Торговля и Склад · 11 мин
Отгрузка в 1С УНФ: как оформить и провести документы
Пошаговая инструкция по оформлению отгрузки в 1С УНФ: расходная накладная, заказ покупателя, резервирование, печать документов, типичные ошибки и проверка результатов.
Отгрузка в 1С «Управление нашей фирмой» оформляется документом «Расходная накладная» — именно он списывает товар со склада, формирует задолженность покупателя и служит основанием для печатных форм ТОРГ-12 и УПД. В зависимости от настроек учёта и схемы работы отгрузка может выполняться напрямую накладной, через заказ покупателя или через акт выполненных работ, если отгружаются услуги и работы.
Перед первой отгрузкой важно проверить базовые настройки: заполнены ли склады, включён ли учёт по нескольким складам, какой порядок резервирования используется и есть ли на остатках отгружаемая номенклатура. Если товар числится на другом складе, сначала потребуется документ «Перемещение запасов», иначе программа не даст провести накладную при включённом контроле остатков.
Ниже разобраны основные сценарии: прямая отгрузка без заказа, отгрузка по заказу покупателя, работа с резервами, печать документов и проверка того, что отгрузка корректно отразилась в учёте. Отдельно рассмотрены типичные ошибки, из-за которых накладная не проводится или искажает остатки.
Подготовка: что проверить до оформления отгрузки
Откройте раздел «Настройки» и убедитесь, что в учётной политике компании включён нужный вариант учёта запасов. Если организация работает с несколькими складами, проверьте, что склады созданы в справочнике «Склады» и товар оприходован именно на тот склад, с которого планируется отгрузка. При отключённом контроле остатков программа позволит отгрузить товар «в минус», что потом придётся исправлять оприходованием или инвентаризацией.
Также проверьте карточку контрагента-покупателя: заполнены ли договор, условия оплаты и реквизиты для печатных форм. Если договор не выбран, программа может подставить некорректные условия расчётов, и задолженность по отгрузке отразится не так, как ожидается. Для работы с НДС убедитесь, что в карточке организации и номенклатуры указаны правильные ставки.
Прямая отгрузка расходной накладной без заказа
Этот сценарий подходит для простых продаж, когда заказ покупателя не ведётся. Перейдите в раздел «Продажи» → «Расходные накладные» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите покупателя, договор, склад отгрузки и при необходимости организацию, если в базе ведётся учёт по нескольким юридическим лицам.
На вкладке «Запасы» добавьте товары кнопкой «Добавить» или через подбор. Для каждой строки укажите количество, цену и ставку НДС. Цены подставляются автоматически из вида цен, заданного в договоре или карточке контрагента, но их можно изменить вручную, если это разрешено правами пользователя.
После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Если документ не проводится, программа выведет сообщение о причине — чаще всего это нехватка остатков на складе или незаполненные обязательные поля. Исправьте данные и проведите документ повторно.
- 1Откройте «Продажи» → «Расходные накладные» и нажмите «Создать»
- 2Заполните покупателя, договор и склад отгрузки
- 3Добавьте товары, проверьте количество, цены и ставки НДС
- 4Проведите документ и убедитесь в отсутствии ошибок
- 5Распечатайте ТОРГ-12 или УПД кнопкой «Печать»
Отгрузка по заказу покупателя
Если продажи ведутся через заказы, отгрузку правильнее создавать на основании заказа покупателя — тогда сохраняется связь документов, корректно работает резервирование и видно, какие заказы отгружены полностью, а какие частично. Откройте «Продажи» → «Заказы покупателей», найдите нужный заказ и нажмите «Создать на основании» → «Расходная накладная».
Программа перенесёт в накладную покупателя, договор и товары из заказа. Если отгружаете не всё количество, отредактируйте строки вручную — заказ останется в статусе частичного исполнения, и по нему можно будет сделать следующую отгрузку позже. Удалять строки и менять номенклатуру можно, но тогда аналитика исполнения заказа станет менее прозрачной.
Обратите внимание на статус заказа: отгрузка по заказу в состоянии «Не согласован» может быть нежелательной с точки зрения внутреннего контроля. При необходимости настройте маршруты согласования или просто договоритесь внутри компании, что отгрузка выполняется только по согласованным заказам.
Частичная отгрузка и несколько накладных по одному заказу
При частичной отгрузке создавайте каждую новую накладную снова на основании того же заказа. Программа предложит к переносу только неотгруженный остаток по строкам. Контролировать исполнение удобно через отчёт «Анализ заказов покупателей» или прямо из формы заказа по ссылке связанных документов.
Резервирование и отгрузка со склада
В УНФ товар под заказ покупателя можно зарезервировать, чтобы его не отгрузили другому клиенту. Резерв ставится в заказе покупателя: в табличной части есть колонка «Резерв», либо используется команда заполнения резервов. Зарезервированное количество недоступно для других отгрузок при включённом контроле.
При создании расходной накладной на основании заказа резерв списывается автоматически вместе со списанием остатка. Если накладную создаёте вручную, а товар зарезервирован под другой заказ, программа может не дать провести документ — тогда нужно либо снять резерв в исходном заказе, либо отгружать с другого склада.
