Торговля и Склад · 10 мин
Как сделать покупку в 1С: пошаговое руководство
Как оформить покупку в 1С: создание документа поступления товаров, заполнение поставщика, цен, НДС, оплата и проверка проводок. Подробная инструкция.
Покупка в 1С оформляется документом «Поступление товаров и услуг» (в конфигурациях «Управление торговлей» и «Комплексная автоматизация») или «Поступление (акт, накладная)» в «Бухгалтерии предприятия». Этот документ фиксирует приход товара на склад, формирует задолженность перед поставщиком и в бухгалтерских конфигурациях создаёт проводки по счетам 41, 60 и 19. Без корректно проведённого поступления остатки на складе, взаиморасчёты и НДС будут искажены.
Порядок действий зависит от конфигурации, но логика везде одинаковая: выбрать поставщика, указать склад и договор, добавить номенклатуру с количеством и ценами, проверить НДС, провести документ и при необходимости зарегистрировать оплату. Ниже разобран весь цикл — от подготовки справочников до контроля результата, а также типичные ошибки, из-за которых покупка «не проходит» или искажает учёт.
Подготовка: что должно быть заполнено до оформления покупки
Документ поступления опирается на справочники. Если какой-то элемент отсутствует, документ либо не проведётся, либо проведётся с ошибками в учёте. Перед первой покупкой проверьте четыре вещи: контрагента-поставщика, договор с ним, склад и номенклатуру.
Контрагент создаётся в разделе «Покупки» → «Контрагенты» (или «Справочники» → «Контрагенты»). Заполните наименование, ИНН и КПП — по ИНН программа часто подтягивает реквизиты автоматически. Договор указывает валюту расчётов, порядок взаиморасчётов и тип цен. В «Бухгалтерии» договор можно создать прямо из карточки контрагента, в УТ — из документа поступления.
Номенклатура должна иметь правильный вид: «Товар» для складских позиций, «Услуга» для работ и услуг. Если по ошибке создать услугу вместо товара, позиция не встанет на складской учёт и не появится в отчётах по остаткам. Ставку НДС в карточке номенклатуры тоже лучше задать заранее — тогда она подставится в документ автоматически.
Создание документа поступления товаров
В «1С:Бухгалтерии» путь такой: раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные)» → кнопка «Поступление» → выбор вида операции «Товары (накладная)» или «Товары, услуги, комиссия». В «Управлении торговлей»: раздел «Закупки» → «Документы закупки» → «Создать» → «Поступление товаров и услуг».
В шапке документа последовательно заполните: дату и номер по первичным документам поставщика (не путайте с внутренним номером 1С), организацию от вашего лица, контрагента-поставщика, договор и склад. В бухгалтерских конфигурациях также проверьте счета учёта расчётов — по умолчанию подставляются 60.01 и 60.02.
Дата документа критична: она определяет период отражения в учёте, курс пересчёта валютных цен и период принятия НДС к вычету. Если накладная пришла «задним числом», вводите документ фактической датой поставки, но помните, что это может потребовать перепроведения более поздних документов.
Заполнение табличной части: товары, количество и цены
Товары добавляются кнопкой «Добавить» (позиция за позицией) или «Подбор» — открывается форма выбора из справочника номенклатуры с остатками и ценами. Для каждой строки укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически.
Если поставщик прислал электронную накладную, многие конфигурации умеют загружать табличную часть из файла Excel или по данным ЭДО — это ускоряет ввод и исключает опечатки в количестве. В УТ также доступно заполнение на основании заказа поставщику: тогда документ подтянет согласованные цены из соглашения.
- 1Создайте документ поступления и выберите вид операции
- 2Заполните поставщика, договор, склад и дату по первичке
- 3Добавьте товары через «Подбор» или загрузите из файла
- 4Проверьте количество, цены и ставки НДС по накладной поставщика
- 5Проведите документ и зарегистрируйте счёт-фактуру
- 6Сверьте результат по отчётам: остатки склада и взаиморасчёты
Проверяйте итоговую сумму документа по бумажной накладной поставщика. Расхождение даже на копейки приведёт к тому, что акт сверки с контрагентом не сойдётся, а сумма НДС к вычету будет отличаться от счёта-фактуры.
НДС и счёт-фактура поставщика
Ставка НДС задаётся в каждой строке табличной части. Если поставщик работает без НДС (например, на УСН), выберите ставку «Без НДС» — не оставляйте 20% «по умолчанию», иначе программа выделит налог, которого в первичке нет. Обратная ошибка — «Без НДС» вместо реальной ставки — лишит вас вычета.
После проведения поступления зарегистрируйте входящий счёт-фактуру: в «Бухгалтерии» это поле внизу документа «Счёт-фактура» — введите номер и дату и нажмите «Зарегистрировать». В УТ счёт-фактура создаётся на основании поступления. Без зарегистрированного счёта-фактуры НДС не попадёт в книгу покупок.
