Торговля и Склад · 8 мин
Как сделать накладную в 1С 11
Как создать расходную накладную в 1С Управление торговлей 11: заполнение документа реализации, печать ТОРГ-12, проверка проводок и исправление ошибок.
Накладная в 1С: Управление торговлей 11 оформляется документом «Реализация товаров и услуг». Он списывает товар со склада, формирует дебиторскую задолженность покупателя и служит основанием для печатных форм ТОРГ-12, товарной накладной и счета-фактуры. Ниже разобран полный цикл: от подготовки справочников до проверки результата и исправления типовых ошибок.
Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию «Управление торговлей 11» (редакции 11.4–11.5). В «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» логика та же, отличается только расположение разделов меню. Если у вас «1С:Бухгалтерия», документ называется «Реализация (акты, накладные, УПД)», но общий порядок заполнения совпадает.
Подготовка: что должно быть заполнено до создания накладной
Документ реализации подтягивает данные из справочников, поэтому перед первой отгрузкой проверьте четыре вещи. Во-первых, в справочнике «Организации» должны быть заполнены реквизиты вашей компании: ИНН, КПП, адрес, расчётный счёт. Во-вторых, в справочнике «Партнёры» и «Контрагенты» должен быть создан покупатель с договором. В-третьих, номенклатура товаров должна быть заведена с единицами измерения и ценами. В-четвёртых, склад должен быть создан, а товар — оприходован на него.
Если остатков на складе нет, документ всё равно проведётся, но при включённом контроле остатков программа выдаст ошибку «Не хватает товара на складе». Контроль настраивается в разделе «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка». Для учебной базы контроль можно отключить, в рабочей — лучше оставить включённым.
Создание документа «Реализация товаров и услуг»
Откройте раздел «Продажи» → «Реализации товаров и услуг» и нажмите «Создать». Если в списке несколько типов операций, выберите «Реализация» (продажа со склада). Форма документа состоит из шапки, табличной части и подвала с итогами.
В шапке последовательно заполните поля. «Организация» — от чьего имени идёт продажа. «Клиент» — покупатель из справочника партнёров; после выбора клиента программа подставит договор и соглашение, если они настроены. «Склад» — склад отгрузки. «Валюта» и «Налогообложение» (с НДС или без НДС) — по условиям сделки. Поле «Операция» обычно уже установлено как «Реализация».
- 1Откройте «Продажи» → «Реализации товаров и услуг» → «Создать»
- 2Заполните организацию, клиента, договор и склад
- 3Добавьте товары в табличную часть и проверьте цены и количество
- 4Укажите налогообложение и проверьте ставки НДС
- 5Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии ошибок
- 6Через «Печать» сформируйте ТОРГ-12 или УПД
Заполнение табличной части с товарами
Товары добавляются кнопкой «Добавить», подбором («Подобрать товары») или вставкой из буфера обмена. Для каждой строки укажите номенклатуру, количество и цену — сумма рассчитается автоматически. Если используются характеристики (размеры, цвета) или серии, заполните соответствующие колонки.
Ставка НДС подставляется из карточки номенклатуры, но её можно изменить вручную в строке. Проверьте итоговые суммы в подвале документа: «Всего», «НДС», «Всего с НДС». Расхождение с ожидаемой суммой чаще всего означает неверную цену или неправильное округление.
Для ускорения работы используйте сканер штрихкодов или поиск по артикулу в поле ввода строки. Если товаров много, удобен режим «Подбор»: там видны остатки и цены по складу, и можно добавлять позиции двойным щелчком.
Проведение документа и печать накладной
Кнопка «Провести» записывает документ и формирует движения по регистрам: списание товара со склада, задолженность клиента, выручку. Если проведение завершилось без сообщений об ошибках — накладная учтена. Кнопка «Провести и закрыть» сохраняет документ и закрывает форму.
Печатные формы доступны по кнопке «Печать» в шапке документа. В типовой конфигурации доступны «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Товарная накладная», «Универсальный передаточный документ (УПД)» и счёт-фактура. Выберите нужную форму, проверьте предпросмотр и отправьте на принтер или сохраните в PDF.
