Торговля и Склад · 12 мин
Как оформить поступление товаров в 1С:Управление торговлей
Как оформить поступление товара в 1С:Управление торговлей: создание документа, заказ поставщику, серии, цены, оприходование без накладной и проверка остатков.
Документ «Поступление товаров и услуг» — основной инструмент прихода товара на склад в 1С:Управление торговлей (редакция 11). Он одновременно формирует складские остатки, взаиморасчёты с поставщиком, себестоимость и входящий НДС. Ошибка в этом документе тянет за собой неверную себестоимость продаж и расхождения в отчётах, поэтому важно оформлять поступление правильно с самого начала.
Ниже разобран полный цикл: от подготовки справочников и заказа поставщику до проведения накладной, регистрации цен и проверки результата. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию «1С:Управление торговлей 11»; в старых редакциях (10.3) интерфейс отличается, но логика документа та же.
Подготовка: что проверить перед первым поступлением
Прежде чем создавать накладную, убедитесь, что заполнены базовые справочники. Без них документ либо не проведётся, либо проведётся с ошибками в учёте.
- Контрагент-поставщик — карточка в справочнике «Контрагенты» (или «Партнёры» + «Контрагенты», если включён раздельный учёт партнёров). Проверьте ИНН, договор и валюту взаиморасчётов.
- Склад — должен существовать в справочнике «Склады», с нужным типом (оптовый, розничный). Если склад ордерный, потребуется дополнительный документ «Приходный ордер на товары».
- Номенклатура — карточки товаров с видом номенклатуры «Товар», единицами измерения, ставкой НДС. Для новых позиций карточки можно создать прямо из документа поступления.
- Организация — от её настроек зависят налоги и счета учёта.
Также проверьте функциональные опции: «Настройка → НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов». Если планируете работать с заказами поставщикам, сериями, характеристиками или несколькими складами — эти опции должны быть включены заранее, иначе соответствующие поля в документе просто не появятся.
Создание документа «Поступление товаров и услуг»
Откройте раздел «Закупки» → «Поступления товаров и услуг» и нажмите «Создать». В шапке документа заполните обязательные поля: организацию, поставщика (контрагента), договор, склад и валюту. Номер и дату входящей накладной укажите в полях «Номер входящего документа» и «Дата входящего документа» — они нужны для книги покупок и сверок с поставщиком.
Табличную часть «Товары» заполните одним из способов: подбором через кнопку «Заполнить → Подобрать товары», добавлением строк вручную, загрузкой из внешнего файла (Excel/CSV через обработку загрузки) или сканированием штрихкодов. Для каждой строки укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически.
Проверьте поле «Хозяйственная операция». Для обычной закупки это «Закупка у поставщика». Другие операции — «Закупка по импорту», «Приём на комиссию», «Закупка через подотчётное лицо» — меняют проводки и аналитику, поэтому выбирать их нужно осознанно.
- 1Откройте «Закупки» → «Поступления товаров и услуг» → «Создать»
- 2Заполните организацию, поставщика, договор и склад
- 3Укажите номер и дату входящей накладной
- 4Добавьте товары подбором, вручную или загрузкой из файла
- 5Проверьте цены, количество, ставки НДС и хозяйственную операцию
- 6Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть»
- 7Зарегистрируйте счёт-фактуру по ссылке внизу документа
Поступление на основании заказа поставщику
Если ведётся учёт заказов, правильный путь — создавать поступление из документа «Заказ поставщику». Откройте заказ и нажмите «Создать на основании → Поступление товаров и услуг». Программа перенесёт поставщика, договор, соглашение и табличную часть с ценами из заказа — ручной ввод сводится к проверке фактических количеств.
Такой способ даёт три преимущества. Во-первых, исключается расхождение цен: документ подтянет согласованные в заказе условия. Во-вторых, система автоматически закроет заказ по мере поступления и покажет недопоставку в отчёте «Состояние выполнения заказов поставщикам». В-третьих, при частичной поставке можно создать несколько поступлений по одному заказу — остаток к получению контролируется автоматически.
Если фактическое количество отличается от заказанного, просто измените его в строке поступления. Если поставщик привёз товар, которого нет в заказе, добавьте строку вручную — в зависимости от настроек заказа программа либо разрешит это, либо потребует сначала изменить заказ.
Особенные случаи: серии, характеристики и комиссия
Товар с характеристиками
Если для вида номенклатуры включены характеристики (размер, цвет, артикул поставщика), колонка «Характеристика» становится обязательной. Остатки в этом случае ведутся в разрезе характеристик, и продажа без указания характеристики будет невозможна. Заполняйте её внимательно: пересортица по характеристикам — частая причина отрицательных остатков.
Товар с сериями и сроками годности
Для учитываемых по сериям товаров (лекарства, продукты, косметика) в строке поступления заполните серию: номер, дату производства и срок годности. Серию можно создать на месте. Впоследствии это позволит использовать отчёты по остаткам с истекающим сроком годности и списывать просроченный товар корректно.
Приём на комиссию
Товар комитента оформляется той же формой, но с хозяйственной операцией «Приём на комиссию». Такой товар попадает на склад, но не становится собственностью организации: себестоимость по нему не формируется, а расчёты с комитентом проходят по отдельной аналитике. Не смешивайте комиссионный и собственный товар в одном документе с разными операциями — создавайте отдельные поступления.
