Как сделать инвентаризацию в 1С 8.3 Бухгалтерия

Инвентаризация в 1С 8.3 Бухгалтерия выполняется через документ «Инвентаризация товаров», который сравнивает учётные остатки в базе с фактическим количеством на складе и автоматически рассчитывает расхождения. По итогам пересчёта излишки оприходуются документом «Оприходование товаров», а недостачи списываются документом «Списание товаров» — оба создаются прямо из формы инвентаризации.

Перед началом обязательно проведите все документы поступления, реализации и перемещения за период — иначе учётные остатки будут искажены, и программа покажет ложные расхождения. Также желательно ограничить работу пользователей со складом на время пересчёта, чтобы остатки не менялись в процессе.

Ниже — полный порядок действий: от подготовки базы до формирования печатных форм ИНВ-3 и ИНВ-19 и отражения результатов в учёте.

Подготовка базы перед инвентаризацией

Первый шаг — убедиться, что в учёте нет «хвостов». Проведите все документы, влияющие на складские остатки: поступления товаров, реализации, перемещения между складами, списания и возвраты. Удобно проверить это через отчёт «Остатки товаров» или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 (07, 10, 43 — в зависимости от того, что инвентаризируете).

Проверьте также отрицательные остатки. Если по какой-то позиции в базе минус, физическая инвентаризация даст некорректное расхождение. Отрицательные остатки видны в отчёте «Остатки товаров» с группировкой по складам — их нужно разобрать и исправить до начала пересчёта.

Согласуйте с коллегами дату и время пересчёта. Во время заполнения документа инвентаризации никто не должен проводить складские документы по этому складу, иначе учётные остатки «уплывут» и сравнение потеряет смысл. В крупных базах на время инвентаризации склад вообще закрывают для движения товара.

Создание документа «Инвентаризация товаров»

Откройте раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, склад и дату. Если в учёте используются ответственные лица или нужно оформить приказ на инвентаризацию — заполните соответствующие поля, они попадут в печатные формы ИНВ-22 (приказ) и ИНВ-3 (инвентаризационная опись).

Затем нажмите кнопку «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе». Программа подставит в табличную часть все товары, числящиеся на выбранном складе, с учётным количеством и учётной ценой. Колонка «Количество факт» при этом автоматически заполняется равной учётной — это сделано для удобства: вам останется изменить только те строки, где факт отличается от учёта.

Если инвентаризируете не весь склад, а часть номенклатуры (например, только одну группу товаров или дорогие позиции), используйте «Заполнить» → «Заполнить по инвентаризации с отбором» или добавьте строки вручную через «Добавить» / «Подобрать». Для инвентаризации по штрихкодам есть кнопка загрузки данных из терминала сбора данных.

1. 1
   Раздел «Склад» → «Инвентаризация товаров» → «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, склад и дату документа
3. 3
   Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по остаткам на складе»
4. 4
   Введите фактические количества в колонку «Количество факт»
5. 5
   Проведите документ и распечатайте формы ИНВ-3 / ИНВ-19

Ввод фактических остатков и выявление расхождений

Фактический пересчёт выполняется на складе: комиссия считает товар и фиксирует количество. В документе для каждой строки заполните колонку «Количество факт». Колонка «Отклонение» пересчитается автоматически: положительное значение — излишек, отрицательное — недостача.

Если позиций много, удобно работать так: сначала распечатать опись ИНВ-3 без фактических количеств (или с пустыми графами), пройти по складу с бумажной описью, а затем перенести данные в программу. Альтернатива — использовать терминал сбора данных: сканируете штрихкоды, выгружаете результат в документ через «Загрузить данные из ТСД».

Строки, где факт равен учёту, трогать не нужно. Обратите внимание на позиции, которых нет в табличной части, но они физически есть на складе — такой товар добавьте вручную с нулевым учётным количеством и фактическим фактом: это тоже излишек, который нужно оприходовать.

Оприходование излишков

Излишки выявляются, когда фактическое количество больше учётного. Чтобы отразить их в учёте, в форме проведённой инвентаризации нажмите «Создать на основании» → «Оприходование товаров». Документ заполнится автоматически только строками с положительным отклонением.

Проверьте цены оприходования: программа подставит учётные цены из инвентаризации, но по правилам излишки приходуются по рыночной стоимости на дату инвентаризации, поэтому цены при необходимости скорректируйте вручную. В проводках оприходование отразится по дебету счёта учёта товаров (41, 10 и др.) и кредиту счёта 91.01 «Прочие доходы».

После проведения документа сверьте остаток по оприходованным позициям в отчёте «Остатки товаров» — учётное количество должно совпасть с фактическим.

Списание недостач

Недостача возникает, когда фактическое количество меньше учётного. В форме инвентаризации нажмите «Создать на основании» → «Списание товаров». Документ заполнится позициями с отрицательным отклонением.

