Торговля и Склад · 11 мин
Как сделать накладную на товар в 1С
Подробная инструкция, как создать накладную на товар в 1С: реализация, перемещение, заполнение табличной части, проведение, печать ТОРГ-12 и типичные ошибки.
Накладная на товар в 1С — это документ, которым оформляется отгрузка, перемещение или оприходование товарно-материальных ценностей. В зависимости от операции используются разные документы: «Реализация (акты, накладные, УПД)» при продаже покупателю, «Перемещение товаров» при передаче между складами, «Оприходование товаров» при постановке на учёт излишков. Форма печатной накладной (ТОРГ-12 или УПД) формируется уже на основании введённого документа.
Инструкция ниже написана на примере 1С:Бухгалтерия 8.3 и 1С:Управление торговлей 11 — это самые распространённые конфигурации, где оформляют накладные. Названия кнопок и разделов могут немного отличаться в зависимости от версии, но логика везде одинакова: создать документ, заполнить шапку и табличную часть, провести, распечатать.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание документов склада и продаж, а в базе заведены контрагент, договор, склад и номенклатура. Большинство ошибок при оформлении накладной связано именно с незаполненными справочниками, а не с самим документом.
Какой документ выбрать под вашу операцию
Термин «накладная» в 1С не является отдельным документом — это печатная форма, которая строится на основании учётного документа. Поэтому первый шаг — определить хозяйственную операцию, которую вы оформляете.
- Реализация (акты, накладные, УПД) — отгрузка товара покупателю по договору купли-продажи. На её основе печатается ТОРГ-12 или универсальный передаточный документ (УПД).
- Перемещение товаров — передача товара между своими складами или подразделениями. Печатается внутренняя накладная на перемещение.
- Оприходование товаров — постановка на учёт излишков, выявленных при инвентаризации.
- Возврат товаров поставщику — обратная отгрузка поставщику, тоже с печатью накладной.
Если вы оформляете обычную продажу, выбирайте «Реализацию» — именно этот сценарий разобран ниже наиболее подробно. Для внутреннего перемещения логика та же, отличается только набор полей: вместо контрагента указываются два склада.
Как выбрать документ
Подготовка: что проверить до создания накладной
Документ проведётся корректно только при заполненных справочниках. Проверьте их заранее, чтобы не исправлять ошибки в уже созданной накладной.
Контрагент и договор. В справочнике «Контрагенты» должна быть карточка покупателя с ИНН, КПП и адресом — эти данные попадут в печатную форму ТОРГ-12. Для контрагента создайте договор с видом «С покупателем». Если договор один, 1С подставит его автоматически.
Номенклатура. Каждый товар должен быть заведён в справочнике «Номенклатура» с типом «Товар», указанной единицей измерения и ставкой НДС. От ставки НДС в карточке зависит, какой налог попадёт в накладную и счёт-фактуру.
Склад и остатки. Убедитесь, что склад, с которого отгружаете товар, создан и что на нём есть нужные остатки. Если в программе включён контроль остатков, документ с «минусом» просто не проведётся.
Создание накладной на реализацию товара
Откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и нажмите кнопку «Реализация» → «Товары (накладная)». В 1С:Управление торговлей путь похожий: «Продажи» → «Реализации товаров и услуг» → «Создать».
Заполните шапку документа:
- Организация — продавец товара.
- Контрагент — покупатель; после выбора подставятся договор и реквизиты.
- Склад — склад отгрузки. В УТ 11 склад может указываться в шапке или в каждой строке.
- Дата — дата фактической отгрузки; она же станет датой накладной.
Затем заполните табличную часть «Товары». Нажмите «Добавить», выберите номенклатуру, укажите количество и цену — сумма и НДС рассчитаются автоматически. Если товаров много, используйте кнопку «Подбор»: откроется форма с остатками, где можно двойным щелчком переносить позиции в документ. В УТ 11 также доступна загрузка из внешнего файла через обработку «Загрузка данных из табличного документа».
Если покупателю ранее выставлялся счёт на оплату, создайте накладную на его основании: откройте счёт и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров». Все позиции и цены перенесутся автоматически — это исключает расхождения между счётом и отгрузкой.
- 1Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)»
- 2Нажмите «Реализация» → «Товары (накладная)»
- 3Заполните организацию, контрагента, договор, склад и дату
- 4Добавьте товары в табличную часть через «Добавить» или «Подбор»
- 5Проверьте цены, количество, ставки НДС и итоговую сумму
- 6Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии ошибок
- 7Нажмите «Печать» → «Товарная накладная (ТОРГ-12)» или «УПД»
Проведение документа и проверка проводок
Кнопка «Провести» записывает документ и формирует движения по регистрам: списывается товар со склада, отражается выручка и задолженность покупателя. Если документ сохранён, но не проведён, он не влияет на учёт и остатки — фактически это черновик.
