Как сделать пересчет товара в 1С: пошаговая инструкция

Пересчет товара в 1С выполняется с помощью документа «Инвентаризация товаров» (в УТ и КА) или «Пересчет товаров» (в Рознице и УТ 11). Документ фиксирует разницу между учетным остатком в базе и фактическим количеством на складе, после чего излишки оприходуются, а недостачи списываются отдельными документами.

Частая ошибка — пытаться исправить остатки напрямую через ручную корректировку или оприходование без инвентаризации. Такой подход ломает аналитику: не видно, когда и кто выявил расхождение, невозможно подтвердить недостачу при проверке. Правильный путь — сначала зафиксировать пересчет, затем оформить результат отдельными документами, которые создаются на основании инвентаризации.

Перед началом пересчета убедитесь, что все первичные документы по складу проведены: поступления, реализации, перемещения, списания. Если часть документов осталась в черновиках или не проведена, учетный остаток в инвентаризации будет неверным, и вы получите фиктивные расхождения, которые потом придется разбирать вручную.

Где находится документ пересчета в разных конфигурациях

Расположение документа зависит от конфигурации. В «1С:Управление торговлей 11» и «Комплексной автоматизации» откройте раздел Склад и доставка → Пересчеты товаров. Там же доступен приказ на проведение инвентаризации и акты списания/оприходования. В «1С:Розница» пересчеты находятся в разделе Склад → Пересчеты товаров.

В «1С:Бухгалтерии» пересчет оформляется документом «Инвентаризация товаров» (раздел Склад или Операции, в зависимости от версии). Бухгалтерия сама формирует проводки по излишкам и недостачам при проведении, отдельные документы оприходования и списания там не нужны.

Если у вас старая УТ 10.3, документ называется «Инвентаризация товаров на складе» и находится в меню Документы → Склад. Логика та же: учетное количество, фактическое количество, отклонение, последующие оприходование и списание.

Подготовка к пересчету: что проверить до начала

Проведите все складские документы за период. Непроведенная реализация завышает учетный остаток, непроведенное поступление — занижает. Проверить можно через отчет «Остатки товаров на складах» и журнал документов с отбором по складу.

Остановите отгрузки и приемки на время пересчета либо договоритесь, что движения по выбранному складу в этот период не выполняются. Если во время пересчета кладовщик отгрузит товар, а документ проведут позже, отклонения будут ложными.

Определите состав пересчета: весь склад целиком, конкретная товарная группа или выборочные позиции. В УТ 11 и Рознице документ пересчета можно ограничить отбором по группе номенклатуры — это удобно для частичной инвентаризации ходовых товаров.

Создание и заполнение документа пересчета

Создайте новый документ «Пересчет товаров» (или «Инвентаризация товаров»). Укажите склад, при необходимости — организацию и отбор по товарной группе. Затем нажмите кнопку «Заполнить → Заполнить по остаткам на складе»: программа подтянет все позиции с учетными остатками и проставит количество «учет».

Далее внесите фактическое количество. Вариантов три: вручную в колонке «Количество факт», загрузкой из ТСД (терминала сбора данных) или из файла Excel. При ручном вводе удобно сначала распечатать инвентаризационную опись без учетных количеств — кнопка «Печать», форма ИНВ-3 — чтобы считающий не видел «ожидаемых» цифр.

Если фактическое количество совпадает с учетным, строку можно не трогать. В УТ 11 есть команда «Заполнить факт по учету», после которой вы меняете только расходящиеся строки — это ускоряет работу на больших номенклатурах, где расхождений обычно немного.

1. 1
   Убедитесь, что все документы по складу проведены
2. 2
   Создайте документ «Пересчет товаров», укажите склад
3. 3
   Заполните табличную часть по остаткам на складе
4. 4
   Внесите фактические количества вручную или с ТСД
5. 5
   Проверьте отклонения, запишите и проведите пересчет
6. 6
   Создайте на основании оприходование излишков и списание недостач
7. 7
   Проверьте остатки отчетом после проведения

Оформление результатов: излишки и недостачи

Сам по себе документ пересчета в УТ и Рознице не меняет остатки — он только фиксирует расхождения. Остатки корректируются двумя документами, которые создаются кнопкой «Создать на основании»: «Оприходование излишков товаров» для положительных отклонений и «Списание недостач товаров» для отрицательных.

В оприходовании укажите статью доходов (обычно «Излишки товаров, выявленные при инвентаризации») и проверьте цену, по которой товар встанет на учет. В списании выберите статью расходов и аналитику: за счет виновного лица или на расходы организации — от этого зависит дальнейший учет в бухгалтерии.