В документе списания укажите статью затрат и, если требуется, аналитику. Типовая проводка — дебет счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредит счёта учёта товаров. Дальнейшая судьба недостачи решается отдельно: списание в пределах норм естественной убыли на расходы (счёт 44 или 91.02), отнесение на виновное лицо (счёт 73.02) — это делается дополнительными операциями уже после фиксации самой недостачи.

Не списывайте недостачу сразу на расходы, минуя счёт 94, если по ней возможны претензии к материально ответственному лицу — иначе потеряете аналитику для взыскания и налогового учёта.

Маршрут решения

Как поступить с расхождениями

Факт больше учёта (излишек)Создайте «Оприходование товаров» на основании инвентаризации, проверьте рыночные цены

Факт меньше учёта (недостача)Создайте «Списание товаров», проводка на счёт 94, далее решение о виновнике

Расхождений нетДостаточно проведённой инвентаризации и подписанных печатных форм, дополнительные документы не нужны

Расхождение вызвано пересортицейОформите зачёт пересортицы отдельно и отразите его в бухгалтерском учёте через операцию

Печатные формы и оформление результатов

Из формы документа инвентаризации доступны унифицированные печатные формы: ИНВ-22 (приказ о проведении инвентаризации), ИНВ-3 (инвентаризационная опись товаров) и ИНВ-19 (сличительная ведомость). Опись ИНВ-3 печатают до пересчёта, сличительную ведомость ИНВ-19 — после ввода фактических данных.

Все формы подписываются членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом. Состав комиссии и реквизиты приказа заполняются в шапке документа — проверьте их до печати, чтобы не переделывать подписанные бланки.

Проверка результата и типичные ошибки

После завершения всех действий откройте отчёт «Остатки товаров» по инвентаризируемому складу и сравните учётные остатки с фактическими данными описи — они должны совпадать. Дополнительно проверьте обороты по счёту 94: сальдо по недостачам должно быть закрыто решением о виновнике или списанием на расходы.

Частая ошибка — инвентаризация «задним числом» без блокировки складских движений: документ датирован прошлым числом, а между ним и текущей датой уже проведены продажи. В этом случае оприходование и списание на основании могут сформировать отрицательные остатки. Решение — делать инвентаризацию текущей датой с корректным пересчётом либо временно снимать с проведения поздние документы.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки по складу в отчёте «Остатки товаров»

Норма

Совпадают с фактическими данными описи

Тревожный признак

Есть разница — не созданы или не проведены оприходование/списание

Сальдо по счёту 94

Норма

Закрыто по каждой недостаче

Тревожный признак

Висит дебетовое сальдо без решения о виновнике

Отрицательные остатки

Норма

Отсутствуют

Тревожный признак

Есть минусы — нарушена последовательность документов

Частые вопросы

Можно ли провести инвентаризацию по части товаров, а не по всему складу?

Да. При создании документа не заполняйте его целиком, а добавьте нужные позиции вручную через «Добавить» или «Подобрать», либо используйте заполнение с отбором по группе номенклатуры. Учётные остатки подтянутся только по выбранным позициям.

Почему в документе инвентаризации нет кнопки для проводок?

Документ «Инвентаризация товаров» по своей логике — учётный регистратор расхождений, а не финансовая операция. Проводки формируют созданные на его основании документы «Оприходование товаров» (Дт 41 — Кт 91.01) и «Списание товаров» (Дт 94 — Кт 41).

Что делать, если инвентаризацию провели, а потом нашли ошибку в фактических количествах?

Если документы оприходования и списания ещё не созданы — исправьте количество прямо в инвентаризации и перепроведите её. Если созданы — сначала пометьте их на удаление или отмените проведение, затем исправьте инвентаризацию и создайте документы заново.

Как оформить пересортицу в 1С 8.3 Бухгалтерия?

Штатного отдельного документа для зачёта пересортицы в конфигурации нет. Практика: недостача по одной позиции списывается документом «Списание товаров», излишек по другой приходуется «Оприходованием товаров», а взаимозачёт отражается операцией, введённой вручную, с проводками по счёту 94 или корректировкой доходов и расходов.

Можно ли загрузить фактические остатки из Excel?

Штатной загрузки из Excel в документ инвентаризации нет, но данные можно перенести через буфер обмена: скопируйте колонку с фактическими количествами и вставьте в табличную часть, либо используйте терминал сбора данных с выгрузкой в документ.

Нужно ли останавливать продажи на время инвентаризации?

Желательно. Если во время пересчёта проводятся реализации и перемещения по этому складу, учётные остатки в документе перестанут соответствовать реальности на момент пересчёта. Минимум — зафиксируйте точное время среза остатков и не проводите складские документы до завершения ввода фактических данных.