Как провести инвентаризацию в 1С: Управление нашей фирмой

Инвентаризация в 1С: Управление нашей фирмой (УНФ) выполняется связкой документов: «Инвентаризационная опись» фиксирует учетные остатки и фактическое наличие, а расхождения оформляются документами «Оприходование запасов» и «Списание запасов». Такая схема позволяет сверить данные программы с реальным складом и корректно скорректировать остатки без ручного редактирования документов прошлых периодов.

Перед началом важно завершить все складские операции: провести приходные и расходные накладные, перемещения, сборки и списания за дату инвентаризации. Если на момент пересчета в базе останутся непроведенные документы, учетные остатки будут искажены, и результат сверки окажется недостоверным.

Ниже — полный цикл: от подготовки и заполнения описи до оприходования излишков, списания недостач и проверки результата отчетами.

Подготовка к инвентаризации: что проверить до пересчета

Пересчет имеет смысл только на «замороженных» данных. Убедитесь, что все документы, влияющие на остатки склада, проведены: поступления, реализации, перемещения между складами, сборка и разборка комплектов, списания. Непроведенные документы не участвуют в расчете остатков, и после их проведения результат инвентаризации придется пересматривать.

Определите дату и время инвентаризации. Практическое правило: пересчет проводят вне рабочего времени или приостанавливают отгрузки и приемку, чтобы товар физически не двигался в момент сверки. Если склад работает непрерывно, договоритесь о порядке учета «проходящих» партий отдельно.

Решите, какой склад инвентаризируете. В УНФ инвентаризационная опись создается по конкретному структурному подразделению (складу), поэтому при нескольких складах делается отдельная опись на каждый. Также заранее определите, будете ли считать весь ассортимент или только выборочную группу товаров.

Создание инвентаризационной описи

Откройте раздел «Закупки» (в некоторых настройках интерфейса — «Склад») и выберите «Инвентаризационные описи». Создайте новый документ. В шапке укажите организацию, склад (структурное подразделение) и дату, на которую фиксируются остатки.

Заполните табличную часть кнопкой «Заполнить» — программа подтянет все товары, числящиеся на выбранном складе, с учетными количествами на дату документа. Если инвентаризируется только часть ассортимента, используйте отбор или добавьте позиции вручную через «Добавить».

После заполнения проверьте, что в опись попали все нужные позиции. Удобный способ — сравнить количество строк в описи с отчетом «Остатки товаров» или «Ведомость по товарам на складах» по тому же складу и той же дате. Расхождение в числе позиций — признак того, что заполнение выполнено с другим отбором или на другую дату.

1. 1
   Завершите и проведите все складские документы за период
2. 2
   Создайте документ «Инвентаризационная опись», укажите организацию и склад
3. 3
   Нажмите «Заполнить» для загрузки учетных остатков
4. 4
   Проверьте состав позиций по отчету остатков
5. 5
   Распечатайте опись или выгрузите на ТСД для пересчета

Ввод фактических остатков после пересчета

Физический пересчет выполняется по распечатанной описи или с помощью терминала сбора данных (ТСД), если он подключен к УНФ. При бумажном варианте сотрудник склада записывает фактическое количество напротив каждой позиции, после чего данные вносятся в колонку «Количество факт» в документе.

Если фактическое количество совпадает с учетным, строку можно не менять — в типовой логике отклонение равно нулю. Вводить нужно только расхождения либо все фактические значения, в зависимости от принятого порядка. Главное — не перепутать колонки: «Количество» — это учетный остаток из базы, «Количество факт» — результат пересчета.

При работе с ТСД товары сканируются по штрихкодам, и количество подгружается в опись автоматически. Это снижает риск ошибок ручного ввода, особенно при большом ассортименте. Перед началом работы с ТСД убедитесь, что штрихкоды в карточках номенклатуры актуальны, иначе часть позиций не распознается.

После ввода всех фактических данных документ проводится. На этом этапе остатки в базе еще не меняются — опись только фиксирует расхождения. Фактическую корректировку выполняют следующие документы.

Оприходование излишков и списание недостач

На основании проведенной описи создаются документы корректировки. Если по позиции фактическое количество больше учетного — это излишек, он оформляется документом «Оприходование запасов». Если меньше — недостача, она списывается документом «Списание запасов». Обычно оба документа создаются кнопкой «Создать на основании» прямо из описи, и программа переносит в них только расходящиеся позиции.

