Как сделать накладную на возврат в 1С

Накладная на возврат в 1С оформляется специальным документом — «Возврат товаров от покупателя» или «Возврат товаров поставщику» в зависимости от направления движения товара. Обычная реализация с отрицательным количеством для этой цели не подходит: программа корректно отработает складские остатки, взаиморасчёты, НДС и регистры продаж только через штатный документ возврата.

Проще всего создать накладную на возврат на основании исходного документа реализации или поступления — тогда 1С автоматически подтянет контрагента, договор, товары, цены и серии. Ручное создание тоже возможно, но требует внимательного заполнения реквизитов, иначе документ не закроет взаиморасчёты и не скорректирует НДС.

Инструкция ниже написана на примере конфигураций «1С:Управление торговлей 11» и «1С:Комплексная автоматизация 2», где механизм возвратов наиболее развит. В «Бухгалтерии предприятия» логика похожая, отличаются в основном названия разделов меню.

Определяем тип возврата: от покупателя или поставщику

Первый шаг — понять, в какую сторону движется товар. Если клиент вернул вам продукцию, нужен документ «Возврат товаров от покупателя» (раздел «Продажи»). Если вы возвращаете товар поставщику — «Возврат товаров поставщику» (раздел «Закупки»). Это принципиально разные документы с разными движениями по регистрам.

Возврат от покупателя увеличивает складские остатки и уменьшает задолженность клиента (или формирует вашу задолженность перед ним, если товар уже оплачен). Возврат поставщику, наоборот, списывает товар со склада и уменьшает вашу задолженность перед контрагентом либо создаёт требование к нему.

Отдельный случай — возврат комиссионером или возврат товара, переданного на комиссию. Здесь используются те же документы, но с типом операции, связанным с комиссией, и движения идут по другим счетам учёта.

Какой документ выбрать

Возврат товаров от покупателя

Клиент вернул ранее проданный товар. Раздел «Продажи», увеличивает остатки на складе, корректирует выручку и НДС с продаж.

Возврат товаров поставщику

Вы возвращаете брак или излишки поставщику. Раздел «Закупки», списывает товар со склада, уменьшает долг перед поставщиком.

Корректировка реализации / поступления

Подходит, когда меняется цена или количество без физического движения товара, либо возврат оформляется в том же налоговом периоде по согласованию сторон.

Создаём возврат от покупателя на основании реализации

Самый надёжный способ — ввод на основании. Откройте журнал «Документы продажи» или «Реализация товаров и услуг», найдите исходную реализацию, выделите её и нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров от покупателя». Программа перенесёт шапку и табличную часть автоматически.

Если возвращают не весь товар, отредактируйте количество в строках и удалите лишние позиции. Проверьте цены: по умолчанию подставляются цены из исходной реализации, и это правильно — возврат должен закрывать задолженность по тем же суммам, что и продажа.

Заполните склад, на который фактически принимается товар. Если ведётся учёт по сериям или характеристикам, убедитесь, что они указаны — иначе товар «ляжет» на остатки без нужной аналитики и создаст расхождения.

1. 1
   Откройте исходную реализацию и нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров от покупателя».
2. 2
   Проверьте контрагента, договор и организацию в шапке документа.
3. 3
   Скорректируйте количество и удалите строки, которые не возвращаются.
4. 4
   Укажите склад поступления возвращённого товара.
5. 5
   Проверьте цены, ставки НДС и суммы — они должны совпадать с исходной реализацией.
6. 6
   Проведите документ и откройте его движения по регистрам для контроля.
7. 7
   Распечатайте ТОРГ-12 или УПД через кнопку «Печать».

Оформляем возврат поставщику

Документ «Возврат товаров поставщику» находится в разделе «Закупки». Его тоже удобно создавать на основании поступления: откройте «Поступление товаров и услуг», нажмите «Создать на основании» и выберите возврат поставщику. Табличная часть заполнится товарами из исходной накладной.

Обратите внимание на поле «Способ компенсации» (в УТ 11): «Вернуть денежные средства» или «Оставить в качестве аванса». От этого зависит, как документ отразится во взаиморасчётах — сформирует требование к поставщику или зачтёт сумму в счёт будущих поставок.

Если товар уже оплачен и принят к учёту НДС, возврат поставщику потребует корректировки вычетов. В типовых конфигурациях документ сам формирует нужные записи, но бухгалтеру стоит проверить счета-фактуры и книгу покупок после проведения.

Проверяем проводки, остатки и взаиморасчёты

После проведения откройте движения документа (кнопка «Ещё» → «Движения документа» или отчёт «Проводки»). Для возврата от покупателя характерны сторнирующие записи по выручке и себестоимости, приход на счёт 41, корректировка НДС. Точный набор счетов зависит от настроек учётной политики.