Как выбрать способ оформления
Регистрация цен поставщика и счёта-фактуры
Цены в поступлении влияют на себестоимость, но не обновляют автоматически регистр «Цены поставщиков», если это не настроено. Чтобы зафиксировать закупочные цены для будущих заказов, создайте на основании поступления документ «Регистрация цен поставщика» (или используйте соответствующую настройку соглашения с поставщиком, при которой цены регистрируются автоматически при проведении поступления).
Входящий счёт-фактура регистрируется по ссылке в нижней части формы документа: нажмите «Зарегистрировать счёт-фактуру», укажите номер и дату. Без этого документа НДС к вычету не попадёт в книгу покупок. Если поставщик работает без НДС, ставка в строках должна быть «Без НДС», и счёт-фактура не требуется.
После проведения полезно сразу установить розничные или оптовые цены продажи документом «Установка цен номенклатуры» — его тоже можно создать на основании поступления, рассчитав цены от закупочных с заданной наценкой.
Удобно оформлять весь комплект документов цепочкой через «Создать на основании»: заказ → поступление → регистрация цен → установка цен → счёт-фактура. Так все документы окажутся связаны, и по структуре подчинённости легко восстановить историю каждой поставки.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения документа убедитесь, что товар реально встал на учёт. Основной инструмент — отчёт «Склад → Остатки товаров на складах» (или «Ведомость по товарам на складах») с отбором по нужному складу и номенклатуре. Для проверки расчётов используйте отчёт «Ведомость расчётов с партнёрами», а для налогов — «Книгу покупок» после регистрации счёта-фактуры.
Проводки и движения по регистрам можно посмотреть прямо из документа: кнопка «Ещё → Движения документа» (или «Проводки»). Там видно, на какие регистры — товарные, расчётные, себестоимости — документ сделал записи.
Как проверить результат
Количество увеличилось на объём поставки
Остаток не изменился — склад ордерный, нет приходного ордера, или документ не проведён
Появилась кредиторская задолженность на сумму накладной
Долга нет — проверьте договор и хозяйственную операцию
Счёт-фактура зарегистрирован, НДС виден к вычету
НДС отсутствует — счёт-фактура не зарегистрирован или неверная ставка
Партия отражена с корректной стоимостью
Нулевая или искажённая стоимость — ошибка в ценах или валюте документа
Ограничения и когда нужен специалист
Самостоятельная работа с поступлениями безопасна, пока речь идёт о создании и проведении документов в текущем периоде. Осторожность нужна в трёх ситуациях. Первая — исправление поступлений прошлых закрытых периодов: это влияет на сданную отчётность, и правильнее использовать документ «Корректировка поступления», а не редактировать исходную накладную. Вторая — изменение настроек учётной политики, ордерных складов и методов оценки себестоимости: такие изменения имеют ретроспективный эффект. Третья — массовая загрузка данных из внешних файлов: перед загрузкой делайте резервную копию базы.
Если в базе уже накопились отрицательные остатки, пересортица по сериям или расхождения между складским и бухгалтерским учётом, разумнее сначала привлечь специалиста по 1С для анализа причин, а затем уже продолжать штатное оформление поступлений — иначе новые документы будут наслаиваться на некорректные данные.
Что важно запомнить
Поступление оформляется документом «Поступление товаров и услуг» в разделе «Закупки»: вручную или на основании заказа. Заполните поставщика, склад, товары и цены, проверьте НДС и хозяйственную операцию, проведите и зарегистрируйте счёт-фактуру. Результат контролируйте отчётами по остаткам и взаиморасчётам, а исправления прошлых периодов делайте только корректировками.
Частые вопросы
Можно ли оформить поступление без заказа поставщику?
Да. Заказ — необязательный документ. Создайте «Поступление товаров и услуг» напрямую из журнала в разделе «Закупки» и заполните табличную часть вручную или подбором. Заказ нужен в основном для контроля цен, сроков и недопоставок.
Почему после проведения документа товар не виден в остатках?
Чаще всего склад в документе настроен как ордерный: тогда требуется дополнительно оформить «Приходный ордер на товары» на основании поступления. Также проверьте, что документ именно проведён (а не просто записан) и что в отчёте выбран тот же склад.
Как исправить ошибку в уже проведённом поступлении?
Если период открыт и по товару ещё не было продаж, можно отменить проведение, исправить документ и провести заново. Если период закрыт или товар уже реализован, используйте документ «Корректировка поступления» — он скорректирует количество, цены и НДС корректными проводками без нарушения отчётности.
Как загрузить большую накладную из Excel?
Используйте типовую обработку загрузки табличных данных (в УТ 11 она доступна при добавлении строк через «Заполнить» или из справочника номенклатуры, в зависимости от релиза). Подготовьте файл с колонками «Артикул/Штрихкод», «Количество», «Цена», сопоставьте колонки полям документа и проверьте результат сопоставления номенклатуры перед загрузкой. Перед массовой загрузкой сделайте копию базы.
Чем поступление отличается от оприходования излишков?
«Поступление товаров и услуг» отражает закупку у поставщика и формирует задолженность перед ним. Излишки, выявленные инвентаризацией, оформляются документом «Оприходование излишков товаров» на основании «Пересчёта товаров» — без поставщика и без взаиморасчётов.
Нужно ли вводить счёт-фактуру, если поставщик на УСН?
Нет. Если поставщик не выставляет счета-фактуры, в строках документа укажите ставку «Без НДС», и регистрировать счёт-фактуру не требуется. Сумма поступления полностью ляжет в себестоимость товара.