Проведение документа и проверка проводок
Кнопка «Провести» (или «Провести и закрыть») отражает покупку в учёте. В «Бухгалтерии» типовые проводки: Дт 41.01 Кт 60.01 — оприходован товар, Дт 19.03 Кт 60.01 — выделен входной НДС. Посмотреть их можно кнопкой «Дт/Кт» в форме документа.
Если документ не проводится, программа выдаёт сообщение об ошибке. Частые причины: не заполнен склад или договор, у номенклатуры не указан счёт учёта, дата документа попадает в закрытый период. При закрытом периоде обратитесь к пользователю с правами администратора — самостоятельно снимать дату запрета редактирования не стоит.
Как проверить результат
Купленное количество появилось по нужному складу
Остатки не изменились или товар на другом складе
Возникла кредиторская задолженность на сумму документа
Задолженности нет или сумма отличается
Строка по счёту-фактуре поставщика присутствует
Записи нет — счёт-фактура не зарегистрирован или не проведён
Оплата поставщику и закрытие задолженности
Само поступление оплату не фиксирует — для этого служит документ «Списание с расчётного счёта» (оплата через банк) или «Расходный кассовый ордер» (оплата наличными). Удобнее всего создавать его на основании поступления: сумма, поставщик и договор подставятся автоматически.
При проведении оплаты формируется проводка Дт 60.01 Кт 51 (или 50), и задолженность закрывается. Если вы платили авансом до поставки, используйте вид операции «Оплата поставщику» — программа зачтёт аванс при проведении поступления автоматически, если договор и контрагент в документах совпадают.
Особые сценарии: услуги, возврат и ордерный склад
Покупка услуг
Услуги оформляются тем же документом, но с видом операции «Услуги (акт)» или в отдельной вкладке. Склад для услуг не указывается, а вместо счёта 41 используется счёт затрат (20, 25, 26, 44) — его нужно выбрать в строке документа. Проверьте аналитику затрат: подразделение и статью расходов.
Поступление на ордерный склад
В УТ при включённой ордерной схеме поступление товаров и услуг создаёт только распоряжение, а фактический приход оформляется «Приходным ордером на товары». Пока ордер не проведён, товар не появится в свободных остатках. Проверяйте отчёт «Оформление накладных и ордеров», чтобы не копились незакрытые распоряжения.
Возврат поставщику
Если товар оказался бракованным или лишним, оформляется документ «Возврат товаров поставщику» на основании поступления. Он сторнирует остатки, НДС и задолженность. Не исправляйте задним числом сам документ поступления, если период уже закрыт и отчётность сдана, — только корректировкой или возвратом.
Перед массовым вводом покупок оформите одну тестовую покупку на копии базы или по одному поставщику и сверьте её с бумажной накладной: суммы, НДС, склад, проводки. Это дешевле, чем потом исправлять десятки документов с однотипной ошибкой.
Что важно запомнить
Покупка в 1С — это документ поступления с правильными поставщиком, договором, складом, ценами и НДС. После проведения зарегистрируйте счёт-фактуру, оформите оплату и сверьте результат по трём точкам: остатки склада, задолженность перед поставщиком и книга покупок.
Частые вопросы
Чем поступление отличается от заказа поставщику?
Заказ поставщику — это плановый документ: он фиксирует потребность и договорённости, но не создаёт ни остатков, ни проводок, ни задолженности. Поступление — фактический документ: именно он приходует товар и формирует долг. Заказ можно не использовать вовсе, если закупки простые.
Можно ли изменить проведённый документ поступления?
Да, если период открыт: откройте документ, измените данные и перепроведите. Если период закрыт датой запрета или отчётность сдана, правильнее оформить корректировку поступления или возврат — прямое редактирование может рассогласовать учёт с поданной отчётностью.
Почему аванс поставщику не зачёлся в поступлении?
Чаще всего причина в несовпадении аналитики: в оплате и поступлении указаны разные договоры, документы расчётов или контрагенты. Проверьте отчёт по счёту 60.02 — если аванс «висит» там, сверьте договор в обоих документах и при необходимости скорректируйте зачёт аванса вручную.
Как оформить покупку, если поставщик работает без НДС?
В строках документа установите ставку «Без НДС». Тогда проводка по счёту 19 не формируется, счёт-фактура не регистрируется, а вся сумма сразу попадает в стоимость товара. Не оставляйте ставку 20% — программа выделит налог, которого нет в первичных документах.
Что делать, если количество в накладной не совпадает с фактическим?
Вводите документ по фактически принятому количеству, а расхождение фиксируйте актом и предъявляйте претензию поставщику. Недостачу после выяснения причин списывают отдельным документом. В УТ для этого есть механизм расхождений при приёмке прямо в документе поступления.
Нужно ли заводить каждого поставщика в справочник заранее?
Не обязательно: контрагента можно создать прямо из документа поступления, введя наименование и ИНН. Но для регулярных поставщиков удобнее заранее заполнить карточку полностью — реквизиты, договор, банковский счёт — тогда документы будут заполняться автоматически и без ошибок.