После проведения откройте результат кнопкой «Дт/Кт» (в Бухгалтерии) или «Отчёты» → «Движения документа». Типовые проводки реализации: Дт 62 Кт 90.01 — выручка, Дт 90.03 Кт 68.02 — НДС, Дт 90.02 Кт 41 — списание себестоимости. В УТ 11 бухгалтерские проводки формируются позже, при отражении в регламентированном учёте, но движения по складам видны сразу.
Если при проведении появилась ошибка «Недостаточно товара на складе», проверьте остатки отчётом «Остатки товаров на складах»: возможно, поступление товара ещё не проведено, товар лежит на другом складе или документ датирован раньше даты поступления — 1С контролирует остатки на момент времени документа.
Как проверить результат
Документ проведён, в журнале нет пометки непроведённого
Документ сохранён, но не проведён — остатки и проводки не изменились
Количество товара на складе уменьшилось на отгруженное
Остаток ушёл в минус или не изменился
Заполнены обе организации, номер, дата, позиции и суммы совпадают с документом
Пустые реквизиты, неверная организация или расхождение сумм
Печать ТОРГ-12 и УПД
После проведения нажмите кнопку «Печать» в форме документа. Доступны основные формы: «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Универсальный передаточный документ (УПД)», а также «Расходная накладная» в свободной форме. Для отгрузки с НДС чаще используют УПД — он заменяет одновременно накладную и счёт-фактуру.
Форма ТОРГ-12 заполняется автоматически из данных документа: грузоотправитель и грузополучатель — из карточек организации и контрагента, табличная часть — из позиций документа. Если адрес доставки отличается от юридического адреса покупателя, заполните поле «Адрес доставки» в документе до печати.
Подписи ответственных лиц (руководитель, главбух, кладовщик) подставляются из настроек подписантов организации. Проверьте их в карточке организации: если подписанты не заданы, в печатной форме останутся пустые строки, и накладную придётся перепечатывать.
Накладная на перемещение между складами
Для внутренней передачи товара откройте «Склад» → «Перемещение товаров» → «Создать». В шапке укажите организацию, склад-отправитель и склад-получатель. Табличная часть заполняется так же, как в реализации, но без цен продажи — товар перемещается по учётной себестоимости.
После проведения товар списывается с одного склада и приходуется на другой. Печатная форма — «Накладная на внутреннее перемещение». Если склады находятся в одном помещении, некоторые организации вообще не оформляют перемещения, а ведут учёт на одном складе — это упрощает документооборот и не искажает остатки.
В УТ 11 при ордерной схеме склада перемещение создаёт распоряжения: фактическая отгрузка и приёмка оформляются отдельными ордерами. Учитывайте это при проверке остатков — до оформления ордеров товар числится «к отгрузке» и «к поступлению».
Типичные ошибки при оформлении накладной
Большинство проблем с накладными укладывается в несколько повторяющихся сценариев. Знание их заранее экономит время на исправлениях.
Отдельная группа ошибок — расхождение накладной с бумажными документами. Если количество или цены изменились после печати, исправляйте документ в базе и перепечатывайте форму до подписания, а не правьте бумажный экземпляр вручную.
Что важно запомнить
Накладная в 1С создаётся через документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» для продажи или «Перемещение товаров» для передачи между складами. Порядок один: заполнить шапку и товары, провести, проверить проводки и остатки, затем распечатать ТОРГ-12 или УПД. Ключевые условия корректного оформления — заполненные справочники, верная организация и достаточные остатки на складе.
Частые вопросы
Чем ТОРГ-12 отличается от УПД?
ТОРГ-12 — это только товарная накладная, подтверждающая передачу товара; к ней отдельно оформляется счёт-фактура. УПД объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе. Если покупатель работает с НДС, обычно удобнее выписать УПД — один документ вместо двух.
Можно ли создать накладную на основании счёта покупателю?
Да. Откройте проведённый счёт на оплату, нажмите «Создать на основании» и выберите «Реализация товаров». Контрагент, договор, позиции и цены перенесутся автоматически, что исключает расхождения между счётом и отгрузкой.
Что делать, если документ не проводится из-за нехватки товара?
Проверьте отчёт «Остатки товаров на складах»: убедитесь, что поступление проведено, товар находится именно на складе отгрузки, а дата накладной позже даты поступления. Если товар числится на другом складе, оформите перемещение или измените склад в накладной.
Как исправить ошибку в уже проведённой накладной?
Если документ ещё не передан покупателю, откройте его, внесите изменения и перепроведите. Если накладная уже подписана или по ней выписан счёт-фактура, используйте документ «Корректировка реализации» — он корректно отразит изменения в учёте и отчётности по НДС.
Как оформить накладную без НДС?
В документе реализации установите в шапке или в строках ставку «Без НДС» — обычно она подставляется из карточки номенклатуры или настроек организации, если та применяет спецрежим. В печатной форме графа НДС будет пустой или с пометкой «без налога».
Можно ли выгрузить накладную в электронном виде для ЭДО?
Да, если в базе настроен обмен электронными документами. Проведённую реализацию можно отправить контрагенту как УПД через оператора ЭДО прямо из формы документа кнопкой «ЭДО» — бумажный экземпляр в этом случае не требуется.