Торговля и Склад · 11 мин
Как оформить поступление товаров в 1С:Розница
Пошаговая инструкция по оформлению поступления товаров в 1С:Розница: создание документа, заполнение номенклатуры, цены, оприходование и проверка остатков.
Поступление товаров — базовая складская операция в 1С:Розница, без которой невозможно вести учёт остатков и продавать товар «в плюс». Ошибки на этом этапе приводят к расхождениям между учётными и фактическими остатками, неверным ценам и проблемам при инвентаризации. Правильно оформленный документ поступления сразу формирует остатки на складе магазина и становится основой для установки розничных цен.
В конфигурации «1С:Розница» (редакции 2.2 и 2.3) поступление оформляется одноимённым документом «Поступление товаров» в разделе «Закупки» или «Склад» — название раздела зависит от версии и настроек интерфейса. Документ можно создать вручную, на основании заказа поставщику или загрузить из электронного документа поставщика (УПД, накладной по EDI/ЭДО).
Ниже разобран полный цикл: подготовка справочников, создание документа, заполнение табличной части, установка цен, проверка результата и типичные ошибки. Инструкция ориентирована на пользователя с ролью кассира-операциониста, товароведа или администратора магазина.
Подготовка: что проверить перед созданием документа
До оформления поступления убедитесь, что в базе заполнены ключевые справочники. Во-первых, должен быть создан контрагент-поставщик (раздел «Закупки» → «Поставщики» или «Справочники» → «Контрагенты»). Во-вторых, проверьте наличие магазина и склада в справочнике «Магазины» и «Склады» — поступление всегда привязывается к конкретному складу конкретного магазина.
Если товар новый, его карточка создаётся прямо из документа поступления, но удобнее заранее настроить виды номенклатуры: от них зависят счета учёта, признаки маркировки и алкогольной продукции. Для маркируемых товаров (табак, обувь, молочная продукция и др.) убедитесь, что в настройках включён учёт маркировки и подключён обмен с «Честным ЗНАКом» — иначе приёмку кодов маркировки выполнить не получится.
Также проверьте права пользователя: для проведения поступления нужна роль, допускающая работу с закупками. Если кнопка «Провести» недоступна, обратитесь к администратору базы — самостоятельно менять роли не стоит.
Создание документа «Поступление товаров»
Откройте раздел «Закупки» и выберите журнал «Поступления товаров» (в некоторых настройках — «Склад» → «Поступления товаров»). Нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового документа, где в шапке заполняются основные реквизиты.
Обязательные поля шапки: Магазин — торговая точка, на склад которой принимается товар; Склад — если у магазина несколько складов (например, «Торговый зал» и «Складское помещение»), выберите нужный; Поставщик — контрагент, от которого пришёл товар. Также укажите номер и дату входящего документа (накладной поставщика) — это важно для сверок и возвратов.
Создание на основании заказа поставщику
Если закупка планировалась через документ «Заказ поставщику», поступление удобнее создавать на его основании: откройте заказ и нажмите «Создать на основании» → «Поступление товаров». Табличная часть заполнится автоматически из заказа, останется скорректировать фактические количества и цены. Такой способ снижает риск ошибок ручного ввода и позволяет контролировать недопоставки.
- 1Откройте «Закупки» → «Поступления товаров» и нажмите «Создать»
- 2Заполните магазин, склад и поставщика, укажите данные входящей накладной
- 3Добавьте товары в табличную часть с количеством и закупочными ценами
- 4Проверьте итоговую сумму документа по накладной поставщика
- 5Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть»
- 6Сверьте остатки отчётом по складу
Заполнение табличной части: товары, количество, цены
Товары добавляются кнопкой «Добавить» или подбором через кнопку «Подбор» — второй способ удобнее при большом ассортименте, так как позволяет искать по наименованию, артикулу и штрихкоду. Если товар пришёл со штрихкодом, используйте сканер: курсор в поле поиска, считайте код — программа найдёт или предложит создать карточку номенклатуры.
Для каждой строки укажите количество (фактически принятое, а не заказанное), цену закупки и ставку НДС. Сумма строки рассчитается автоматически. Если цены поставщика изменились относительно прошлой поставки, вводите актуальные — от них зависит себестоимость и последующий расчёт наценки.
Приёмка маркируемого товара
Для маркируемой продукции недостаточно указать количество — нужно считать коды маркировки с каждой потребительской упаковки. В строке табличной части перейдите в поле штрихкодов/кодов маркировки и сканируйте DataMatrix-коды. Программа сверит считанные коды с кодами из УПД поставщика (если он передал их по ЭДО). Расхождения нужно разрешить до проведения: лишние и недостающие коды — повод для претензии поставщику.
Установка розничных цен после поступления
Само по себе поступление формирует только количественный и суммовой учёт по закупочным ценам. Розничная цена, по которой товар уйдёт через кассу, назначается отдельно — документом «Установка цен номенклатуры» (раздел «Ценообразование» или «Маркетинг»). Во многих магазинах его создают сразу на основании поступления: кнопка «Создать на основании» в форме документа.