Далее сформируйте отчёт «Остатки товаров на складах» и убедитесь, что возвращённый товар появился на нужном складе в нужном количестве. Затем откройте «Ведомость расчётов с контрагентами» по этому клиенту — задолженность должна уменьшиться на сумму возврата.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки на складе

Норма

Возвращённый товар виден на указанном складе в отчёте по остаткам

Тревожный признак

Остатки не изменились или появились отрицательные остатки по позиции

Взаиморасчёты

Норма

Долг клиента уменьшился на сумму возврата

Тревожный признак

Возврат «висит» незакрытым, образуется двойная задолженность

НДС

Норма

Сформирована корректирующая запись в книге продаж или покупок

Тревожный признак

НДС не скорректирован, суммы в декларации завышены

Печатаем накладную: ТОРГ-12 и УПД

Из проведённого документа доступны печатные формы через кнопку «Печать». Для возврата поставщику обычно печатают ТОРГ-12 — её подписывает обе стороны при передаче товара. Если ваша организация работает с универсальными передаточными документами, выберите УПД.

Проверьте перед печатью номер и дату документа, реквизиты организации и контрагента, а также подписантов — они подтягиваются из карточки организации и настроек ответственных лиц. Ошибки в реквизитах на бумаге исправлять сложнее, чем в программе.

Типичные ошибки и ограничения

Частая проблема — попытка оформить возврат обычным поступлением или реализацией «со знаком минус». В типовых конфигурациях отрицательное количество в реализации запрещено, а поступление от собственного покупателя ломает аналитику продаж и отчёты по валовой прибыли.

Вторая ошибка — возврат без привязки к исходному документу, когда цены вручную вводят с округлением. Возникают копеечные расхождения во взаиморасчётах, которые потом приходится списывать отдельными документами корректировки долга.

Третья — возврат товара, которого нет в остатках по данной серии или характеристике. Документ проводится, но образует отрицательные остатки по аналитике, что блокирует закрытие месяца и искажает себестоимость.

Частные сценарии: частичный возврат, комиссия, розница

Частичный возврат по одной накладной

Если клиент возвращает товар частями, создавайте отдельный документ возврата на каждую фактическую партию, каждый раз на основании одной и той же реализации. Программа не ограничивает количество возвратов по одному основанию, но следите, чтобы суммарное количество возвращённого не превысило проданное.

Возврат товара, переданного на комиссию

Для комиссионной схемы в документе возврата выбирается соответствующий вид операции. Товар в этом случае не был продан, поэтому движения идут по счетам товаров, переданных на комиссию, без корректировки выручки. Проверьте договор с комиссионером — в нём должен быть предусмотрен возврат нереализованного товара.

Возврат розничной продажи по чеку

В рознице возврат оформляется документом «Возврат товаров от розничного покупателя» или через чек ККМ на возврат, если подключена касса. Документ привязывается к отчёту о розничных продажах и исходному чеку. Возврат без чека оформляется по заявлению покупателя — в 1С для этого используется тот же документ с ручным указанием основания.

Перед массовым оформлением возвратов (например, по итогам инвентаризации у дилера) сделайте один тестовый документ на копии базы или на одной позиции и проверьте движения по всем регистрам. Это быстрее, чем потом исправлять десятки проведённых документов с ошибочной аналитикой.

FAQ

Можно ли оформить возврат, если исходная реализация удалена или не введена в базу?

Да, создайте документ возврата вручную без основания и заполните все реквизиты самостоятельно. Однако лучше сначала ввести исходную реализацию (даже задним числом, если период открыт) — это обеспечит корректные цены, взаиморасчёты и аналитику. Возврат «из ниоткуда» затрудняет проверку и может вызвать вопросы при аудите.

Чем возврат отличается от корректировки реализации?

Корректировка реализации меняет суммы и количество по первичному документу без физического перемещения товара — она подходит для исправления ошибок в цене или количестве. Возврат отражает реальное движение товара обратно на склад. Если товар физически вернулся, нужен именно возврат; если только исправляется цена — корректировка.

Почему документ возврата не проводится?

Типичные причины: попытка провести документ в закрытом периоде (дата запрета редактирования), незаполненный склад или договор, контроль отрицательных остатков при возврате поставщику, когда товара не хватает на складе. Текст ошибки при проведении указывает конкретную причину — начните с неё.

Как оформить возврат от покупателя в 1С:Бухгалтерии?

В БП 3.0 документ «Возврат товаров от покупателя» находится в разделе «Продажи». Он также создаётся на основании реализации. Проводки формируются автоматически: сторно выручки и себестоимости, приход товара на склад, корректировка НДС. Печатная форма ТОРГ-12 доступна из документа.

Нужно ли выбивать чек при возврате товара от юридического лица?

Если исходная продажа юридическому лицу проходила без применения ККТ (безналичная оплата по счёту), то и возврат по безналичному расчёту обычно оформляется без чека. Если же оплата была наличными или картой, при возврате денег пробивается чек с признаком «возврат расхода». Порядок зависит от способа расчёта, поэтому сверьтесь с кассовой дисциплиной вашей организации.

Что делать, если возврат и реализация попали в разные кварталы по НДС?

Это штатная ситуация: возврат отражается в том периоде, в котором фактически принят товар. В зависимости от ситуации продавец регистрирует в книге покупок счёт-фактуру на возвращённый товар или корректирующий документ. Точный порядок зависит от условий сделки, поэтому согласуйте отражение с бухгалтером до проведения документа.