Как выбрать сценарий
Печать документов на отгрузку
Из формы проведённой расходной накладной по кнопке «Печать» доступны основные отгрузочные формы: ТОРГ-12, УПД (универсальный передаточный документ), товарная накладная, счёт на оплату. УПД чаще всего используется при работе с НДС, поскольку объединяет накладную и счёт-фактуру. При необходимости печатается и отдельный счёт-фактура — он создаётся на основании накладной.
Перед печатью проверьте реквизиты в форме документа: грузоотправитель, грузополучатель, адреса доставки и подписанты. Эти данные подтягиваются из карточек организации и контрагента, поэтому ошибки в печатной форме обычно означают, что нужно исправить справочники, а не редактировать саму форму.
Если в печатной форме ТОРГ-12 пустые поля грузополучателя или адреса, заполните вкладку «Адреса» в карточке контрагента и поле «Грузополучатель» в накладной. Редактировать печатную форму вручную не стоит — при следующей печати правки пропадут.
Проверка результата после проведения
После проведения накладной убедитесь, что отгрузка корректно отразилась в учёте. Основные точки контроля: остатки на складе уменьшились на отгруженное количество, у покупателя появилась дебиторская задолженность, а в отчёте по продажам отразилась выручка. Быстрее всего это проверить через отчёт «Остатки товаров» (раздел «Склад») и «Расчёты с покупателями» (раздел «Деньги» или «Продажи»).
Дополнительно можно открыть движения документа: в форме накладной нажмите «Ещё» → «Движения документа». Там видно, по каким регистрам прошёл документ — запасы на складах, расчёты с покупателями, доходы и расходы. Если какого-то ожидаемого движения нет, это повод проверить настройки учётной политики и вид операции документа.
Как проверить результат
Остаток уменьшился ровно на отгруженное количество
Остаток не изменился или ушёл в минус
Появилась задолженность на сумму накладной по нужному договору
Задолженности нет или она висит на другом договоре
Есть записи по регистрам запасов и расчётов
Движений нет — документ не проведён или помечен на удаление
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая проблема — накладная не проводится из-за нехватки остатков. Причины: товар оприходован на другой склад, единица измерения в строке отличается от учётной, либо остаток зарезервирован под другой заказ. Проверьте отчёт «Остатки товаров» с детализацией по складам и резервам, затем исправьте склад в накладной или сделайте перемещение.
Вторая группа ошибок — искажение себестоимости из-за отгрузки «в минус» при отключённом контроле остатков. В этом случае программа спишет товар по нулевой или некорректной себестоимости, и прибыль по продаже посчитается неправильно. Лечение: восстановить хронологию документов (приход раньше расхода) и перепровести накладную после оприходования недостающего товара.
Третья типичная ситуация — отгрузка оформлена дважды: сначала накладной на основании заказа, потом вручную той же номенклатурой. В результате остатки уходят в минус, а задолженность покупателя завышается. Проверяйте связанные документы заказа перед созданием новой накладной и удаляйте (помечайте на удаление) дубли до конца отчётного периода.
Часто задаваемые вопросы
Чем отличается расходная накладная от акта выполненных работ в УНФ?
Расходная накладная предназначена для отгрузки товаров и материалов: она списывает запасы со склада. Акт выполненных работ используется для услуг и работ — он формирует выручку и задолженность, но не двигает складские остатки. Если в одной продаже есть и товары, и услуги, обычно оформляют накладную с услугами на отдельной вкладке либо два документа.
Можно ли отгрузить товар, которого нет на остатках?
Технически — да, если в настройках отключён контроль остатков: документ проведётся, но остаток станет отрицательным, а себестоимость посчитается некорректно. Правильный путь — сначала оформить приходную накладную или перемещение на нужный склад, а затем проводить отгрузку.
Как отменить ошибочную отгрузку?
Если ошибку заметили сразу и период открыт, пометьте накладную на удаление или отмените проведение — остатки и расчёты восстановятся автоматически. Если отгрузка реальна, но оформлена с ошибками в количестве или ценах, корректнее оформить корректировку или возврат от покупателя, а не удалять документ.
Почему накладная на основании заказа перенесла не все товары?
Программа переносит только неотгруженный остаток по строкам заказа. Если часть товара уже отгружена другой накладной, в новую попадёт только остаток. Проверьте связанные документы заказа — вероятно, по нему уже есть проведённая отгрузка.
Как посмотреть все отгрузки по конкретному покупателю?
Откройте список «Расходные накладные» и установите отбор по контрагенту, либо используйте отчёт «Расчёты с покупателями» или «Продажи» с группировкой по контрагенту и документам. Из карточки контрагента также доступен переход к связанным документам.
Нужно ли делать счёт-фактуру при отгрузке?
Если организация работает с НДС и покупателю требуется счёт-фактура, он создаётся на основании расходной накладной отдельным документом. Альтернатива — печать УПД, который объединяет накладную и счёт-фактуру в одной форме. При работе без НДС достаточно ТОРГ-12 или товарной накладной.
Что важно запомнить
Отгрузка в 1С УНФ оформляется расходной накладной — напрямую или на основании заказа покупателя. Перед проведением проверьте склад, остатки и резервы, после — движения документа и расчёты с покупателем. Не отгружайте «в минус» и не удаляйте документы закрытых периодов без резервной копии и согласования с бухгалтером.