В документе установки цен выберите вид цены (например, «Розничная») и укажите цены для каждой позиции. Программа может рассчитать цену автоматически по формуле наценки, если она настроена в виде цен. После проведения новые цены начнут действовать с даты документа — убедитесь, что на кассу ушёл актуальный пакет данных, если используется офлайн-оборудование.
Если цена на товар не установлена, на кассе такой товар либо не продастся, либо продастся по нулевой/старой цене — в зависимости от настроек. Поэтому проверка цен после каждого поступления — обязательный шаг, а не формальность.
Проверка результата: остатки и движения
После проведения документа убедитесь, что товар реально встал на остаток. Быстрый способ — отчёт «Остатки товаров» или «Ведомость по товарам на складах» (раздел «Склад» → «Отчёты»). Сформируйте отчёт по нужному складу и найдите принятые позиции: количество должно совпадать с документом.
Второй контроль — движения самого документа: в форме поступления откройте список движений (обычно доступен через меню «Ещё» или панель навигации) и проверьте, по каким регистрам прошёл документ. Должны быть записи по товарам на складах, а при включённом стоимостном учёте — по себестоимости.
Если остаток не появился, чаще всего причины три: документ не проведён (только записан), выбран другой склад/магазин, либо в отчёте стоит отбор, скрывающий позицию. Проверяйте в этом порядке.
Как проверить результат
Документ проведён (пиктограмма без пометки), сумма совпадает с накладной
Документ только записан или помечен на удаление
Принятые позиции видны с фактическим количеством
Позиций нет или количество отличается от документа
В отчёте по ценам или на кассе товар имеет актуальную цену
Цена нулевая, старая или товар не пробивается
Все коды приняты, статусы в обороте
Есть неподтверждённые или расходящиеся коды
Особые случаи: возвраты, перемещения, распределение
Не любое появление товара на складе — это поступление от поставщика. Если товар пришёл с другого вашего магазина или центрального склада, используйте документ «Перемещение товаров» (или «Поступление товаров» с видом операции перемещения, если в базе ведётся распределённая сеть с обменом данными). Оформление закупкой вместо перемещения исказит задолженность перед поставщиками и статистику закупок.
Если поставщик прислал товар на несколько магазинов одной накладной, в типовой Рознице принято оформлять отдельное поступление на каждый магазин-получатель — либо принимать всё на центральный склад и затем делать перемещения. Выбор зависит от того, как организована логистика и где физически происходит приёмка.
При работе в распределённой сети (РИБ) помните: документы, созданные в периферийном узле, попадут в центральную базу только после обмена. Не оформляйте одно и то же поступление дважды — в магазине и в офисе, — это создаст дубли остатков после синхронизации.
Как выбрать действие
Частые вопросы по поступлению товаров в 1С:Розница
Можно ли изменить проведённое поступление?
Да, если период не закрыт и у вас есть права. Откройте документ, внесите изменения и перепроведите. Учтите: если на товар уже установлены цены или он частично продан, изменение количества и закупочных цен изменит остатки и себестоимость. Безопаснее корректировать до начала продаж по этой партии.
Что делать, если товара нет в справочнике номенклатуры?
Создайте карточку прямо из документа: при добавлении строки введите наименование, выберите вид номенклатуры, единицу измерения и ставку НДС. Если у товара есть штрихкод — считайте его сканером, программа предложит создать новую карточку с этим штрихкодом автоматически.
Почему после поступления товар не пробивается на кассе?
Самые частые причины: не установлена розничная цена, поступление оформлено на другой склад (не тот, с которого продаёт касса), либо на кассу не выгружены актуальные данные. Проверьте цену через отчёт по ценам и склад в документе поступления.
Как оформить поступление по электронной накладной (ЭДО)?
Если в базе настроен обмен электронными документами, входящий УПД появится в списке входящих документов ЭДО. На его основании создаётся поступление с уже заполненными товарами и ценами — останется сверить с фактической приёмкой и провести. Для маркируемых товаров коды из УПД автоматически сверяются со считанными.
Можно ли загрузить поступление из Excel?
В типовой Рознице есть обработки загрузки данных из табличных документов (доступность зависит от версии и настроек). Через них можно загрузить табличную часть поступления из файла с колонками «штрихкод/артикул — количество — цена». Перед загрузкой больших файлов сделайте копию базы или загружайте тестовую партию, чтобы проверить сопоставление колонок.
Чем поступление отличается от оприходования?
«Поступление товаров» фиксирует закупку у поставщика с ценами и задолженностью. «Оприходование товаров» используется для излишков, выявленных инвентаризацией, или ввода начальных остатков — без поставщика. Путать их нельзя: оприходование вместо поступления исказит взаиморасчёты и себестоимость.
Что важно запомнить
Поступление в 1С:Розница — это документ «Поступление товаров» из раздела «Закупки»: шапка (магазин, склад, поставщик), табличная часть с фактическим количеством и закупочными ценами, проведение. Розничные цены назначаются отдельно, остатки проверяются отчётом по складу. Проводите только фактически принятый товар — расхождения с накладной оформляйте поставщику, а не учётом.