Как сделать пересорт в 1С 8.3 Бухгалтерия

Пересорт — это ситуация, когда при инвентаризации обнаруживается излишек одного товара и одновременно недостача другого, как правило, схожего по названию или упаковке. В 1С 8.3 Бухгалтерия нет отдельной кнопки «пересорт», поэтому операция выполняется через документ «Инвентаризация товаров» с последующим автоматическим созданием документов оприходования и списания на основании выявленных расхождений.

Стандартный механизм программы позволяет оформить пересорт буквально за несколько минут: достаточно корректно заполнить инвентаризацию, указав фактические остатки, а система сама рассчитает отклонения. Важно понимать, что бухгалтерский учёт в 1С ведётся по номенклатурным позициям, поэтому излишек одной позиции и недостача другой формально отражаются разными документами — оприходованием и списанием.

Ниже разобран полный порядок действий: от подготовки и заполнения инвентаризации до проверки проводок и остатков на складе. Отдельно рассмотрены ситуации, когда пересорт нужно отразить вручную, а также типичные ошибки, из-за которых остатки расходятся с фактом.

Подготовка: что проверить перед оформлением пересорта

Прежде чем отражать пересорт в программе, убедитесь, что расхождение действительно является пересортом, а не ошибкой в документах. Нередко «недостача» одного товара и «излишек» другого возникают из-за того, что в поступлении или реализации выбрали не ту номенклатурную позицию. В этом случае правильнее исправить первичный документ, а не списывать и оприходывать товар.

Проверьте отчёт «Остатки товаров» или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 (или 10 для материалов) в разрезе склада и номенклатуры. Сравните учётные данные с фактическим пересчётом. Если расхождение касается двух похожих позиций и суммы примерно совпадают — это классический пересорт.

Также убедитесь, что у вас есть права на создание складских документов, а период, в котором проводится инвентаризация, не закрыт для редактирования. Если дата запрета редактирования установлена, документ не проведётся — потребуется либо временно снять запрет, либо оформлять операцию текущей датой.

Шаг 1. Создание документа «Инвентаризация товаров»

Откройте раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров» и нажмите «Создать». Укажите дату документа и склад, на котором проводится пересчёт. Если ведётся учёт по нескольким складам, убедитесь, что выбран именно тот, где обнаружено расхождение.

Табличную часть удобнее всего заполнить кнопкой «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе». Программа подтянет все позиции с учётными остатками на дату документа. Если товаров много, а пересорт касается пары позиций, можно добавить их вручную через «Добавить» или подбор.

В колонке «Количество фактическое» по умолчанию стоит учётное количество. Измените его для позиций с расхождением: для товара, которого не хватает, укажите меньшее фактическое количество (вплоть до нуля), для товара в излишке — большее. Колонка «Отклонение» рассчитается автоматически: со знаком минус — недостача, со знаком плюс — излишек.

1. 1
   Создайте документ «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад»)
2. 2
   Заполните табличную часть по остаткам склада или вручную
3. 3
   Укажите фактические количества для позиций с расхождениями
4. 4
   Проверьте колонку «Отклонение»: минус — недостача, плюс — излишек
5. 5
   Проведите документ инвентаризации
6. 6
   Создайте на его основании «Оприходование товаров» и «Списание товаров»
7. 7
   Проверьте проводки и остатки по складу

Шаг 2. Оприходование излишка

После проведения инвентаризации нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Оприходование товаров». Программа автоматически перенесёт в документ только те позиции, по которым выявлен излишек, с количеством из колонки отклонений и учётной стоимостью.

Проверьте счёт учёта (обычно 41.01 для товаров на складе) и статью прочих доходов — по умолчанию излишки относятся на счёт 91.01 с видом прочих доходов «Излишки товаров, выявленные при инвентаризации». Проводка формируется: Дт 41.01 — Кт 91.01.

Проведите документ. С этого момента излишек числится в учёте, и остаток по этой номенклатурной позиции совпадёт с фактическим.

Шаг 3. Списание недостачи

Аналогично на основании инвентаризации создайте документ «Списание товаров». В него попадут позиции с отрицательным отклонением. Укажите статью затрат (статью прочих расходов) — как правило, списание недостачи отражается на счёте 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с дальнейшим отнесением на виновное лицо или на прочие расходы.

