Торговля и Склад · 11 мин
Как сделать отчет по инвентаризации в 1С
Пошаговая инструкция: как оформить инвентаризацию в 1С, сформировать инвентаризационную опись, сличительную ведомость и списать излишки с недостачами.
Инвентаризация в 1С оформляется цепочкой документов: приказ (распоряжение) на инвентаризацию, инвентаризационная опись, а затем документы списания недостач и оприходования излишков. Отчет по результатам строится на основе этих документов — типовыми средствами конфигурации, без ручного сведения данных в Excel.
Порядок действий зависит от конфигурации: в «1С:Бухгалтерии», «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» документы называются по-разному и находятся в разных разделах, но логика одна — сначала фиксируется учетный остаток, затем вводится фактическое количество, программа считает расхождения, и на их основе создаются корректирующие документы.
Ниже разобран полный цикл: подготовка, заполнение пересчета, формирование печатных форм (ИНВ-3, ИНВ-19), отражение результатов в учете и контрольные отчеты для проверки. Инструкции даны для типовых конфигураций; если у вас отраслевое или доработанное решение, названия команд могут отличаться.
Подготовка к инвентаризации: что проверить до начала
Главное условие корректного отчета — актуальные учетные остатки на дату инвентаризации. Перед созданием документа проведите все непроведенные приходные и расходные накладные по складу, иначе программа покажет расхождения, которых на самом деле нет. Проверить это можно отчетом «Остатки товаров на складах» (в Бухгалтерии — оборотно-сальдовая ведомость по счету 41) с отбором по нужному складу.
Второй шаг — зафиксировать дату и время «заморозки» остатков. Фактический пересчет должен сравниваться с учетными данными на один и тот же момент. Если во время пересчета по складу продолжают идти продажи и перемещения, сличительная ведомость покажет ложные отклонения. На практике склад на время инвентаризации останавливают либо пересчет ведут партиями с фиксацией движений.
Также убедитесь, что у пользователя есть права на создание документов инвентаризации и печать форм, а в программе корректно заполнены данные организации и подразделения — они попадут в шапку печатных форм ИНВ-3 и ИНВ-19.
Создание документа инвентаризации в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 8» откройте раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров» и создайте новый документ. Укажите организацию, склад и дату. По кнопке «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе» программа подберет в табличную часть все товары с учетными остатками на указанную дату.
В табличной части есть колонки «Количество» (учетное) и «Количество фактическое». Фактическое количество вводится по результатам пересчета. Удобный прием: сначала заполнить фактическое количество равным учетному (кнопка «Заполнить фактическое количество по учетному»), а затем вручную исправить только те строки, где есть расхождения — так меньше риск ошибиться в позициях без отклонений.
После ввода данных проведите документ. Сам по себе он не делает проводок по списанию — он фиксирует расхождения. Далее на его основании создаются документы «Списание товаров» (для недостач) и «Оприходование товаров» (для излишков) через кнопку «Создать на основании».
Особенности для товаров в рознице и по счету 42
Если склад учитывается в продажных ценах (розница с наценкой), при списании недостачи программа корректирует и торговую наценку. Проверьте, что в документе списания правильно указан счет учета, иначе наценка не сторнируется и на счете 42 останется «висящая» сумма.
Пересчет товаров в 1С:Управление торговлей и ERP
В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» документ называется «Пересчет товаров» (раздел «Склад и доставка» → «Пересчеты товаров»). Создайте документ, укажите склад и при необходимости статус: «В работе», «Выполнено», «Внесение результатов». Статусная модель позволяет вести пересчет поэтапно, не блокируя работу склада целиком.
Заполнение аналогично: команда «Заполнить» подбирает учетные остатки, фактическое количество вносится вручную, загрузкой из файла или с терминала сбора данных. Если используется ордерный склад, учтите: пересчет работает с остатками в разрезе складских ячеек и статусов, поэтому предварительно завершите все незакрытые распоряжения на отбор и размещение.
После завершения пересчета расхождения оформляются документами «Списание недостач товаров» и «Оприходование излишков товаров» — их удобно создавать прямо из формы пересчета по ссылке в рабочем месте. Программа перенесет только расходящиеся позиции, что исключает ручные ошибки.
- 1Проведите все приходные и расходные документы по складу, зафиксируйте дату остатков
- 2Создайте документ инвентаризации (описи / пересчета) и заполните его учетными остатками
- 3Внесите фактическое количество по результатам пересчета, проведите документ
- 4Распечатайте ИНВ-3 и сличительную ведомость ИНВ-19, подпишите у комиссии
- 5Создайте на основании списание недостач и оприходование излишков
- 6Проверьте итог оборотно-сальдовой ведомостью или отчетом по остаткам склада
Печать отчетных форм: ИНВ-3, ИНВ-19 и приказ
Из документа инвентаризации доступны унифицированные печатные формы. Основные: ИНВ-3 (инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей), ИНВ-19 (сличительная ведомость — показывает только позиции с расхождениями), а также приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22). Кнопка «Печать» в форме документа открывает список доступных форм.
ИНВ-3 печатают до или в момент пересчета — в ней есть колонки для учетных и фактических данных и место для подписей членов комиссии. ИНВ-19 формируется после внесения фактических данных и служит итоговым отчетом по расхождениям: в ней видны недостачи и излишки в количественном и суммовом выражении.
