Как сделать пересортицу в 1С

Пересортица — это ситуация, когда на складе фактически лежит один товар, а по учёту числится другой: например, вместо крупы одного сорта отгрузили другой сорт, и остатки «разъехались» по обеим позициям номенклатуры. В 1С такая ошибка исправляется специальным документом, который одновременно списывает излишек одной позиции и оприходует недостачу другой, причём суммы по стоимости совпадают.

Оформить пересортицу можно двумя путями: напрямую документом «Пересортица товаров» (или «Пересортица товаров на складах» — название зависит от конфигурации) либо через результаты инвентаризации, когда программа сама формирует оприходование и списание. Первый способ быстрее, второй документально прозрачнее и удобнее для обоснования перед проверяющими.

Ниже разобраны оба подхода на примере типовых конфигураций «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP», даны отличия для «1С:Бухгалтерии», а также типичные ошибки, из-за которых пересортица «не проводится» или искажает себестоимость.

Что такое пересортица и когда её оформляют

Пересортица возникает, когда путают близкие по виду или названию позиции: разные сорта, фасовки, цвета, артикулы одного поставщика. Признак — одновременный излишек одной номенклатуры и недостача другой в сопоставимом количестве и стоимости, выявленные при инвентаризации или случайно.

Оформлять пересортицу документом имеет смысл, когда стоимость списываемого и оприходуемого товара совпадает или близка. Если позиции существенно различаются по цене, корректнее оформлять отдельные оприходование и списание — иначе себестоимость исказится, а разница «повиснет» на финансовом результате без объяснений.

Важно понимать: пересортица — учётная операция, она не является основанием для удержания с сотрудников или претензий поставщику. Если виновник установлен и ущерб взыскивается, потребуются отдельные документы и отражение в учёте расчётов с персоналом.

Подготовка: что проверить перед оформлением

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что расхождение — именно пересортица, а не необработанная приходная или расходная накладная. Частая ситуация: «недостача» оказывается отгрузкой, которую не провели в базе, а «излишек» — неоприходованной поставкой.

Проверьте обе позиции номенклатуры: у них должны быть корректные единицы измерения, не должно быть блокировок и пометок на удаление. Если товары учитываются по характеристикам или сериям, уточните, по каким именно характеристикам возникло расхождение — пересортица оформляется с точностью до характеристики и серии.

Определите склад и, при необходимости, организацию: документ проводится в разрезе конкретного склада. Если расхождение выявлено на нескольких складах, на каждый создаётся отдельный документ.

Способ 1: документ «Пересортица товаров»

В «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» документ находится в разделе «Склад и доставка» (или «Склад») → «Пересортицы товаров» либо через «Все документы» по складскому учёту. В некоторых версиях он называется «Пересортица товаров на складах». Если документа нет в интерфейсе, проверьте включённую функциональность: НСИ и администрирование → «Склад и доставка» → ордерный склад и статусы документов.

1. 1
   Откройте раздел «Склад и доставка» и создайте документ «Пересортица товаров»
2. 2
   Укажите склад и организацию, на которых выявлено расхождение
3. 3
   В табличной части добавьте строку: в колонке списываемой номенклатуры выберите товар с излишком, в колонке оприходуемой — товар с недостачей
4. 4
   Укажите количество (при учёте по характеристикам и сериям — заполните их для обеих позиций)
5. 5
   Проверьте, что сумма списания равна сумме оприходования
6. 6
   Проведите документ и сформируйте складской отчёт по обеим позициям для контроля

Ключевой момент — стоимость. Программа обычно подставляет себестоимость списываемой позиции и переносит её на оприходуемую. Если позиции имеют разную учётную цену, документ может потребовать ручной корректировки суммы или вообще не подойти: тогда используйте второй способ через инвентаризацию.

При ордерной схеме склада пересортица может потребовать оформления складских ордеров или работать только в управленческом учёте — поведение зависит от настроек склада. Если после проведения остатки в отчёте «Товары на складах» не изменились, проверьте, не требуется ли оформить «Расходный ордер» и «Приходный ордер» на основании пересортицы.

Способ 2: через инвентаризацию

Этот путь длиннее, но создаёт полный документальный след: приказ на инвентаризацию, пересчёт, сличительная ведомость и итоговые документы. Он предпочтителен, когда пересортица выявлена плановой ревизией или нужно обоснование для бухгалтерии и проверок.

Создайте документ «Пересчет товаров» (в УТ/ERP) или «Инвентаризация товаров на складе» (в Бухгалтерии). Заполните его фактическими остатками: по позиции с излишком укажите большее количество, по позиции с недостачей — меньшее. Программа сама рассчитает расхождения относительно учётных данных.

На основании пересчёта создайте документы «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров» — в типовых конфигурациях они формируются кнопкой «Создать на основании» прямо из пересчёта, с уже заполненными строками. Проведите оба документа.

