). Менеджеры регулярно отправляют внутренний вариант прайса наружу просто потому, что забыли переключить сохранённый вариант.

Типичные ошибки и как их проверить

Самая частая проблема — пустые строки или нулевые цены в прайсе. Причина почти всегда одна: для части номенклатуры не установлена цена выбранного вида или документ установки цен проведён более поздней датой, чем дата формирования отчёта. Проверяйте дату отчёта и дату документа установки цен.

Вторая типичная ситуация — в прайс попали архивные или снятые с продажи позиции. Установите в отборе отчёта признак «Недействительная номенклатура исключена» либо отберите только нужные группы. Третья ошибка — цены в прайсе не совпадают с ценами в счетах: это признак того, что в счете подставляется другой вид цен. Проверьте настройки вида цен по умолчанию в договоре или карточке контрагента.

Контрольные точки

Как проверить результат

Цены в прайсе

Норма

Совпадают с ценами в свежем документе установки цен

Тревожный признак

Пустые строки, нули или устаревшие значения

Состав позиций

Норма

Только актуальная номенклатура без дублей

Тревожный признак

Архивные товары и повторяющиеся строки

Колонки прайса

Норма

Только клиентские цены без себестоимости

Тревожный признак

Видны закупочные цены или внутренние остатки

Согласованность со счетами

Норма

Цена в счёте совпадает с прайсом того же вида цен

Тревожный признак

В счётах подставляется другой вид цен

Частые вопросы

Можно ли обновлять цены из Excel, а не вводить вручную?

Да. В УНФ есть загрузка данных из табличного документа: подготовьте файл с колонками «Номенклатура» (или артикул/штрихкод) и «Цена», затем в документе «Установка цен номенклатуры» или через обработку загрузки данных сопоставьте колонки и загрузите строки. Перед загрузкой убедитесь, что наименования в файле совпадают с базой, иначе получите нераспознанные позиции.

Почему в прайс-листе цена отображается без копеек или с лишними знаками?

Округление задаётся в настройках вида цен: там указывается порядок округления и точность. Откройте карточку вида цен и проверьте параметры округления — после изменения пересчитайте цены документом установки, чтобы значения обновились.

Как сделать разные прайсы для разных категорий клиентов?

Создайте отдельный вид цен для каждой категории (розница, мелкий опт, крупный опт) и привяжите нужный вид цен к договору или сегменту контрагентов. Для выгрузки сохраните отдельные варианты отчёта «Прайс-лист» с отбором по соответствующему виду цен.

Можно ли вывести в прайс фотографии товаров?

Да, отчёт «Прайс-лист» поддерживает вывод изображений, если картинки прикреплены к карточкам номенклатуры. Учтите, что прайс с изображениями формируется дольше и файл получается тяжёлым — для отправки по почте иногда удобнее вариант без картинок.

Цена установлена, но в прайсе её нет. Что проверить в первую очередь?

Проверьте три вещи: проведён ли документ установки цен (не записан, а именно проведён), совпадает ли вид цен в документе с видом цен в настройках отчёта, и не позже ли дата документа, чем дата формирования прайса. В большинстве случаев причина находится в одном из этих пунктов.