В 1С Бухгалтерии при списании по результатам инвентаризации типовая проводка — Дт 94 — Кт 41.01. Дальнейшая судьба недостачи (взыскание с материально ответственного лица через счёт 73.02 или списание на расходы) оформляется отдельными операциями в зависимости от решения руководства.

Если недостача в пределах норм естественной убыли или комиссия признала пересорт и произвела зачёт, порядок отражения в налоговом учёте может отличаться. Суммы, признанные в расходах, проверьте вместе с бухгалтером, ведущим налоговый учёт.

Как оформить пересорт вручную, без инвентаризации

Если пересорт нужно отразить быстро, а полноценную инвентаризацию проводить не планируется, можно создать документы «Оприходование товаров» и «Списание товаров» напрямую из раздела «Склад», без основания. В этом случае все поля — количество, цену, счета учёта и статьи доходов/расходов — придётся указать вручную.

Ручной способ допустим, но менее прозрачен: документы не будут связаны с инвентаризацией, и при проверке будет сложнее обосновать происхождение операций. Рекомендуется хотя бы в комментарии к каждому документу указать причину — «пересорт товара по акту от такого-то числа».

Что делать, если товары различаются по цене

Когда пересортица выявлена между позициями с разной себестоимостью, суммы излишка и недостачи не совпадут. Это нормально: каждая операция оценивается по учётной стоимости своей позиции. Разница отразится в финансовом результате — как прочий доход или расход.

Проверка результата и контроль остатков

После проведения всех документов сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» (раздел «Склад» → «Отчёты») или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41.01 с детализацией по номенклатуре. Остатки по обеим позициям должны совпасть с фактическим пересчётом.

Дополнительно проверьте проводки каждого документа кнопкой «Дт/Кт»: у оприходования должна быть проводка в дебет счёта учёта товаров, у списания — в кредит. Если документ провёлся без проводок, проверьте, не отключён ли он из регламентных операций и корректно ли указаны счета учёта номенклатуры.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по позиции с излишком

Норма

Совпадает с фактическим пересчётом

Тревожный признак

Остаток не изменился — оприходование не проведено

Остаток по позиции с недостачей

Норма

Уменьшился до фактического количества

Тревожный признак

Отрицательный остаток — списано больше, чем числилось

Проводки документов

Норма

Дт 41 / Кт 91.01 и Дт 94 / Кт 41

Тревожный признак

Проводок нет или счета не соответствуют учётной политике

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — изменение фактического количества не у той позиции. Если в списке много похожих наименований, сверяйте номенклатуру по коду или артикулу, а не только по названию. Вторая распространённая проблема — инвентаризация заполнена по остаткам на одну дату, а фактический пересчёт делался позже: за это время по складу прошли движения, и отклонения исказились.

Ещё одна ошибка — попытка оформить пересорт одним документом «Операция, введённая вручную» с ручными проводками. Это ломает количественный учёт по номенклатуре: проводки суммово корректны, но складские отчёты и партионный учёт расходятся с бухгалтерскими данными.

Частые вопросы

Можно ли оформить пересорт одним документом?

В типовой 1С 8.3 Бухгалтерия отдельного документа «пересорт» нет. Операция всегда отражается парой: оприходование излишка и списание недостачи. Оба документа удобно создавать на основании одной инвентаризации — тогда они будут связаны и заполнены автоматически.

На какой счёт списывать недостачу при пересорте?

Корректный путь — сначала счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (проводка Дт 94 — Кт 41). Дальше, по решению руководства, сумма относится на виновное лицо (счёт 73.02) или на прочие расходы. Прямое списание на расходы допустимо, только если виновные не установлены и это подтверждено документально.

Что делать, если инвентаризация не проводится?

Чаще всего мешает дата запрета редактирования (Администрирование → Даты запрета изменения данных) или отрицательные остатки по списываемой позиции. Проверьте дату документа, остатки на складе на эту дату и права пользователя.

Как отразить пересорт, если товары в разных ценовых группах?

Оформляйте стандартно: оприходование и списание по учётной стоимости каждой позиции. Суммы не совпадут — разница ляжет на финансовый результат как прочий доход или расход. Отдельной корректировки в программе делать не нужно.

Нужно ли проводить полную инвентаризацию склада ради двух позиций?

Нет. Документ «Инвентаризация товаров» можно заполнить вручную только теми позициями, по которым есть расхождения. Это выборочная инвентаризация, и для оформления пересорта её достаточно.