Какую форму печатать
Создание накладной на основании заказа или счёта
Если продажа оформлялась через «Заказ клиента», накладную не нужно заполнять вручную. Откройте заказ и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг». Программа перенесёт клиента, договор, склад и все товарные позиции. Останется проверить фактически отгруженное количество и провести документ.
Такой способ предпочтительнее: он исключает расхождения между заказом и отгрузкой и позволяет контролировать незакрытые заказы в отчётах. Если отгрузка идёт частями, создайте несколько реализаций на основании одного заказа — программа покажет остаток к отгрузке.
Проверка результата после проведения
Убедитесь, что документ отработал корректно, по трём точкам. Остатки: откройте отчёт «Остатки товаров на складах» — количество по отгруженным позициям должно уменьшиться. Расчёты: в отчёте «Задолженность клиентов» должна появиться сумма накладной. Проводки: через кнопку «Ещё» → «Проводки» (или отчёт по проводкам) посмотрите сформированные бухгалтерские записи, если ведётся регламентированный учёт.
Как проверить результат
Документ проведён, дата и номер присвоены
Документ только записан — движений по регистрам нет
Количество уменьшилось на отгруженное
Остатки не изменились или ушли в минус
Сумма накладной видна в расчётах с клиентом
Задолженности нет — проверьте договор и расчётный документ
Типичные ошибки и как их исправить
Чаще всего встречаются четыре проблемы. Ошибка «Не хватает товара»: проверьте склад в документе и остатки отчётом; возможно, оприходование сделали на другой склад. Неверные цены: обновите вид цены в шапке или перезаполните цены кнопкой «Заполнить цены». Неправильный НДС: проверьте налогообложение в шапке и ставку в карточке товара. Дубли документов: перед созданием новой накладной проверьте журнал поиском по клиенту и дате.
Исправить уже проведённый документ можно двумя способами: отменить проведение, скорректировать и провести заново — если период открыт; либо создать «Корректировку реализации» на основании накладной — если период закрыт или документ уже ушёл контрагенту. Второй способ безопаснее для учёта.
Частые вопросы
Можно ли сделать накладную без заказа клиента?
Да. Заказ — необязательный этап. Создайте «Реализацию товаров и услуг» напрямую из журнала продаж и заполните вручную. Заказ нужен только для контроля резервов и планирования отгрузок.
Как распечатать накладную в двух экземплярах?
В форме предпросмотра печатной формы укажите нужное количество копий в параметрах печати принтера, либо отправьте документ на печать дважды. В макете ТОРГ-12 предусмотрены подписи обеих сторон.
Почему в печатной форме пустые реквизиты организации?
Макет берёт данные из карточки организации. Откройте справочник «Организации» и заполните ИНН, КПП, юридический адрес и банковский счёт, затем пересформируйте печатную форму.
Как изменить номер накладной?
Номер присваивается автоматически при записи. Чтобы изменить его вручную, нужно право редактирования номеров: откройте документ, снимите с поддержки автонумерацию через «Ещё» → «Изменить номер» (при наличии прав). Учтите, что нарушение последовательности нумерации может вызвать вопросы при проверках.
Чем накладная отличается от УПД?
ТОРГ-12 — только товарный документ. УПД объединяет накладную и счёт-фактуру: со статусом 1 он заменяет оба документа и подходит для вычета НДС. Большинство компаний с ЭДО используют именно УПД.
Как оформить накладную на перемещение между своими складами?
Реализация для этого не подходит — она предполагает продажу контрагенту. Используйте документ «Перемещение товаров» в разделе «Склад и доставка», а для печати — форму ТОРГ-13 (накладная на внутреннее перемещение).
Что важно запомнить
Накладная в 1С 11 — это документ «Реализация товаров и услуг». Заполните шапку, товары и НДС, проведите документ, проверьте остатки и задолженность, затем распечатайте ТОРГ-12 или УПД. Ошибки в проведённых документах исправляйте корректировкой, а не удалением.