В документе оприходования проверьте цену и сумму: излишки приходуются по стоимости, которую нужно указать (обычно по учетной или рыночной цене — согласно учетной политике). От этого зависит финансовый результат, который попадет в отчеты.

В документе списания укажите статью расходов (например, «Недостачи и потери от порчи ценностей») и при необходимости аналитику. Если недостача относится на виновное лицо, это оформляется отдельно в учете — сам документ списания лишь убирает товар со склада.

После проведения обоих документов остатки в базе приводятся к фактическим. Проверьте, что опись закрыта полностью: сумма оприходованных и списанных позиций должна покрывать все расхождения.

Проверка результата отчетами

Основной контрольный инструмент — отчет «Ведомость по товарам на складах» (или «Остатки товаров») по инвентаризируемому складу на дату после проведения корректировок. Остатки в отчете должны совпасть с фактическими данными пересчета.

Дополнительно сверьте итоговые суммы: сумма оприходований и сумма списаний по документам должны сойтись с суммами отклонений в инвентаризационной описи. Если в описи были характеристики, партии или серии номенклатуры, проверяйте остатки в разрезе этих аналитик — иначе возможна ситуация, когда общее количество сошлось, а разбивка по сериям неверна.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки по складу в отчете

Норма

Совпадают с фактическим пересчетом по каждой позиции

Тревожный признак

Есть позиции с расхождениями после проведения корректировок

Суммы оприходования и списания

Норма

Равны суммам излишков и недостач в описи

Тревожный признак

Суммы не сходятся — часть расхождений не оформлена

Движения по сериям и характеристикам

Норма

Расхождений в разрезе аналитик нет

Тревожный признак

Итог сходится, а по сериям или характеристикам есть перекос

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — инвентаризация при непроведенных документах. Учетный остаток в описи берется из проведенных движений, поэтому «забытая» накладная, проведенная после описи, создает ложное расхождение. Перед заполнением описи используйте отчет «Остатки товаров» и проверьте журнал документов на наличие непроведенных.

Вторая типичная ошибка — ввод фактических данных в колонку учетного количества. Это ломает логику расчета отклонений: программа считает разницу между учетным и фактическим значением, и подмена учетного значения искажает результат.

Учтите ограничение: опись формируется по одному складу. Если товар числится на нескольких складах, инвентаризация выполняется по каждому отдельно — объединить их в один документ нельзя. Также помните, что товары в резерве под заказы покупателей входят в остаток склада и должны пересчитываться вместе с остальными.

Частые вопросы по инвентаризации в УНФ

Можно ли провести инвентаризацию по части товаров, а не по всему складу?

Да. Создайте опись по нужному складу и добавьте в табличную часть только инвентаризируемые позиции вручную или через подбор. Корректировочные документы будут созданы только по расхождениям в этих строках, остальные товары не затрагиваются.

Что делать, если после описи нашли непроведенную накладную?

Не проводите ее до завершения корректировок по описи, иначе учетные остатки изменятся и расхождения станут недостоверными. Сначала завершите оприходование и списание, затем проведите накладную и при необходимости выполните повторную сверку по затронутым позициям.

Меняет ли инвентаризационная опись остатки на складе?

Нет. Опись только фиксирует учетные и фактические количества и рассчитывает отклонения. Остатки изменяются документами «Оприходование запасов» и «Списание запасов», созданными на основании описи.

Как инвентаризировать товары с характеристиками и сериями?

Опиши заполняется с детализацией до характеристик и серий, если они ведутся в учете. Фактическое количество вводите по каждой строке аналитики отдельно, а результат проверяйте отчетом по остаткам в разрезе серий, чтобы избежать перекоса при совпадающем общем итоге.

Можно ли использовать терминал сбора данных для инвентаризации в УНФ?

Да, УНФ поддерживает работу с ТСД: фактические количества загружаются в опись по отсканированным штрихкодам. Предварительно проверьте, что штрихкоды заполнены в карточках номенклатуры, и настройте оборудование в разделе администрирования.

По какой цене оприходуются излишки?

Цена указывается в документе оприходования вручную или подставляется из учетных данных, в зависимости от настроек. Конкретный способ оценки (учетная или рыночная стоимость) определяется учетной политикой организации.