Использование унифицированных форм не обязательно — организация вправе утвердить собственные бланки в учетной политике. Однако типовые формы 1С уже содержат все необходимые реквизиты, поэтому большинство организаций использует их без изменений.
Отражение результатов: списание недостач и оприходование излишков
Недостача списывается документом «Списание товаров». В нем указывается статья расходов (или счет затрат): недостача в пределах норм естественной убыли, недостача за счет материально ответственного лица (счет 73.02) или за счет финансового результата (счет 91.02), если виновник не установлен. Выбор счета определяет бухгалтерский и налоговый результат, поэтому согласуйте его с главным бухгалтером.
Излишки оформляются документом «Оприходование товаров»: товар приходуется на склад по учетной (обычно рыночной) стоимости с отражением дохода на счете 91.01. В налоговом учете стоимость излишков признается внереализационным доходом.
Если выявлена пересортица — недостача одного товара и одновременный излишек другого — в бухучете возможен взаимозачет при соблюдении условий (один проверяемый период, одно материально ответственное лицо, аналогичные товары). В 1С такой зачет делается отдельными документами списания и оприходования с ручным указанием соответствующих счетов; автоматического документа «пересортица» в типовой Бухгалтерии нет.
Перед списанием недостачи сверьте расхождения с отчетом по движению товара за период: значительная часть «недостач» оказывается непроведенной накладной, оприходованием на другой склад или ошибкой в штрихкоде. Дешевле найти документ, чем восстанавливать списанный остаток.
Контрольные отчеты и проверка результата
После проведения всех корректирующих документов результат проверяется отчетами. В «1С:Бухгалтерии» — оборотно-сальдовая ведомость по счетам 41 и 10 с детализацией по складу: остатки должны совпасть с фактическими данными пересчета. В УТ и ERP — отчет «Остатки и доступность товаров» или «Ведомость по товарам на складах».
Дополнительно полезен отчет «Товары к списанию/оприходованию» (в УТ — рабочее место «Оформление накладных и ордеров»): он показывает, все ли расхождения по пересчету закрыты корректирующими документами. Незакрытые расхождения означают, что часть недостач или излишков «зависла» без отражения в учете.
Как проверить результат
Совпадают с фактическими данными пересчета
Есть отклонения — не проведен или ошибочно заполнен документ списания/оприходования
Закрыт после отражения результатов инвентаризации
Остаток «висит» — недостача не отнесена на виновника или расходы
Суммы расхождений равны суммам документов списания и оприходования
Суммы не сходятся — корректирующий документ создан не на основании описи
Типичные ошибки при инвентаризации в 1С
Самая частая ошибка — инвентаризация при непроведенных документах. Расхождения в этом случае фиктивные: после проведения «забытых» накладных остатки сходятся, а созданные списания приходится сторнировать. Вторая типовая проблема — неверная дата документа: опись заполнена остатками на одну дату, а пересчет делался на другую, и между ними прошло движение товаров.
Еще одна группа ошибок — ручное создание списаний не на основании описи. Тогда суммы в сличительной ведомости и в проводках расходятся, а найти причину сложно. Всегда используйте «Создать на основании». Наконец, не забывайте про налоговый учет: недостачи сверх норм естественной убыли и излишки по-разному отражаются в налоге на прибыль, и автоматика 1С полагается на корректно выбранные статьи затрат и доходов.
Что важно запомнить
Отчет по инвентаризации в 1С строится на документе описи (пересчета): актуальные остатки → фактическое количество → ИНВ-19 → списание и оприходование на основании описи → контроль оборотно-сальдовой ведомостью. Ключ к чистому результату — проведенные документы до начала пересчета и корректирующие документы, созданные только на основании описи.
Частые вопросы
Можно ли провести инвентаризацию по части склада или одной группе товаров?
Да. При заполнении документа удалите лишние строки или используйте отбор по номенклатурной группе (в УТ — по товарам отбора). Учетные остатки подтянутся только по выбранным позициям, и ведомость покажет расхождения только по ним.
Что делать, если фактический остаток больше учетного?
Это излишек. После проведения описи создайте на ее основании документ «Оприходование товаров» — товар поступит на склад с отражением дохода. Предварительно проверьте, не является ли излишек неоприходованной поставкой от поставщика.
Почему в сличительной ведомости нулевые или пустые строки?
Чаще всего фактическое количество не заполнено — программа считает его равным нулю и показывает полную недостачу. Проверьте колонку «Факт» в документе и используйте команду заполнения фактического количества по учетному перед вводом реальных данных.
Как провести инвентаризацию, если склад работает и продажи идут?
В УТ и ERP можно вести пересчет по частям с использованием статусов документа, фиксируя движения между «заморозкой» остатков и пересчетом. В Бухгалтерии проще остановить отгрузки по складу на время пересчета — иначе корректно сопоставить учетные и фактические данные не получится.
Нужно ли распечатывать ИНВ-3 и ИНВ-19, если учет электронный?
Решение зависит от учетной политики организации. Унифицированные формы не обязательны, но результаты инвентаризации должны быть задокументированы и подписаны комиссией — на бумаге или в электронном виде с электронной подписью, если это предусмотрено внутренними регламентами.
Как исправить ошибочно проведенное списание по инвентаризации?
Если период открыт — пометьте документ на удаление или распроведите его, исправьте опись и создайте корректный документ заново. Если период закрыт, делайте корректировку текущей датой (сторнирующий документ) и согласуйте исправление с бухгалтерией, так как затронуты отчетность и налоги.