В «1С:Бухгалтерии» всё проще: при проведении «Инвентаризации товаров» программа сразу формирует проводки — излишки на счет 91.01, недостачи на 94-й счет с последующим отнесением на виновника или расходы. Отдельные документы создавать не требуется.

Как вносятся фактические остатки

Ручной ввод

Подходит для небольших складов и выборочных пересчетов. Медленно на большой номенклатуре, высок риск опечаток

Терминал сбора данных

Быстро и точно при наличии штрихкодов. Требует настройки обмена с ТСД и актуальных штрихкодов в карточках

Загрузка из Excel

Компромисс: считают на бумаге или в таблице, затем загружают файл. Нужно следить за соответствием колонок и артикулов

Проверка результата после пересчета

После проведения всех документов откройте отчет «Остатки товаров на складах» (или «Ведомость по товарам на складах») и сверьте остатки по проблемным позициям с фактическими данными пересчета. Они должны совпасть до единицы.

Дополнительно сформируйте отчет «Результаты инвентаризации» или сличительную ведомость ИНВ-19 — она покажет итоговые отклонения по документу и послужит подтверждением для бухгалтерии. Если отчет показывает отклонения, которые вы уже закрыли оприходованием и списанием, проверьте, проведены ли эти документы и тем ли складом.

Контрольный признак правильно закрытого пересчета: в статусе документа в УТ 11 отображается, что излишки и недостачи оформлены полностью. Если оформлено частично — программа подсветит незакрытое количество.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки по отчету после пересчета

Норма

Совпадают с фактическим пересчетом по всем позициям

Тревожный признак

Есть расхождения — документы оприходования/списания не проведены или проведены другим складом

Статус пересчета в УТ 11

Норма

Излишки и недостачи оформлены полностью

Тревожный признак

Есть неоформленное количество — пересчет закрыт частично

Список отклонений в пересчете

Норма

Только реальные расхождения, подтвержденные повторным счетом

Тревожный признак

Крупные отклонения по ходовому товару — вероятно, не проведены первичные документы

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — пересчет при непроведенных документах. Второе место занимает пересчет «не тем» складом: в базе несколько складов, а документ создан по другому. Третья типичная проблема — дубли номенклатуры: один и тот же товар заведен двумя карточками, по одной учетный остаток завышен, по другой занижен, и пересчет показывает одновременно излишек и недостачу.

Учтите ограничение по датам: пересчет проводится текущей датой (или датой в пределах открытого периода). Если нужно отразить инвентаризацию прошлым месяцем, а период закрыт, потребуется открытие периода — это действие согласуйте с бухгалтерией, так как оно влияет на регламентные операции.

Если расхождение крупное или по дорогому товару, не спешите списывать. Проведите повторный пересчет позиции, проверьте перемещения между складами и непроведенные возвраты — значительная часть «недостач» оказывается ошибками документооборота, а не реальной потерей товара.

FAQ: частые вопросы о пересчете товара в 1С

Можно ли пересчитать только часть товаров, а не весь склад?

Да. В УТ 11 и Рознице в документе пересчета задайте отбор по товарной группе или добавьте позиции вручную через подбор. Учетный остаток подтянется только по выбранным товарам, остальная номенклатура склада не затрагивается.

Почему после проведения пересчета остатки не изменились?

В УТ, КА и Рознице документ пересчета сам по себе остатки не двигает. Нужно создать на его основании «Оприходование излишков товаров» и «Списание недостач товаров» и провести их. Только после этого остатки в отчетах обновятся.

Как загрузить фактические остатки с ТСД?

Сначала настройте обмен с терминалом сбора данных в разделе администрирования (подключаемое оборудование). Затем в документе пересчета используйте команду загрузки данных из ТСД: программа сопоставит отсканированные штрихкоды с номенклатурой и проставит фактическое количество. Позиции без штрихкодов придется ввести вручную.

Что делать, если обнаружились дубли товара?

Не списывайте и не оприходовывайте по этим позициям сразу. Сначала объедините дубли карточек номенклатуры (поиск и замена значений или штатная обработка удаления дублей), затем пересоздайте пересчет. Иначе получите одновременно излишек по одной карточке и недостачу по другой при фактически нулевом расхождении.

Можно ли провести инвентаризацию прошлым числом?

Технически да, если период открыт и нет запрета редактирования. Но учтите: документы оприходования и списания должны быть датированы после пересчета и до первого последующего движения по этим товарам, иначе возможны отрицательные остатки. При закрытом периоде согласуйте его открытие с бухгалтерией.

Чем пересчет отличается от документа «Корректировка остатков»?

Корректировка напрямую меняет остатки без фиксации причины и процедуры сверки — она подходит для технических правок, например после переноса данных. Пересчет документирует сам факт инвентаризации: кто считал, когда, какие отклонения выявил. Для регулярной инвентаризации используйте именно пересчет.