Сравнение вариантов

Документ «Пересортица товаров»

Быстро, один документ; подходит при равной стоимости позиций; нет инвентаризационного следа

Инвентаризация + оприходование и списание

Полный документальный пакет; подходит при разной стоимости и для обоснования перед проверкой; занимает больше времени

Ручные оприходование и списание без пересчёта

Гибко, но легко ошибиться в стоимости и аналитике; используйте только при разовых мелких расхождениях

Пересортица в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии» отдельного документа «Пересортица» обычно нет — используется инвентаризация. Путь: раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров». Заполните фактические остатки, проведите документ, затем по кнопкам «Создать на основании» сформируйте «Оприходование товаров» и «Списание товаров».

Обратите внимание на счета учёта: в оприходовании укажите счёт прочих доходов для излишка, в списании — счёт недостач (обычно 94) или расходов, в зависимости от того, установлен ли виновник. При взаимном зачёте пересортицы бухгалтерская методология допускает зачёт излишков и недостач по позициям одного наименования за один период — согласуйте отражение с главным бухгалтером, особенно если суммы значимы.

Для печатных форм инвентаризации (ИНВ-3, ИНВ-19) используйте кнопку «Печать» в документе — типовые формы формируются автоматически.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая опасная ошибка — маскировать пересортицей реальную недостачу. Если излишек одного товара и недостача другого на самом деле не связаны (украденный товар «закрыли» случайным излишком), это вскроется при следующей инвентаризации и создаст вопросы у налоговой и руководства.

Проверка результата

После проведения документов сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» (или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 в Бухгалтерии) с отбором по обеим позициям. Учётный остаток должен совпасть с фактическим по каждой позиции, характеристике и серии.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по списанной позиции

Норма

Равен фактическому количеству на складе

Тревожный признак

Остался излишек или ушёл в минус

Остаток по оприходованной позиции

Норма

Равен фактическому количеству

Тревожный признак

Недостача не закрыта

Суммарная стоимость запасов

Норма

Не изменилась или изменилась на объяснимую разницу цен

Тревожный признак

Необъяснимый скачок себестоимости

Характеристики и серии

Норма

Остатки корректны в разрезе аналитики

Тревожный признак

Расхождения «переехали» на уровень серий

Дополнительно полезно сделать выборочный физический пересчёт обеих позиций на складе — документальное выравнивание не гарантирует, что товар физически разложен правильно, и при следующей отгрузке ошибка может повториться.

Как предотвратить пересортицу в будущем

Основная причина пересортицы — визуально похожие товары, хранящиеся рядом и подбираемые вручную. Разнесите такие позиции по разным ячейкам или зонам хранения, включите адресное хранение для проблемных групп номенклатуры.

Используйте штрихкодирование: при подборе по сканеру перепутать позиции практически невозможно. Убедитесь, что у каждой номенклатуры (и каждой характеристики) заведён уникальный штрихкод, а кладовщики подтверждают отбор сканированием, а не «по памяти».

Проводите циклические инвентаризации проблемных групп товаров чаще общей ревизии — небольшие расхождения проще разобрать и списать, чем накопленные за год.

Частые вопросы

Не нахожу документ «Пересортица товаров» в меню. Что делать?

Проверьте функциональность: НСИ и администрирование → «Склад и доставка» — должны быть включены опции складского учёта и статусов документов. Также документ может называться «Пересортица товаров на складах» или быть доступен только через «Все документы». В «1С:Бухгалтерии» этого документа нет — используйте инвентаризацию.

Можно ли оформить пересортицу задним числом?

Технически документ можно создать прошлой датой, если период не закрыт для редактирования. Однако это изменит себестоимость и остатки в уже сданных отчётах, поэтому корректнее оформлять пересортицу текущей датой с пояснением, когда расхождение было выявлено.

Стоимость списываемого и оприходуемого товара разная — как быть?

Документ «Пересортица» в этом случае не подходит. Оформите отдельно «Оприходование излишков» по рыночной или учётной стоимости и «Списание недостач» — разница отразится на прочих доходах и расходах, что методологически правильнее.

Как оформить пересортицу по маркированным товарам?

Недостаточно провести документ в 1С — нужно отразить выбытие и ввод в оборот кодов маркировки в системе «Честный знак» через соответствующие документы (например, «Списание кодов маркировки» и «Ввод в оборот»). Без этого остатки в системе маркировки будут расходиться с учётом.

Нужно ли согласие руководителя на пересортицу?

Да. Взаимный зачёт излишков и недостач по пересортице по правилам бухгалтерского учёта допускается только по решению руководителя организации. На практике оформляют приказ или резолюцию на сличительной ведомости.

Пересортица выявлена между разными складами — одним документом не закрывается?

Верно, документ пересортицы работает в пределах одного склада. Если товар физически переместили на другой склад, но в учёте не отразили, оформите «Перемещение товаров» между складами, а не пересортицу.