Торговля и Склад · 10 мин
Как сделать изъятие в 1С: инструкция по оформлению
Как оформить изъятие наличных из кассы в 1С: Розница, УТ и Бухгалтерия. Пошаговая инструкция, проводки, типичные ошибки и проверка результата.
Изъятие в 1С чаще всего означает выемку наличных денежных средств из кассы предприятия или кассы ККМ — например, для сдачи в банк, выдачи подотчётному лицу или инкассации. В разных конфигурациях операция оформляется по-разному: в 1С:Розница есть отдельный документ «Выемка денежных средств из кассы ККМ», а в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей используется «Расходный кассовый ордер» с соответствующим видом операции.
Правильное оформление изъятия важно не только для порядка в учёте: от него зависит корректность кассовой дисциплины, сверка с Z-отчётами и отсутствие расхождений при инвентаризации кассы. Ошибка в документе приводит к завышению или занижению остатка по счёту 50 «Касса» и расхождениям с фактическим наличием денег.
Ниже разобраны основные сценарии изъятия в популярных конфигурациях 1С, порядок действий, проводки, контроль результата и типичные ошибки.
Что считается изъятием и какие документы используются
Под изъятием понимают любое уменьшение наличных денег в кассе, не связанное с возвратом покупателю. Типовые случаи: сбор выручки для сдачи в банк, передача денег инкассатору, выдача средств под отчёт, изъятие из кассы ККМ в конце смены. Каждый случай отражается своим документом и своими проводками.
Важно различать операционную кассу ККМ (денежный ящик фискального регистратора) и кассу организации. Деньги сначала изымаются из кассы ККМ документом выемки, затем перемещаются в кассу предприятия или сразу сдаются в банк. В зависимости от конфигурации этот процесс оформляется одним или несколькими документами.
Изъятие из кассы ККМ в 1С:Розница
В 1С:Розница выемка выполняется из интерфейса рабочего места кассира (РМК) или из списка документов. Документ не закрывает смену и не требует формирования Z-отчёта — он просто фиксирует, что часть наличных изъята из денежного ящика.
- 1Откройте раздел «Продажи» → «Выемка ДС из кассы ККМ» (или кнопку «Выемка» в РМК)
- 2Создайте документ, укажите кассу ККМ и организацию
- 3Введите сумму изъятия — она не должна превышать фактический остаток наличных в кассе
- 4При необходимости заполните комментарий (например, «инкассация»)
- 5Проведите документ и распечатайте чек выемки, если настроено подключение ККТ
- 6Сверьте остаток по кассе ККМ с фактическим количеством наличных
Если касса ККМ подключена как фискальный регистратор, при проведении выемки на ККТ печатается нефискальный документ (отчёт о выемке). Это требование законодательства о ККТ: любое изъятие наличных из денежного ящика должно фиксироваться. За выемку без печати документа кассира могут привлечь к ответственности при проверке.
Сумма выемки уменьшает остаток по кассе ККМ в программе. При закрытии смены и формировании отчёта о розничных продажах система учтёт выемку, и расхождения между данными Z-отчёта и учётными остатками не возникнет.
Изъятие через расходный кассовый ордер в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии отдельного документа «выемка» нет — изъятие наличных оформляется расходным кассовым ордером (РКО). Путь: раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Расходный кассовый ордер». Вид операции выбирается в зависимости от цели изъятия.
Для сдачи выручки в банк используется вид операции «Уплата налога» — нет, корректный вариант — «Сдача наличных в банк» (в ряде версий — через документ «Расходный кассовый ордер» с операцией инкассации или через пару документов «Выдача наличных инкассатору» и поступление на расчётный счёт). Точный набор операций зависит от версии конфигурации, поэтому ориентируйтесь на список видов операций в вашей базе.
Выдача под отчёт
Если деньги изымаются для выдачи сотруднику, выбирается вид операции «Выдача денежных средств подотчётному лицу». В документе указывается сотрудник, сумма и, при необходимости, распоряжение (заявка). Проводка: Дт 71 — Кт 50.01. До тех пор пока сотрудник не отчитается авансовым отчётом, сумма числится за ним как дебиторская задолженность.
Инкассация
При передаче денег инкассаторам используется счёт 57 «Переводы в пути»: Дт 57.02 — Кт 50.01. Когда банк зачислит деньги на расчётный счёт, оформляется поступление: Дт 51 — Кт 57.02. Если забыть второй документ, сумма «зависнет» на счёте 57 и исказит отчётность.
Проводки и отражение в учёте
Бухгалтерские записи зависят от цели изъятия. Ниже — типовые корреспонденции для основных сценариев.
| Операция | Дебет | Кредит | Документ в 1С |
|---|---|---|---|
| Выдача под отчёт | 71 | 50.01 | РКО «Выдача подотчётному лицу» |
| Сдача выручки через инкассацию | 57.02 | 50.01 | РКО «Инкассация» |
| Зачисление на расчётный счёт | 51 | 57.02 | Поступление на расчётный счёт |
| Выемка из кассы ККМ (Розница) | — | — | Выемка ДС (проводки при закрытии смены) |
В 1С:Розница проводки формируются не самой выемкой, а при синхронизации с бухгалтерской системой или при закрытии кассовой смены — в зависимости от настроек обмена. Поэтому бухгалтеру важно контролировать, что все выемки за период дошли до учётной системы.
Проверка результата после изъятия
После проведения документа обязательно сверьте учётные данные с фактом. Основной инструмент — отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 50» в Бухгалтерии или отчёт «Движение денежных средств» в Рознице и УТ. Остаток по кассе должен уменьшиться ровно на сумму изъятия.
Как проверить результат
Уменьшился точно на сумму изъятия
Не изменился или изменился на другую сумму
Совпадают с остатком в программе
Есть разница — ищите непроведённые или лишние документы
Закрывается поступлением на счёт 51
Сальдо «висит» после зачисления денег банком
Выемка отражена в отчёте кассовой смены
Сумма выемки отсутствует в закрытии смены
Если касса ККМ работает с передачей данных в ОФД, дополнительно сверьте отчёт о выемке с данными личного кабинета ОФД. Расхождение между чеками выемки и учётными документами — частый повод для вопросов при налоговой проверке.
Типичные ошибки при оформлении изъятия
Отдельная группа проблем — работа «задним числом». Если выемку нужно отразить прошлой датой, сначала проверьте, не закрыта ли кассовая смена и не сдана ли отчётность. Изменение проведённых кассовых документов закрытого периода требует согласования с бухгалтером и, возможно, корректировки отчётности.
Ограничения и права доступа
Не каждый пользователь может проводить изъятие. В типовых конфигурациях право на выемку и создание РКО настраивается через профили групп доступа: кассиру обычно разрешена только выемка из своей кассы ККМ, а РКО доступны бухгалтеру или старшему кассиру. Если кнопка «Выемка» недоступна в РМК, проверьте настройки ролей пользователя.
Также учитывайте ограничение по сумме: программа контролирует, чтобы сумма выемки не превышала остаток наличных в кассе ККМ. При попытке изъять больше документ либо не проведётся, либо создаст отрицательный остаток — поведение зависит от настроек контроля остатков в конкретной конфигурации.
На практике удобно проводить выемку крупных сумм в течение смены, не дожидаясь закрытия: так в денежном ящике не накапливается избыточная наличность, а остаток в программе всегда близок к фактическому. Главное — фиксировать каждую выемку документом, а не «по памяти».
Что важно запомнить
Изъятие наличных оформляется выемкой из кассы ККМ (Розница) или РКО с нужным видом операции (Бухгалтерия, УТ). Каждая выемка фиксируется на ККТ, остаток кассы проверяется сразу после проведения, а при инкассации контролируется закрытие счёта 57. Двойное списание одной суммы в двух системах — самая частая и опасная ошибка.
Частые вопросы
Можно ли отменить проведённую выемку в 1С:Розница?
Да, если кассовая смена ещё не закрыта: откройте документ выемки и нажмите «Отменить проведение» или пометьте его на удаление. После закрытия смены и формирования Z-отчёта отменять документ нельзя — оформляется корректирующая операция через внесение ДС обратно в кассу.
Чем выемка отличается от расходного кассового ордера?
Выемка работает с кассой ККМ (денежным ящиком) и используется в розничной торговле внутри кассовой смены. РКО оформляет расход из кассы организации и сразу формирует бухгалтерские проводки. В связке «Розница + Бухгалтерия» выемка из Розницы передаётся в учётную систему при обмене.
Нужно ли пробивать чек при изъятии наличных?
Фискальный чек не пробивается, но на ККТ должен быть напечатан документ о выемке (нефискальный). Полное отсутствие фиксации изъятия на ККТ — нарушение порядка применения контрольно-кассовой техники.
Что делать, если остаток по кассе не совпадает с фактическими деньгами?
Сначала проверьте журнал кассовых документов на дубли и непроведённые документы, затем сверьте выемки с Z-отчётами. Если расхождение не находится, проводится инвентаризация кассы: излишек оприходуется, недостача списывается на виновное лицо или на прочие расходы.
Как оформить изъятие выручки для сдачи в банк без инкассации?
Если деньги сдаёт в банк сам сотрудник через объявление на взнос наличными, в 1С:Бухгалтерии оформляется РКО с операцией сдачи наличных в банк, а зачисление отражается документом «Поступление на расчётный счёт». Проверьте, чтобы обе суммы совпадали и счёт 57 (если использовался) закрылся.
Почему документ выемки не проводится?
Частые причины: кассовая смена закрыта, сумма превышает остаток в кассе ККМ, не заполнена касса или организация, у пользователя нет прав на документ. Текст ошибки при проведении обычно указывает конкретную причину.